組織開(kāi)展檔案基礎業(yè)務(wù)知識培訓(檔案管理)
1.檔案管理基礎知識
檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規律，研究檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為人類(lèi)社會(huì )的進(jìn)步服務(wù)。
檔案學(xué)的內容
檔案學(xué)以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規律的基礎上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導檔案工作實(shí)踐，提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實(shí)現檔案的價(jià)值，為各項社會(huì )實(shí)踐服務(wù)。
檔案學(xué)的研究?jì)热葜饕袡n案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開(kāi)發(fā)、檔案應用五個(gè)方面。
檔案學(xué)基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類(lèi)的劃分、檔案價(jià)值及其實(shí)現的規律性、國家檔案全宗的實(shí)質(zhì)與結構；檔案工作系統的結構、功能與社會(huì )環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書(shū)、圖書(shū)、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統的結構、功能及其與國家建設的關(guān)系，檔案法規體系結構與功能；檔案學(xué)產(chǎn)生的條件與標志、檔案學(xué)的研究對象與任務(wù)、檔案學(xué)的體系結構、檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系、檔案學(xué)的研究方法等。
檔案專(zhuān)業(yè)史研究，即以歷史時(shí)期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學(xué)的產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程及其規律。其任務(wù)是闡明各個(gè)社會(huì )形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點(diǎn)，及其與當時(shí)的政治、經(jīng)濟科學(xué)文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會(huì )效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學(xué)研究成果的基礎上，探索檔案學(xué)思想的源流、派別和發(fā)展規律，以更深刻地認識和理解檔案學(xué)思想、理論、原則的形成過(guò)程，提高檔案學(xué)理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調、檢查、監督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學(xué)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)整體協(xié)調發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)創(chuàng )造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展服務(wù)。
檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的研究，即對檔案實(shí)體管理系統、檔案信息開(kāi)發(fā)系統及其反饋系統整個(gè)過(guò)程的研究。檔案實(shí)體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開(kāi)發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統計工作、檔案用戶(hù)調查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，及時(shí)、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶(hù)提供高效率服務(wù)。
檔案工作應用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過(guò)程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數據的收集和前處理工作，計算機對檔案數據的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個(gè)過(guò)程的研究，其任務(wù)是逐步實(shí)現檔案管理技術(shù)現代化，提高檔案管理工作效率。
學(xué)科體系 檔案學(xué)產(chǎn)生初期，學(xué)科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問(wèn)題。隨著(zhù)各種類(lèi)型檔案的大量增長(cháng)和檔案工作實(shí)踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學(xué)分化和發(fā)展出多門(mén)分支學(xué)科，分別擔負著(zhù)某一方面的研究任務(wù)。
