進(jìn)口跟單(剛開(kāi)始做外貿跟單需要注意什么?)
1.剛開(kāi)始做外貿跟單需要注意什么?
在國內名義上稱(chēng)為“跟單”職位，實(shí)際做的事情可能會(huì )有差異，甚至有的所謂跟單員還要兼外貿業(yè)務(wù)員的職責。從我個(gè)人工作經(jīng)驗來(lái)看需要做到以下幾點(diǎn)：
1. 信息一定要及時(shí)跟新。如果買(mǎi)方提出新的要求，更改之前的某些規格，一定要最快速地反應到工廠(chǎng)技術(shù)人員，而且一定要保證信息準確。
2. 信息交流盡量文字化即用郵件確認信息。這么做的好處是有依據可查，因為你處理的事情是很雜很細的，還是記錄下來(lái)以免遺漏，可隨時(shí)備查。當然還有一個(gè)好處是，當你被買(mǎi)家罵的狗血淋頭的時(shí)候，你可以拿出文字證據說(shuō)明這不是你的過(guò)失。
3. 多累積和供應商（工廠(chǎng)）人員的關(guān)系。并不是因為這是工作，工廠(chǎng)人員就一定會(huì )把你的這份單放到最前面，當你遇到挑剔的買(mǎi)家，并不是廠(chǎng)家一定答應你隨時(shí)更改，這個(gè)考驗你的人際能力。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，你得八面玲瓏，讓別人愿意幫助你順利完成訂單。
4. 仔細認真，別出差錯。業(yè)務(wù)員拿個(gè)訂單不容易，千萬(wàn)不能在你這兒翻船，有不能百分百確定的信息可咨詢(xún)業(yè)務(wù)員，還是之前說(shuō)過(guò)的，盡量文字化，誰(shuí)能擔保你不會(huì )遇到一個(gè)馬虎的業(yè)務(wù)員，搞砸了訂單最后把責任推給你呢？
5. 謙虛點(diǎn)，多跟前輩“偷師”。工作當中沒(méi)有人有義務(wù)教給你什么，但是可以偷師呀，看你也是新出來(lái)工作的吧，好好跟優(yōu)秀的跟單員學(xué)習吧。ta可以不回答你的問(wèn)題，但你完全可以觀(guān)察別人怎么處理問(wèn)題的。
6. 做好心理準備。這是一份比較雜，但是做上手之后會(huì )有點(diǎn)枯燥，讓你覺(jué)得重復的工作。做好心理準備各種各樣你預想不到的麻煩可能會(huì )等著(zhù)你。
我暫時(shí)就想到這幾個(gè)方面啦。 工作順利！
2.國際海洋進(jìn)出口運輸跟單要注意什么?
國際海洋進(jìn)出口運輸跟單 海運進(jìn)口運輸跟單 海運進(jìn)口業(yè)務(wù)如果按CIF或CFR條件成交，則由國外賣(mài)方辦理租船訂艙工作；如果是FOB條件，則由買(mǎi)方辦理租船訂艙工作，派船前往國外港口接運。
海運進(jìn)口貨物運輸工作，一般包括以下一些環(huán)節： 1。報關(guān) 進(jìn)口貨物需向海關(guān)報關(guān)，填制《進(jìn)口貨物報關(guān)單》。
貨主憑報關(guān)單、發(fā)票、品質(zhì)證明書(shū)等單證向海關(guān)申報進(jìn)口。辦理報關(guān)的進(jìn)口貨物，經(jīng)海關(guān)查驗放行，繳納進(jìn)口關(guān)稅后，方可提運。
2。報檢 根據我國《商檢法》的規定，凡列人《商檢機構實(shí)施檢驗的商品種類(lèi)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《種類(lèi)表》）的進(jìn)口商品，需接受法定檢驗。
對未列入《種類(lèi)表》內的進(jìn)口商品，收貨或用貨部門(mén)應向所在地區商檢機構申報后自行檢驗，在索賠有效期內將檢驗結果報告商檢機構。如檢驗不合格需要提出索賠，應及時(shí)申請商檢機構復檢出證。
3監卸和交接 監卸人員一般是收貨人的代表，履行現場(chǎng)監卸任務(wù)。監卸人員要與船方理貨人員密切配合，把好貨物數量和質(zhì)量關(guān)。
貨物從大船卸畢后，要檢查有無(wú)漏卸情況，在卸貨中如發(fā)現短損，應及時(shí)向船方或港方辦理有效鑒證，并共同做好驗殘工作。驗殘時(shí)要注意查清： （1）貨物內包裝的殘損和異狀。
