一級(jí)會(huì)計(jì)科目的編號(hào)一般采用四位純數(shù)字表示,其中:第一位數(shù)字(即千位)表示會(huì)計(jì)科目的類別,其中1表示資產(chǎn)類,2表示負(fù)債類,3表示所有者權(quán)益類,4表示成本類,5為損益類;第二位數(shù)字(即百位)可以劃分大類下面小類;剩余兩碼為流水號(hào)。為便于會(huì)計(jì)科目的增減,一般情況下,編碼要考慮到未來的擴(kuò)展性,在編碼間,留有一定的間隔。
二級(jí)會(huì)計(jì)科目一般采用六位編碼,其中前四位為一級(jí)科目的代碼,后兩位為流水號(hào)。如:銀行存款(編碼為1002)下根據(jù)銀行的不同,設(shè)置多個(gè)二級(jí)別科目,諸如“中國(guó)建設(shè)銀行”、“中國(guó)工商銀行”、“中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行”等等,則可分別編碼為:
100201中國(guó)建設(shè)銀行
100202中國(guó)工商銀行
100203中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行
一般情況下,二級(jí)科目都是根據(jù)企業(yè)的需要來設(shè)置。但無論一級(jí)科目、二級(jí)科目如何設(shè)置,其前提都必須要保證編碼的唯一性。因此,為了確保會(huì)計(jì)科目的唯一,數(shù)據(jù)保存時(shí)的檢驗(yàn)動(dòng)作必不可少。
財(cái)務(wù)軟件科目編碼就是編碼的長(zhǎng)度,一度的編碼長(zhǎng)度代表一級(jí)科目的編碼長(zhǎng)度,二級(jí)科目編碼設(shè)置為2的話,二級(jí)編碼就是兩位數(shù),3就代表三位數(shù)。
賬務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼,在此主要介紹科目代碼的設(shè)置。建賬時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入賬務(wù)系統(tǒng),建立賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了象手工賬務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外,還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼。
會(huì)計(jì)科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制,采用群碼的編碼方式即分段組合編碼,從左到右分成數(shù)段,每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會(huì)計(jì)科目。
如第一段表示總賬科目,第二段表示二級(jí)明細(xì)科目,第三段表示三級(jí)明細(xì)科目。在設(shè)定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問題:
一、的對(duì)應(yīng)性。
要保證每一個(gè)代碼對(duì)應(yīng)于一個(gè)會(huì)計(jì)科目,既不允許出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會(huì)計(jì)科目,但如果同名的明細(xì)科目分屬不同的上級(jí)科目,則可以被系統(tǒng)接受而不認(rèn)為是同名的會(huì)計(jì)科目。
二、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)性。
財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級(jí)科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定,設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外,可按上級(jí)主管部門和本單位的管理要求設(shè)定,以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。
三、會(huì)計(jì)的可擴(kuò)展性。
會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定,其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實(shí)現(xiàn),而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。總賬科目編碼長(zhǎng)度由所選會(huì)計(jì)制度來決定通常為3~4位,而確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來確定的。
四、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的簡(jiǎn)潔性。
在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的的前提下,力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數(shù)越短越好,既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。
3-2-2-2-2是舊的編碼規(guī)則,按2006年的新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第一位是4,即:新準(zhǔn)則應(yīng)該是:4-2-2-2-2按舊準(zhǔn)則解釋,一級(jí)、二級(jí)可名稱及相應(yīng)的科目代碼都是由財(cái)政部規(guī)定的,查一下舊的制度,就可知道各個(gè)會(huì)計(jì)科目對(duì)應(yīng)的編碼。
3-2-2-2-2作為一種編碼規(guī)則的意義如下:一,一共是五位數(shù),表示最多可以設(shè)置五級(jí)會(huì)計(jì)科目;二、從左起各位數(shù)字的值,一次代表一、二、三、四、五科目的編碼位數(shù);即,第一位3,表示一級(jí)科目的 編碼是3位數(shù)字,第二位的2,表示二級(jí)科目的編碼是2位數(shù)字;以此類推。三、各級(jí)科目代碼的總位數(shù)和編碼位數(shù)不是一個(gè)概念;具體計(jì)算方法為: 某級(jí)科目代碼總位數(shù)=上級(jí)科目代碼總位數(shù)+本級(jí)科目編碼位數(shù)如一級(jí)科目沒有上級(jí)科目則可以視其上級(jí)科目代碼總位數(shù)為0,其編碼位是3,則按上述公式計(jì)算;一級(jí)科目代碼總位數(shù)=0+3=3,所以,舊準(zhǔn)則下的會(huì)計(jì)科目代碼是3位數(shù);即,你說的101 二級(jí)科目代碼總位數(shù)=一級(jí)科目代碼位數(shù)+二級(jí)科目編碼位數(shù)=3+2=5,即二級(jí)科目代碼是五位數(shù),其中的前3是它上級(jí)科目的代碼; 你看的資料可能是很早以前的資料,現(xiàn)在已過時(shí)了。
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