2.機關(guān)科室和基層檔案工作人員培訓都需要那些步驟
做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施法》賦予檔案人員的職責。
做好檔案交接工作，，采取如下措施： 首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是基層企業(yè)檔案管理中的重要環(huán)節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先工作交接手續，然后再調動(dòng)手續，對未檔案交接手續的檔案人員，不得簽發(fā)調動(dòng)工作通知，不得工資轉移手續，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責之中。
當地檔案行政管理部門(mén)要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未妥，仍然隨意簽發(fā)調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進(jìn)行處理二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。
其次認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著(zhù)鑒證和監督作用，因此無(wú)論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專(zhuān)人負責監交。
檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導或檔案行政管理部門(mén)派人監交。
交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明并要在交接文據上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊?xún)浴㈨?yè)數等。移交文據一式3份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。
交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。 再是加強檔案交接中的思想教育工作。
檔案交接工作中出現的問(wèn)題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，其中一個(gè)十分重要的原因就是近幾年來(lái)，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過(guò)程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業(yè)心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定，使基層檔案工作前后銜接起來(lái)。
3.如何做好檔案業(yè)務(wù)指導管理工作
檔案是機構內部最為規范的知識，是機構存在的歷史依據，做好檔案管理工作是一個(gè)機構健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是機構管理工作的一部分，是提高機構工作質(zhì)量和工作效率的基礎條件，是維護歷史真實(shí)面貌的一項重要工作，是衡量一個(gè)機構管理水平的重要尺度。會(huì )博通知識管理系統提供承載檔案全生命周期管理的管理體系。
檔案的采集與形成：
對于檔案的信息化采集，支持多種采集渠道以及多種采集方法。機構可以按照內部管理的習慣以及需要，匹配采用符合自身需要的檔案管理規范，對實(shí)體檔案與電子檔案進(jìn)行統一管理。
檔案的信息化存儲：
對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何把檔案進(jìn)行有序化管理，是檔案管理的重點(diǎn)，3Hmis綜合檔案管理能有效幫助企業(yè)，對檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的有序化管理。并且，系統提供例如封面、背脊、目錄、備考表等表格打印，輔助檔案人員輕松地完成對紙質(zhì)檔案的手工處理。
檔案的信息化利用：
在如今信息化管理時(shí)代，檔案并非單單把檔案封存在檔案室或系統中，而是利用檔案借閱、歸還與發(fā)放，搜索平臺，提醒，歷史版本，水印防擴散等功能，助力企業(yè)日后的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理提供重復利用、歷史借鑒以及促進(jìn)改善與創(chuàng )新的重要材料。
4.培訓檔案是什么
培訓檔案的分類(lèi)與要素 一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)培訓檔案主要分為員工培訓檔案、培訓管理檔案和培訓知識儲備檔案三個(gè)大類(lèi)。
員工培訓檔案是人力資源管理部門(mén)為員工建立的體現員工在一定時(shí)期內參加培訓項目的記錄性文件。檔案的主要內容涉及員工姓名、當時(shí)所在部門(mén)、參加培訓的名稱(chēng)、培訓發(fā)生日期、培訓學(xué)時(shí)、培訓機構和授課人、培訓結果（如考試、取證、繼續教育等）、培訓費用等。