（2）貨物損失的具體數量、重量和程度以及受損貨物或短少貨物的型號、規格。 （3）判斷并確定貨物致殘或短少的原因。
4。租船訂艙 按照貿易合同的規定，負責貨物運輸的一方，要根據貨物的性質(zhì)和數量來(lái)決定租船或訂艙。
大宗貨物需要整船裝運的，洽租適當船舶承運，小批量的雜貨，大多向班輪公司訂艙。 5。
掌握船舶動(dòng)態(tài) 掌握進(jìn)口貨物船舶動(dòng)態(tài)，對裝卸港的工作安排，尤其對卸貨港的卸船工作安排極為重要。 船舶動(dòng)態(tài)信息來(lái)源可獲自各船公司提供的船期表、國外發(fā)貨人寄來(lái)的裝船通知、單證資料、發(fā)貨電報以及有關(guān)單位編制的進(jìn)口船舶動(dòng)態(tài)資料等。
6收集和整理單證 進(jìn)口貨物運輸單證一般包括商務(wù)單證和船務(wù)單證兩大類(lèi)。商務(wù)單證有貿易合同正本或副本、發(fā)票、提單、裝箱單、品質(zhì)證明書(shū)和保險單等。
船務(wù)單證主要有載貨清單、貨物積載圖、租船合同或提單副本。 7。
保險 若是我方以FOB或CFR條件成交的進(jìn)口貨物，由我方辦理保險事宜。我方負責進(jìn)口的單位在收到發(fā)貨人裝船通知后應立即辦理投保手續。
目前為簡(jiǎn)化手續和防止發(fā)生漏保現象，一般采用預約保險辦法，由負責進(jìn)口的單位與保險公司簽訂進(jìn)口貨物預約保險合同。
3.跟單員考試中海運進(jìn)口運輸跟單注意什么?
海運進(jìn)口業(yè)務(wù)如果按CIF或CFR條件成交，則由國外賣(mài)方辦理租船訂艙工作；如果是FOB條件，則由買(mǎi)方辦理租船訂艙工作，派船前往國外港口接運。
海運進(jìn)口貨物運輸工作，一般包括以下一些環(huán)節： 1。租船訂艙 按照貿易合同的規定，負責貨物運輸的一方，要根據貨物的性質(zhì)和數量來(lái)決定租船或訂艙。
大宗貨物需要整船裝運的，洽租適當船舶承運，小批量的雜貨，大多向班輪公司訂艙。 2。
掌握船舶動(dòng)態(tài) 掌握進(jìn)口貨物船舶動(dòng)態(tài)，對裝卸港的工作安排，尤其對卸貨港的卸船工作安排極為重要。船舶動(dòng)態(tài)信息來(lái)源可獲自各船公司提供的船期表、國外發(fā)貨人寄來(lái)的裝船通知、單證資料、發(fā)貨電報以及有關(guān)單位編制的進(jìn)口船舶動(dòng)態(tài)資料等。
3。收集和整理單證 進(jìn)口貨物運輸單證一般包括商務(wù)單證和船務(wù)單證兩大類(lèi)。
商務(wù)單證有貿易合同正本或副本、發(fā)票、提單、裝箱單、品質(zhì)證明書(shū)和保險單等。船務(wù)單證主要有載貨清單、貨物積載圖、租船合同或提單副本。
4。報關(guān) 進(jìn)口貨物需向海關(guān)報關(guān)，填制《進(jìn)口貨物報關(guān)單》。
貨主憑報關(guān)單、發(fā)票、品質(zhì)證明書(shū)等單證向海關(guān)申報進(jìn)口。辦理報關(guān)的進(jìn)口貨物，經(jīng)海關(guān)查驗放行，繳納進(jìn)口關(guān)稅后，方可提運。
5。報檢 根據我國《商檢法》的規定，凡列人《商檢機構實(shí)施檢驗的商品種類(lèi)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《種類(lèi)表》）的進(jìn)口商品，需接受法定檢驗。
對未列入《種類(lèi)表》內的進(jìn)口商品，收貨或用貨部門(mén)應向所在地區商檢機構申報后自行檢驗，在索賠有效期內將檢驗結果報告商檢機構。如檢驗不合格需要提出索賠，應及時(shí)申請商檢機構復檢出證。
6。監卸和交接 監卸人員一般是收貨人的代表，履行現場(chǎng)監卸任務(wù)。
監卸人員要與船方理貨人員密切配合，把好貨物數量和質(zhì)量關(guān)。貨物從大船卸畢后，要檢查有無(wú)漏卸情況，在卸貨中如發(fā)現短損，應及時(shí)向船方或港方辦理有效鑒證，并共同做好驗殘工作。
驗殘時(shí)要注意查清：。
4.進(jìn)口制單哪些事項必須注意?