培訓管理檔案是企業(yè)培訓管理人員在培訓管理過(guò)程中形成的一些過(guò)程性文件檔案，包括：企業(yè)年度培訓計劃、培訓項目建議書(shū)、培訓項目評估報告，內外部培訓師資檔案、員工培訓取證和繼續教育檔案、培訓業(yè)務(wù)定點(diǎn)聯(lián)系機構檔案等。 培訓知識儲備檔案是由人力資源管理部門(mén)負責積累和不斷完善的、在培訓過(guò)程中形成的知識數據檔案，主要包括：以專(zhuān)業(yè)類(lèi)別劃分的企業(yè)自行設計和開(kāi)發(fā)的培訓課程、各種介質(zhì)形態(tài)的培訓書(shū)籍和講義、培訓實(shí)況影像記錄光盤(pán)，另外還包括以發(fā)生時(shí)點(diǎn)分段的，同一培訓課程的版本修訂、知識補充與變更情況檔案等。
培訓檔案要素信息采集與處理 以上培訓檔案的各要素是圍繞培訓的實(shí)施而發(fā)生的，需要管理部門(mén)及時(shí)有效地進(jìn)行信息采集與處理。 從信息采集程序上講，培訓檔案要素的信息采集程序如圖表1所示，流程圖的起始點(diǎn)為培訓計劃已制定，并下發(fā)實(shí)施。
企業(yè)培訓從大類(lèi)分可分為內部培訓和外部培訓兩部分。外部培訓一般指需要借助外部資源的培訓，如員工外出培訓、企業(yè)聘請外部講師進(jìn)行的培訓；內部培訓指企業(yè)利用內部資源開(kāi)展的培訓活動(dòng)，如人力資源部組織的公司層面的培訓、部門(mén)或基層班組自主培訓等。
所有培訓要素的相關(guān)信息經(jīng)過(guò)收集，將全部進(jìn)入到人力資源培訓檔案管理系統中。這是一個(gè)信息處理中樞，經(jīng)過(guò)系統可以將不同時(shí)點(diǎn)、零星輸入的培訓檔案要素信息進(jìn)行數據收集和處理，并按使用要求，形成三類(lèi)不同的培訓檔案，以進(jìn)行規范化管理（見(jiàn)圖表2）。
在第一階段，檔案信息收集的特點(diǎn)是以單次培訓為中心，盡可能多地輸入本次培訓所能涵蓋的全部?jì)热荩腿缤话褤伍_(kāi)的傘，呈輻射狀，但要求輸入的內容格式要標準。信息輸入內容應按使用者的不同要求進(jìn)行設定，如時(shí)間、內容、專(zhuān)業(yè)類(lèi)、課時(shí)、參加人員名單、總費用支出、授課人、培訓組織者對預期效果的反饋等。
外部培訓一般由培訓參與人或知情者錄入，內部培訓一般由組織者錄入，另外知識儲備檔案、講師檔案信息一般由專(zhuān)業(yè)主責部門(mén)（如人力部、技術(shù)部、財務(wù)部等）負責篩選、維護并及時(shí)更新，檔案信息處理系統通過(guò)對不同使用者的授權就可以實(shí)現此功能。 在第二階段，通過(guò)系統處理程序實(shí)現信息的多對一、一對多、多對多等復雜邏輯關(guān)系的生成，并通過(guò)檔案輸出界面設計、輸入信息的修改權限設計形成符合使用要求的不同類(lèi)型數據庫。
使在第一階段輸入的信息數據鮮活起來(lái)，并按不同的提取字段，以不同的角色出現在不同的輸出界面中，實(shí)現一定程度上的“智能化”管理。 在第三階段中，提取出不同的輸出結果，為人力資源管理提供一種強有力的輔助手段。
如企業(yè)的培訓知識檔案將來(lái)的發(fā)展方向是內部公共資源庫；員工學(xué)時(shí)目標的完成率、部門(mén)學(xué)時(shí)達標率，可作為績(jì)效考核的一項內容；員工年度參加培訓的項目可為下一步培養方案制定和職務(wù)晉升提供依據；講師滿(mǎn)意度調查可作為講師考核評價(jià)與升降級的一項主要參考；已有培訓的參與度可作為培訓需求調研和制定下一年培訓計劃的因素；單個(gè)員工培訓費用統計是企業(yè)核算人力成本、培訓協(xié)議簽署和離職員工培訓費用清算的條件等。 培訓檔案信息化的實(shí)施基礎 對培訓檔案實(shí)施信息化管理，不僅需要企業(yè)從上到下對培訓信息收集和檔案建立工作的支持、各級培訓管理者認真細致的工作，更重要的是企業(yè)全員都要理解培訓檔案管理的意義所在。
需要特別注意的是，培訓檔案實(shí)施信息化只是作為一種管理工具，要做好培訓工作，必須要考慮到很多更重要的外圍環(huán)節，如果這些環(huán)節缺失，就會(huì )造成檔案管理信息化系統的形同虛設和徹底“失效”。 培訓本身 首先，培訓計劃要緊貼受眾需求、符合實(shí)際需要，內容不過(guò)分超前但能保證時(shí)效性； 其次，要求培訓課程設計是高水平的，圍繞一定的中心思想，形成嚴謹的邏輯關(guān)系； 再次，所有培訓講師是經(jīng)過(guò)精心挑選的，在知識、經(jīng)驗和表達等多方面是具有較高層次的； 最后，培訓實(shí)施安排是合理的，如時(shí)間及場(chǎng)所選擇、現場(chǎng)控制與記錄、效果評價(jià)與調查等都要在實(shí)施前進(jìn)行周密籌劃。
培訓管理者 第一，管理者要具備良好的職業(yè)操守，認真細致的工作態(tài)度； 第二，檔案管理的系統化實(shí)施要求管理人員即使不是信息化專(zhuān)家，也應該是全面型人才； 第三，經(jīng)驗來(lái)自于工作中的點(diǎn)滴收集和積累，管理者應不斷修訂檔案管理的制度，更新、完善流程； 第四，管理者應勇于創(chuàng )新和實(shí)踐，在創(chuàng )新過(guò)程中顯著(zhù)提升技術(shù)水平和溝通應變能力。 體制與機制 首先，要使檔案管理被所有員工和領(lǐng)導重視起來(lái)，其中核心管理層的倡導最為關(guān)鍵； 其次，要在績(jì)效考核、薪酬調整、職務(wù)晉升等多方面建立與培訓檔案間的關(guān)聯(lián)，發(fā)揮培訓檔案輸出的激勵作用； 第三，要配合出臺關(guān)于培訓講師聘任、考核。
5.簡(jiǎn)述檔案業(yè)務(wù)工作的“六個(gè)環(huán)節”
簡(jiǎn)述檔案業(yè)務(wù)工作的“六個(gè)環(huán)節” 檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。
這就要求從事檔案工作的專(zhuān)職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰和網(wǎng)絡(luò )信息時(shí)代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式 ，給專(zhuān)職檔案人員提出了更高的要求。
為此，專(zhuān)職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀(guān)念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng )新，有所突破。其次，專(zhuān)職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節、步驟，而且還應掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎上促進(jìn)創(chuàng )新，努力使專(zhuān)職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專(zhuān)多能的檔案工作人才。
一、規范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業(yè)的一項重要保障。 當今世界已進(jìn)入知識經(jīng)濟和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為 重要的戰略資源。
檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項基礎性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。 我公司是首家在香港上市的國內咨詢(xún)公司，從默默無(wú)聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發(fā)展具有顧問(wèn)特色的企業(yè)文化、經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)拓展等各方面積累了豐富的資源。
為了使公司向國際化、標準化、質(zhì)量化的軌道前進(jìn)，公司內部結構在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現公司規范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發(fā)展的歷史過(guò)程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務(wù)。
它將為公司各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng )造必要條件，對規避和抵御各種風(fēng)險，提高公司的市場(chǎng)競爭力、推動(dòng)公司持續發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標志。 二、進(jìn)一步增強做好檔案管理工作的自覺(jué)性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時(shí)研究院下發(fā)的收文、公司內部發(fā)文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類(lèi)目立卷裝訂保存，內容是簡(jiǎn)單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營(yíng)管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來(lái)，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著(zhù)公司的壯大和發(fā)展，業(yè)務(wù)量的增加和形成的文件的部門(mén)不斷增多，現有的文件分類(lèi)、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。
如何把學(xué)習到的知識應用到實(shí)際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問(wèn)題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開(kāi)展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。
首先，要熟悉、掌握公司的業(yè)務(wù)情況和專(zhuān)業(yè)知識，針對公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內部組織結構重新調整檔案的類(lèi)目；其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問(wèn)題：各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案工作開(kāi)展并未形成制度，這一問(wèn)題主要表現在以下幾個(gè)方面：一是，業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)有把檔案工作納入部門(mén)職責范圍，導致部分檔案信息的流失。
二是，在日常活動(dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問(wèn)題主要表現在：業(yè)務(wù)部門(mén)研究人員對企業(yè)的調查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時(shí)歸檔。