1。
場(chǎng)地號若為寧波海關(guān)報關(guān)選"寧波海關(guān)"，在輸單結束后保存單子后會(huì )產(chǎn)生寧波關(guān)區的報關(guān)單號碼014xxxxxx，若為北侖海關(guān)報關(guān)報就選"北侖海關(guān)"（默認值），保存單子后會(huì )產(chǎn)生北侖關(guān)區的報關(guān)單號碼04411xxxx。鎮海或機場(chǎng)同理。
2。申報編號在輸單的時(shí)候是不用輸入的，報關(guān)號會(huì )在保存后產(chǎn)生，只有在修改或調用以前的單子時(shí)才輸入號碼，回車(chē)后會(huì )跳出該單的信息。
3。備案號是輸手冊號碼或免表號碼的，輸入后會(huì )跳出手冊或免表的信息。
4。出口口岸不論是哪里報關(guān)，從哪個(gè)口岸進(jìn)口的就輸哪個(gè)口岸的代碼，例北侖口岸進(jìn)口的就輸北侖口岸（3104），寧波三區碼頭進(jìn)口的就輸寧波口岸的代碼（3101），鎮海碼頭進(jìn)口的就輸鎮海的代碼（3103），機場(chǎng)進(jìn)口的就輸機場(chǎng)的代碼。
5。合同號必須按進(jìn)口合同上的合同號碼填寫(xiě)，有免表是合同號是根據免表信息自動(dòng)跳的，但也需要與實(shí)際的合同相符，若不符兩者之一必須要修改。
6。進(jìn)口日期按小提單上的進(jìn)口日期輸入格式為YYMMDD，若輸單的時(shí)候還沒(méi)有小提單，可以回車(chē)，默認為當天的日期，等小提單到后在修改。
應在拉出來(lái)的樣單上注明。 7。
申報日期不用輸入，計算機會(huì )自動(dòng)產(chǎn)生。 8。
經(jīng)營(yíng)單位輸入出口單位的10位數編碼，若10位數編碼沒(méi)有，也可以輸入中文，但要絕對準確，不然在其后的方框內不能跳出10位數編碼。若不能跳出，該經(jīng)營(yíng)單位的中文輸入無(wú)效。
9。 提運單號輸入小提單的號碼，要仔細，因為計算機是不會(huì )校對提單號的，字母數字又長(cháng)，報關(guān)員校對時(shí)也較難對出。
若當時(shí)還沒(méi)有小提單，可先輸入大提單的號碼，然后在樣單上注明。 10。
收貨單位通常和經(jīng)營(yíng)單位一樣，可以跳過(guò)（因為在輸10位數編碼的時(shí)候，它會(huì )一同跳出），當貨主提供了內銷(xiāo)協(xié)議的時(shí)候需輸內銷(xiāo)合同的買(mǎi)方單位名稱(chēng)。 此處允許跳不出10位編碼。
11。目的地會(huì )根據收貨單位的10位數編碼自動(dòng)跳。
12。運輸工具按實(shí)際的運輸方式填，海運的填輸江海運輸 （2） 13。
船名航次輸小提單上的船名航次，通常沒(méi)有空格，/用來(lái)區分船名和航次，航次通常沒(méi)有V。輸完后回車(chē)，不要多按，只按一下，看計算機是否會(huì )跳過(guò)。
若跳出一個(gè)對話(huà)框，提示你的進(jìn)口日期錯，應該為某年某月某日（他的格式為YMMDD比實(shí)際輸的少一位）說(shuō)明輸入的信息基本沒(méi)問(wèn)題（也有可能日期是錯的），若計算機提示船名航次錯，要仔細檢查是否輸錯，如果確實(shí)按小提單上的一樣但還跳不過(guò)，也是有可能的（計算機內還沒(méi)有該船的信息），在拉出后的報關(guān)單上注一筆以提示報關(guān)員。 14。
申報單位輸我司代碼。 15。
監管方式即貿易方式，按貿易的實(shí)際性質(zhì)填寫(xiě)通常為一般貿易（110），另有其他免費進(jìn)口（3339），修理物品，退運貨物等，還有的貿易方式通常是按手冊等計算機會(huì )自動(dòng)跳出，不用修改，跳過(guò)就行了。 16。
征稅比跳過(guò) 17。 起運地輸起運港（注意是PORT OF LOADING不是PORT OF RECEIPT）所在的國家。
18。裝貨港輸起運港，如果起運港跳不出（說(shuō)明不是法定港口），輸入該港口所在的國家代碼。
不確定是否為法定港口或國家時(shí)可以在輸單網(wǎng)站首頁(yè)上查詢(xún)。 19。
征免性質(zhì)要和貿易方式對應，一般貿易通常為一般征稅（101），進(jìn)料對口對應進(jìn)料加工，來(lái)料加工對應來(lái)料加工。 20。
納稅方式跳過(guò) 21。許可證號通常是沒(méi)有的，只有那些貨物進(jìn)口必須要許可證的，輸入貨主提供的許可證號碼（例如：汽車(chē)） 22。
批文號不填跳過(guò) 23。成交方式按發(fā)票或合同實(shí)際成交的方式填寫(xiě)FOB (1),CNF (2),CIF (3)。
24。運費/率若為FOB，則需輸入運費，格式有3種，總價(jià)率為：貨幣代碼/總價(jià)率/1（可以縮寫(xiě)為總價(jià)率；單價(jià)率為：貨幣代碼/單價(jià)率/2；實(shí)際總金額為：貨幣代碼/實(shí)際總金額/3 25。
保費/率若為CNF，或CIF成交的必須輸入保費，格式和運費一樣 26。雜費/率通常沒(méi)有，跳過(guò)，若有的話(huà)輸入格式同上 27。
件數輸小提單上所顯示的件數 28。包裝種類(lèi)按實(shí)際包裝輸，木箱 （1），紙箱 （2），桶裝 （3），散裝 （4），托盤(pán) （5），包 （6），其他 （7），也可以直接輸入中文或英文（不一定要和代碼所對應的詞一樣） 29。
毛重按小提單上的毛重填，若有小數應到終端上查艙單信息確定，若不是一千克計量的要折算成千克 30。凈重按發(fā)票裝箱單的重量填，若不是一千克計量的要折算成千克 31。
隨附單據輸該單所有的HS編碼所要求的監管條件的代碼，例Ba，此方框內，不得輸入任何其他符號。 若輸單是不知道監管條件，暫時(shí)可不輸，但在整票單子輸完后保存時(shí)，計算機會(huì )提示，此時(shí)一定要注意，必須輸入計算機所提示的監管條件的代碼，即使當時(shí)還沒(méi)有證件的號碼。
可以輸一些明顯是錯誤的數字或字母，以便報關(guān)員在校對是能很容易的發(fā)現。（除非是那些非必要的監管條件代碼可以不輸，比如說(shuō)有些HS要提供配額G，但配額是和出口的目的國有關(guān)，有些國家需要，有些則不需要，在這種情況下，如果該單確實(shí)是不用該監管條件的可以不輸） 32。
報關(guān)員輸報該單的報關(guān)員的號碼，千萬(wàn)不要輸錯，因為報關(guān)員通常不會(huì )校對這種信息 33。備注欄輸證件欄內輸不下的證件號碼，或貨主要求的內容。
34。證件欄必須按隨附單據欄里的監管條件輸。
5.外貿跟單有什么竅門(mén)
. 客戶(hù)詢(xún)盤(pán)：一般在客戶(hù)下 purchase Order之前，都會(huì )有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細節上的了解。