有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復印件。這些問(wèn)題直接隨著(zhù)人員的流動(dòng)導致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開(kāi)發(fā)的檔案資源。 再比如，我公司上市過(guò)程中的文件和材料的也要進(jìn)行目錄收集、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)檔案的要單獨整理；建立并完備科研、聲像載體、實(shí)物、設備、外事、會(huì )議及公關(guān)活動(dòng)檔案等文書(shū)、科技、專(zhuān)門(mén)檔案的工作，此項內容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。
只有將檔案有條理地進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價(jià)值所在。
三、檔案管理模式上集中統一，實(shí)體分部門(mén)保管利用是賽迪顧問(wèn)檔案管理工作的發(fā)展方向 檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但結合顧問(wèn)公司具體實(shí)際情況來(lái)看，有一些傳統做法似乎不能適應當前公司發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng )新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個(gè)環(huán)節和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產(chǎn)品。
6.如何做好社會(huì )組織登記檔案的整理與管理
應從以下幾個(gè)方面抓起： 一、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導重視 一個(gè)單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導的重視，才能使這項工作順利開(kāi)展；領(lǐng)導對檔案工作的價(jià)值和認識程度，決定著(zhù)他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著(zhù)檔案工作的發(fā)展。
因此，把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來(lái)說(shuō)，則應該充分發(fā)揮其主觀(guān)能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭取領(lǐng)導的重視。
要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
這個(gè)根本工作是內因，領(lǐng)導的重視是外因，外因必須通過(guò)內因起作用。如何發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，爭取領(lǐng)導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點(diǎn)： 1、愛(ài)崗敬業(yè)，使領(lǐng)導滿(mǎn)意自己的工作。
領(lǐng)導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿(mǎn)意不滿(mǎn)意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。
2、積極宣傳，使領(lǐng)導增強檔案管理意識。有些單位領(lǐng)導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個(gè)單位可有可無(wú)，因此，對領(lǐng)導加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導看，在領(lǐng)導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會(huì )使領(lǐng)導看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應用。
檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領(lǐng)導更加重視檔案工作。 二、綜合利用各種資源，實(shí)現檔案現代化管理 隨著(zhù)改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著(zhù)許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數量越來(lái)越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難。
管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問(wèn)題。 1、增強責任感，提高管理意識。
檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂(lè )于奉獻的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專(zhuān)業(yè)知識，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。
2、掌握管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。
而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會(huì )對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。
所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學(xué)習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò )文化的綜合型檔案管理人才。 3、利用現有資源，整理檔案。
檔案匯集著(zhù)大量的指示，也記載著(zhù)豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動(dòng)多，勞動(dòng)強度大。
而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據自己的理解對文件進(jìn)行分類(lèi)，盡管都依照統一的標準，但因每個(gè)人的理解能力不同，對同一個(gè)文件有不同的分類(lèi)，因此不可避免的產(chǎn)生分類(lèi)不準的現象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。
因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。 三、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質(zhì) 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀(guān)能動(dòng)性、創(chuàng )造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。
由于設備的現代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務(wù)。
1、提高認識水平，強化繼續教育。發(fā)展繼續教育需要解決的問(wèn)題很多，首先，要解決思想認識問(wèn)題。
要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰略作用和實(shí)際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰并存，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程，培養世紀人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。
2、加強制度建設，建立運行機制。加強制度建設，建立良性運行機制是開(kāi)展檔案工作者教育培訓的關(guān)鍵和保證。
首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。
約束和激勵機制可以促使檔案管理工。
7.整理檔案、平時(shí)整理資料、打印表格、文件之類(lèi)的工作
行政助理工作總結 （范文） 經(jīng)過(guò)這X多月來(lái)的不斷學(xué)習，以及同事、領(lǐng)導的關(guān)心和幫助，我已完全融入到了公司這個(gè)大家庭中，個(gè)人的工作技能和工作水平有了顯著(zhù)的提高。
現將我一年來(lái)的工作情況簡(jiǎn)要總結如下： 一、以踏實(shí)的工作態(tài)度，適應辦公室工作特點(diǎn) 辦公室作為企事業(yè)單位運轉的一個(gè)重要樞紐部門(mén)，是單位內外工作溝通、協(xié)調、處理的綜合部門(mén)，這就決定了辦公室工作繁雜性。由于我們辦公室人手少，工作量大，我和三位同事共同協(xié)作、共同努力，在遇到不懂得地方及時(shí)向她們請教學(xué)習，并優(yōu)質(zhì)高效的完成領(lǐng)導交辦的各項任務(wù)。
在這半月里，遇到各類(lèi)活動(dòng)和接待都不是很多，但我都能夠積極配合做好后勤保障工作，與同事心往一處想，勁往一處使，不計較干多干少，只希望把領(lǐng)導交辦的事情辦妥、辦好。 二、加強學(xué)習，注重自身素質(zhì)修養和提高 領(lǐng)導要求我們必須具有先進(jìn)的觀(guān)念，要用科學(xué)發(fā)展的眼光看待一切，才能適應公司未來(lái)的發(fā)展。
因此，我通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、書(shū)籍及各類(lèi)文件資料的學(xué)習，不斷提高了自己的業(yè)務(wù)水平。工作中，能從單位大局出發(fā)，從單位整體利益出發(fā)，凡事都為單位著(zhù)想，同事之間互幫互助，并保持融洽的工作氣氛，形成了和諧、默契的工作氛圍。
另外，我還注重從工作及現實(shí)生活中汲取營(yíng)養，認真學(xué)習文秘寫(xiě)作、景區建設與發(fā)展、宣傳推介、檔案管理等相關(guān)業(yè)務(wù)知識。同時(shí)，虛心向領(lǐng)導、同事請教學(xué)習，取長(cháng)補短，來(lái)增強服務(wù)意識和大局意識。
對辦公室工作，能夠提前思考，對任何工作都能做到計劃性強、可操作性強、落實(shí)快捷等。 三、堅持做事先做人，努力做好日常工作 我做了下面的努力： 1、出勤方面，每天都能提前十到二十分鐘到達辦公室，做好上班前的相關(guān)工作準備，并能及時(shí)打掃兩位領(lǐng)導的辦公室等。