2. 報價(jià)：業(yè)務(wù)部及時(shí)回復客人查詢(xún)，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠(chǎng)家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，proforma Invoice 給客戶(hù)做正式報價(jià)。 3. 得到訂單：經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶(hù)正式的訂單purchase Order。
4. 下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠(chǎng)下訂單，安排生產(chǎn)計劃。 5. 業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。
按“出口合同審核表”的項目如實(shí)填寫(xiě)，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠(chǎng)的收購合同。
審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。
合同審批之后制成銷(xiāo)售訂單，交給部門(mén)進(jìn)程員跟進(jìn)。 6. 下達生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿(mǎn)足下列情況可下達生產(chǎn)通知， 通知工廠(chǎng)按時(shí)生產(chǎn)： 6.1：如果是L/C付款的客戶(hù)，通常是在交貨期前1個(gè)月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應立即請客人改證。
6.2：如果是T/T付款的客戶(hù)，要確認定金已經(jīng)到賬。 6.3：如果是放帳客戶(hù)，或通過(guò)銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認。
7. 驗貨： 7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。 7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來(lái)驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶(hù)查貨并將查貨日期告知計劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。
8. 制備基本文件 ，及工廠(chǎng)提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。 9. 商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠(chǎng)下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。
而且要告訴工廠(chǎng)將來(lái)產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠(chǎng)辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10. 租船訂倉： 10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會(huì )指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠(chǎng)的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。
應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書(shū)面定倉通知（SHIPPING ORDER），通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉紙。 10.2.如果是由賣(mài)方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢(xún)船期，運價(jià)，開(kāi)船口岸等。
經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認可的船公司。
開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉，程序同上。 10.3.如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉位。
拿到入倉紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉報關(guān)要求，等內容。 10.4.向運輸公司定倉時(shí)，一定要傳真書(shū)面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。
11. 安排拖柜： 11.1.貨物做好并驗貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜，裝柜。拖車(chē)公司應選擇安全可 *，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(cháng)期合作，以確保安全及準時(shí)。
要給拖車(chē)公司傳真以下資料：定倉確認書(shū)/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專(zhuān)門(mén)聲明，不能晚到。
并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車(chē)牌號、司機及聯(lián)系電話(huà)等 11.2.傳真一份裝車(chē)資料給工廠(chǎng)，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉號、訂單號、車(chē)牌號以及司機聯(lián)系電話(huà)。 11.3.要求工廠(chǎng)在貨柜離開(kāi)工廠(chǎng)后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠(chǎng)時(shí)間、實(shí)際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。