2、公文處理過(guò)程方面，嚴格按照國家事業(yè)單位公文處理辦法中所規定的程序辦事。發(fā)文時(shí)，能?chē)栏癜凑諗M稿、核稿、會(huì )簽、簽發(fā)、印制、蓋章、登記、發(fā)文等程序辦理；收文時(shí)，按照收文登記、擬辦、批辦、分送、催辦、立卷、歸檔等程序辦理，沒(méi)有出現錯誤的公文處理事情。
3、紙張文檔、電子文檔的歸檔整理方面。在工作中，我特別注意對紙張資料的整理和保存，將有用的及時(shí)保存、歸檔，對于沒(méi)用的及時(shí)銷(xiāo)毀。
因為很多文字性工作都是電腦作業(yè)，所以我在電腦中建立了個(gè)人工作資料檔案庫。并于每周星期五把工作過(guò)的資料集中整理，分類(lèi)保存，以便今后查找。
4、關(guān)系處理方面，在工作上能做到主動(dòng)補位。并能與其他各科室人員加強溝通，密切配合，互相支持，保證整體工作不出現紕漏。
在工作中我自己確定了一條工作原則，屬于自己的工作要保質(zhì)保量完成，不屬于自己的工作范圍的配合其他人員能完成的也要按時(shí)完成，做到了主動(dòng)幫忙、熱情服務(wù)。 四、嚴格要求自己，時(shí)刻警醒 在工作中，我努力從每一件事情上進(jìn)行總結，不斷摸索，掌握方法，提高工作效率和工作質(zhì)量，因為自己還是新同志，在為人處事、工作經(jīng)驗等方面經(jīng)驗還不足，在平時(shí)工作和生活中，我都能夠做到虛心向老同志學(xué)習、請教，學(xué)習他們的長(cháng)處，反思自己不足，不斷提高政治業(yè)務(wù)素質(zhì)。
我時(shí)刻提醒自己，要誠懇待人，態(tài)度端正，積極想辦法，無(wú)論大事小事，我都要盡最大能力去做。在平時(shí)時(shí)刻要求自己，必須遵守勞動(dòng)紀律、團結同志、從打掃衛生等小事做起，嚴格要求自己。
以不求有功、但求無(wú)過(guò)信念，來(lái)對待所有事情。 五、存在的不足 1、在本職工作中還不夠認真負責，崗位意識還有待進(jìn)一步提高。
不能?chē)栏褚笞约海ぷ魃洗嬖谧晕曳潘傻那闆r。由于辦公室的工作繁雜，處理事情必須快、精、準。
在這方面，我還有很多不足，比如在作會(huì )議記錄時(shí)，沒(méi)有抓住重點(diǎn)，記錄不全，導致遺漏一些重要內容。 2、對工作程序掌握不充分，對自身業(yè)務(wù)熟悉不全面，對工作缺少前瞻性和責任心，致使自己在工作中偶爾會(huì )遇到手忙腳亂的情況，甚至會(huì )出現一些不該出現的錯誤。
3、缺少細心，辦事不夠謹慎。文秘工作是相對簡(jiǎn)單但又繁多的工作，這就要求我必須細心有良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，思路縝密。
在這方面，我還不夠細心，時(shí)有粗心大意、做事草率的情況。 六、今后努力的方向 1、今后在工作中還需多向領(lǐng)導、同事虛心請教學(xué)習，要多與大家進(jìn)行協(xié)調、溝通，從大趨勢、大格局中去思考、去謀劃、取長(cháng)補短，提高自身的工作水平。
2、必須提高工作質(zhì)量，要具備強烈的事業(yè)心、高度的責任感。在每一件事情做完以后，要進(jìn)行思考、總結，真正使本職工作有計劃、有落實(shí)。
尤其是要找出工作中的不足，善于自我反省。 3、愛(ài)崗敬業(yè)，勤勞奉獻，不能為工作而工作，在日常工作中要主動(dòng)出擊而不是被動(dòng)應付，要積極主動(dòng)開(kāi)展工作，擯棄浮躁等待的心態(tài)，善謀實(shí)干，肯干事，敢干事，能干事，會(huì )干事。
4、平時(shí)需多注意鍛煉自己的聽(tīng)知能力。在日常工作、會(huì )議、領(lǐng)導講話(huà)等場(chǎng)合，做到有集中的注意力、靈敏的反應力、深刻的理解力、牢固的記憶力、機智的綜合力和精湛的品評力；在辦事過(guò)程中，做到?jīng)]有根據的話(huà)不說(shuō)，沒(méi)有把握的事不做，不輕易許愿，言必行，行必果。
5、要注意培養自己的綜合素質(zhì)，把政治理論學(xué)習和業(yè)務(wù)學(xué)習結合起來(lái)，提高自身的。
8.公司的檔案管理制度如何開(kāi)展學(xué)習,考試,執行
檔案管理制度為貫徹實(shí)施《中華人民共和國檔案法》，確保墾區社會(huì )保險系統檔案資料的完整，提高檔案的科學(xué)化和規范化管理水平，特制定本制度。
一、總局、分局社保局辦公室為兩級機構的檔案管理部門(mén)，農牧場(chǎng)社保局應指定專(zhuān)人管理文書(shū)檔案、會(huì )計檔案和業(yè)務(wù)檔案。二、三級社保機構在黨務(wù)、行政、業(yè)務(wù)以及財務(wù)、人事等工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料均應立卷和歸檔。
業(yè)務(wù)科室負責業(yè)務(wù)文件立卷和定期向辦公室歸檔；財務(wù)科負責財務(wù)檔案的立卷和定期向辦公室歸檔；其余所需立卷和歸檔的文件材料均由辦公室直接處理，辦公室主任和專(zhuān)職文書(shū)、檔案員應對本單位業(yè)務(wù)部門(mén)和下屬機構的檔案管理工作進(jìn)行指導、監督和檢查。三、檔案的立卷和歸檔要求：（一）應歸檔的文件材料齊全、完整；（二）文件和電報按其內容的聯(lián)系，合并整理、立卷；（三）歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區分保存價(jià)值，分類(lèi)整理、立卷，案卷標題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
四、有關(guān)干部人事管理、工資、職稱(chēng)、編制等方面的文件材料的立卷及工作人員的干部檔案和工人檔案，由政工科管理。五、有立卷和歸檔職能的科室（辦）應在第二年上半年向辦公室移交檔案，辦公室檔案員和科室（辦）移交人根據移交目錄，清點(diǎn)核對，并履行簽字手續。