要求工廠(chǎng)裝柜后一定要記住上封條。 12.委托報關(guān)：在拖柜同時(shí)將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。
通常要給報關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時(shí)，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數量，本公司的聯(lián)系人和電話(huà)等。
13. 獲得運輸文件： 13.1. 最遲在開(kāi)船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2. 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認提單內容。
如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
6.外貿跟單有哪些技巧流程
外貿跟單流程： 一.接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。
合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱(chēng)，標的物的質(zhì)量，數量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書(shū)面合同。
1.下單方式：客戶(hù)下單的方式有：通過(guò)電話(huà)，Fax, Email或書(shū)面合同等方式。 2.接單的途徑：交易會(huì )，出訪(fǎng)，出國參展，邀請客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，利用我們的網(wǎng)站，等等。
3.接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是： （1） 合同：（CONTRACT）合同有銷(xiāo)貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。
（2） 確認書(shū)；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。
它也有銷(xiāo)貨確認書(shū)（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書(shū)（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。
而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進(jìn)出口。
還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶(hù)從國外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。
4.接單的程序： 接單的程序可分為詢(xún)盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節。 （1） 詢(xún)盤(pán)：（INQUIRY）又叫詢(xún)價(jià)。
（2）發(fā)盤(pán)：（OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣(mài)方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。
在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對方的詢(xún)盤(pán)后作出的。 （3） 還盤(pán)：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。
（4）接受（ACCEPTANCE）買(mǎi)方或賣(mài)方同意對方在發(fā)盤(pán)中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。 二.審單：即審核合同 1.審單內容： 確認產(chǎn)品名稱(chēng)，規格，質(zhì)量，數量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。
2.審單方法： （1）產(chǎn)品名稱(chēng)，規格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規格。 （2）質(zhì)量：也稱(chēng)品質(zhì)。
是貨物的外觀(guān)形態(tài)和內在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買(mǎi)賣(mài)中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。
（3） 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時(shí)備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動(dòng)。
國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。
5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過(guò)10%的增減幅度。
（4）單價(jià)，總額的審查： 1、客戶(hù)下單有的會(huì )將單價(jià)標出，我們要對照我們的報價(jià)表審查是否對？總額有沒(méi)有加錯？ 新客戶(hù)下單，要查看我們給他的報價(jià)。 2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。
要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元） （5）價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有： FOB 船上交貨價(jià)（指裝運港的價(jià)格條件）， C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價(jià)格。