財務(wù)檔案從立卷之起可以在財務(wù)部門(mén)保管一年，但應指定由專(zhuān)人保管，超過(guò)一年必須按時(shí)移交。六、辦公室負責檔案管理的專(zhuān)兼職人員，應會(huì )同業(yè)務(wù)科室，根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案的利用工作，為本單位各項工作服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。
七、歸檔范圍、保管期限和檔案銷(xiāo)毀（一）歸檔的文件材料的范圍：凡是反映本單位黨務(wù)工作和業(yè)務(wù)工作活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1、上級機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)的文件材料：（1）上級召開(kāi)的需要貫徹執行的會(huì )議的主要文件材料；（2）上級頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執行的文件，以及普發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執行的法規性文件；（3）上級領(lǐng)導等視察、檢查墾區社保工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、賀詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音，錄像等材料；（4）代上級草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；（5）代上級轉發(fā)本單位的文件（包括報紙、刊物轉載）。
2、本單位的文件材料：（1）本單位組織召開(kāi)的社保系統工作會(huì )議，社保系統專(zhuān)業(yè)會(huì )議的全套文件材料以及各種聲像材料；（2）本單位黨組、行政領(lǐng)導會(huì )議（局務(wù)會(huì )議）材料；（3）本單位頒發(fā)的（包括轉發(fā)及與其他行政部門(mén)聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿；（4）本單位的請示與上級機關(guān)或主管部門(mén)的批復文件，下級機構的請示與本單位的批復文件；（5）本單位及其內部職能部門(mén)業(yè)務(wù)運行活動(dòng)形成的工作計劃、總結、報告、年度目標管理考核實(shí)施方案和考核評比結果等；（6）反映業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)規范化管理的文件材料；（7）反映業(yè)務(wù)活動(dòng)原始資料和基礎數據資料（重要基數）、信息化處理（上傳和下載）和信息系統運行的數據資料（包括備份的計算機盤(pán)、片）、工作記錄等；（8）需建立和反映的各業(yè)務(wù)險種的個(gè)人帳戶(hù)資料；（9）對下級檢查、調查研究形成的重要文件材料；（10）統計原始臺帳、統計報表、匯總的統計報表和統計分析資料（備份的計算機盤(pán)片等）；（11）本單位形成的憑證、帳薄、財務(wù)報表、其他財務(wù)資料和匯總的財務(wù)報表（備份的計算機盤(pán)片等）；（12）審計工作中形成的審計通知書(shū)、審計調查通知書(shū)、審計工作底稿、審計報告、審計意見(jiàn)書(shū)和審計決定等；（13）本單位購建辦公樓、重大修繕項目、征用土地以及基本建設工程施工、竣工、購置大中型設備的文件材料、信息化管理系統的開(kāi)發(fā)建設等文件材料等；（14）本單位制定的條例、準則、章程和各項管理制度等文件材料；（15）本單位成立、合并、撤銷(xiāo)、更名、啟用印信及組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料；（16）本單位、本系統的歷史沿革、大事記，反映重要活動(dòng)事件的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書(shū)等文件材料；（17）本單位（包括上報、下批）干部任免（包括備案）、調配、培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)申報、考試和評定、考核聘任，黨員、團員、干部工勤人員名冊、報表，以及工作人員的考試、考核、考勤、評聘、錄用、轉正、定級、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡等工作及干部評優(yōu)獎懲等文件材料；（18）本單位和按干部管理權限規定的為下級單位辦理的干部、工人的轉移工資、行政、黨、團、工會(huì )組織介紹信及存根；（19）財產(chǎn)物資、檔案等的交接憑證、清冊。（20）本單位的業(yè)務(wù)宣傳、“CI”策劃的定稿和印本，編印的情況反映、簡(jiǎn)報、宣傳冊等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿，樣本；（21）本單位與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議等文件材料；（2敞涪搬皇植郝邦酮鮑捆2）其他按有關(guān)規定應予歸檔的文件材料。
3、同級行政部門(mén)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)和非隸屬機關(guān)的文件材料。（1）同級行政部門(mén)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執行。