常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下： （1） FOB價(jià)格換算為其它價(jià)： CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運費 FOB價(jià) +運費 CIF價(jià) = -------------------------------- 1 - 保險費率 X 投保加成 （2） CFR價(jià)格換算為其它價(jià)： FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運費 CFR價(jià) CIF價(jià) = --------------------------------- 1 – 保險費率 X 投保加成 （3） CIF價(jià)格換算為其它價(jià)： FOB價(jià) = CIF價(jià) X (1 – 投保加成 X 保險費率) - 運費 CFR價(jià) = CIF價(jià) X ( 1 – 投保加成 X 保險費率) （6）付款方式審查： 1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。 2. 支付的貨幣能否接受？ （7）包裝要求的審查： 1. 工廠(chǎng)的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶(hù)能否接受？ 2. 客戶(hù)提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？ 3. 客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說(shuō)明書(shū)） 內包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。
最主要是嘜頭印刷。 （8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達。
交貨期一般應規定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(cháng)有短。
可以是2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(cháng)。 （9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。
注：如運費由客戶(hù)支付，客戶(hù)決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。
如報的價(jià)是連同海運價(jià)，而客戶(hù)要求空運（趕銷(xiāo)售），我們可要求客戶(hù)承擔多出部分的費用。 關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1. 寄目錄，樣本： 2. 準備樣品。 （1） 工廠(chǎng)現有的款式 （2） 新款 （3） 客戶(hù)來(lái)樣。
要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶(hù)來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。
跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。
作為 跟單員，我們要做。
7.跟單需要注意什么
外貿跟單
其實(shí)跟單很簡(jiǎn)單就是做為客戶(hù)和工廠(chǎng)之間的橋梁做好協(xié)調管理工作，把信息即使地在兩者之間進(jìn)行反饋。
第1步：當業(yè)務(wù)員和客戶(hù)在網(wǎng)上進(jìn)行溝通，確定初步意向后。客戶(hù)通過(guò)快遞把樣品和加工的細節數據傳過(guò)來(lái)。此時(shí)，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過(guò)打樣申請單反映出來(lái)。之后，經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單（打樣單要復印一份，正本留自己保存）。給打樣室，打樣。
第2步：樣品出來(lái)后通過(guò)快遞寄給客戶(hù)，注意即使向快遞詢(xún)問(wèn)UPS號。
第3步：客戶(hù)確認樣品并將樣品寄回，同時(shí)下單。
第4步：根據回傳樣品，制做簡(jiǎn)單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門(mén)經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。
第5步：之后將合同傳給財務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來(lái)做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫(xiě)清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書(shū)復印5份，傳財務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著(zhù)。
第6步：將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務(wù)負責人。
第7步：即使反映工廠(chǎng)在生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶(hù)溝通達成協(xié)議后，將結果通過(guò)工作聯(lián)系單將變更要求傳達到生產(chǎn)車(chē)間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達。
第8步：快出貨時(shí)，聯(lián)系貨代。做報關(guān)單據。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問(wèn)題，導致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。
第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來(lái)的進(jìn)倉單或相關(guān)單據交給出貨部門(mén)。并將出貨通知單復印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。
第10步：即使做好議付單據連同貨代送來(lái)的提單進(jìn)行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務(wù)部到銀行進(jìn)行相關(guān)事項。
第11步：到核銷(xiāo)單等相關(guān)單據回來(lái)后，將單據交由財務(wù)部進(jìn)行結匯，辦理核銷(xiāo)退稅手續。
以上所有自己保存的單據按合同和客戶(hù)編號先后順序進(jìn)行分檔管理。
