檔案工作課件(檔案管理)
1.檔案管理基礎知識
檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規律，研究檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為人類(lèi)社會(huì )的進(jìn)步服務(wù)。
檔案學(xué)的內容
檔案學(xué)以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規律的基礎上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導檔案工作實(shí)踐，提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實(shí)現檔案的價(jià)值，為各項社會(huì )實(shí)踐服務(wù)。
檔案學(xué)的研究?jì)热葜饕袡n案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開(kāi)發(fā)、檔案應用五個(gè)方面。
檔案學(xué)基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類(lèi)的劃分、檔案價(jià)值及其實(shí)現的規律性、國家檔案全宗的實(shí)質(zhì)與結構；檔案工作系統的結構、功能與社會(huì )環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書(shū)、圖書(shū)、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統的結構、功能及其與國家建設的關(guān)系，檔案法規體系結構與功能；檔案學(xué)產(chǎn)生的條件與標志、檔案學(xué)的研究對象與任務(wù)、檔案學(xué)的體系結構、檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系、檔案學(xué)的研究方法等。
檔案專(zhuān)業(yè)史研究，即以歷史時(shí)期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學(xué)的產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程及其規律。其任務(wù)是闡明各個(gè)社會(huì )形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點(diǎn)，及其與當時(shí)的政治、經(jīng)濟科學(xué)文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會(huì )效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學(xué)研究成果的基礎上，探索檔案學(xué)思想的源流、派別和發(fā)展規律，以更深刻地認識和理解檔案學(xué)思想、理論、原則的形成過(guò)程，提高檔案學(xué)理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調、檢查、監督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學(xué)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)整體協(xié)調發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)創(chuàng )造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展服務(wù)。
檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的研究，即對檔案實(shí)體管理系統、檔案信息開(kāi)發(fā)系統及其反饋系統整個(gè)過(guò)程的研究。檔案實(shí)體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開(kāi)發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統計工作、檔案用戶(hù)調查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，及時(shí)、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶(hù)提供高效率服務(wù)。
檔案工作應用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過(guò)程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數據的收集和前處理工作，計算機對檔案數據的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個(gè)過(guò)程的研究，其任務(wù)是逐步實(shí)現檔案管理技術(shù)現代化，提高檔案管理工作效率。
學(xué)科體系 檔案學(xué)產(chǎn)生初期，學(xué)科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問(wèn)題。隨著(zhù)各種類(lèi)型檔案的大量增長(cháng)和檔案工作實(shí)踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學(xué)分化和發(fā)展出多門(mén)分支學(xué)科，分別擔負著(zhù)某一方面的研究任務(wù)。
2.檔案管理基礎知識
檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規律，研究檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。
它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為人類(lèi)社會(huì )的進(jìn)步服務(wù)。 檔案學(xué)的內容 檔案學(xué)以檔案和檔案工作為研究對象。
其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規律的基礎上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導檔案工作實(shí)踐，提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實(shí)現檔案的價(jià)值，為各項社會(huì )實(shí)踐服務(wù)。 檔案學(xué)的研究?jì)热葜饕袡n案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開(kāi)發(fā)、檔案應用五個(gè)方面。
檔案學(xué)基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類(lèi)的劃分、檔案價(jià)值及其實(shí)現的規律性、國家檔案全宗的實(shí)質(zhì)與結構；檔案工作系統的結構、功能與社會(huì )環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書(shū)、圖書(shū)、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統的結構、功能及其與國家建設的關(guān)系，檔案法規體系結構與功能；檔案學(xué)產(chǎn)生的條件與標志、檔案學(xué)的研究對象與任務(wù)、檔案學(xué)的體系結構、檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系、檔案學(xué)的研究方法等。 檔案專(zhuān)業(yè)史研究，即以歷史時(shí)期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學(xué)的產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程及其規律。
其任務(wù)是闡明各個(gè)社會(huì )形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點(diǎn)，及其與當時(shí)的政治、經(jīng)濟科學(xué)文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會(huì )效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學(xué)研究成果的基礎上，探索檔案學(xué)思想的源流、派別和發(fā)展規律，以更深刻地認識和理解檔案學(xué)思想、理論、原則的形成過(guò)程，提高檔案學(xué)理論水平。 檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調、檢查、監督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。
其任務(wù)是提高檔案管理的科學(xué)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)整體協(xié)調發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)創(chuàng )造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展服務(wù)。 檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的研究，即對檔案實(shí)體管理系統、檔案信息開(kāi)發(fā)系統及其反饋系統整個(gè)過(guò)程的研究。
檔案實(shí)體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開(kāi)發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統計工作、檔案用戶(hù)調查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，及時(shí)、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶(hù)提供高效率服務(wù)。
檔案工作應用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過(guò)程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數據的收集和前處理工作，計算機對檔案數據的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個(gè)過(guò)程的研究，其任務(wù)是逐步實(shí)現檔案管理技術(shù)現代化，提高檔案管理工作效率。
學(xué)科體系 檔案學(xué)產(chǎn)生初期，學(xué)科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問(wèn)題。隨著(zhù)各種類(lèi)型檔案的大量增長(cháng)和檔案工作實(shí)踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學(xué)分化和發(fā)展出多門(mén)分支學(xué)科，分別擔負著(zhù)某一方面的研究任務(wù)。
3.檔案管理學(xué)的知識
一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節，與檔案工作中其他各項工作比較起來(lái)，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個(gè)工作都具有重要意義。
（1）收集工作是檔案工作的起點(diǎn)；是檔案業(yè)務(wù)基礎工作中的基礎；檔案的收集，就是整個(gè)檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個(gè)國家檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案的收集工作是貫徹集中統一管理原則的一項重要內容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來(lái)說(shuō)，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、機關(guān)內文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內容：（1）在正規的工作條件下，檔案室所接收的是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進(jìn)行局部調整。
（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現在文件的來(lái)源、時(shí)間、內容和形式等幾個(gè)方面。
（2）檔案的整理應該充分利用原有基礎；原有基礎指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來(lái)要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過(guò)程中，應該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一個(gè)獨立的機關(guān)或著(zhù)名人物在社會(huì )活動(dòng)中形成的檔案的整體。（2）意義：區分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節。
全宗不僅是個(gè)整理方法問(wèn)題，也是一條原則、一種理論，稱(chēng)為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過(guò)程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。
全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。
4、全宗構成的條件和立檔單位：形成全宗的機關(guān)，稱(chēng)為立檔單位，又稱(chēng)全宗的構成者。一個(gè)機關(guān)就是一個(gè)立檔單位，一個(gè)立檔單位形成的全部檔案就構成一個(gè)全宗。
（1）構成條件：第一，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個(gè)會(huì )計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務(wù)計劃；第三，設有管理人事的機構或人員，并有一[定的人事任免權。三個(gè)條件是統一的，是從不同側面反映一個(gè)單位的獨立性。
最基本的是第一個(gè)條件。在分析或研究一個(gè)組織單位能否構成一個(gè)立檔單位時(shí)，應當明確，機關(guān)的大小和檔案數量的多少，并不影響它成為立檔單位。
有的組織單位也可能不完全具備上述三個(gè)條件，但它實(shí)際上卻是一個(gè)獨立的機關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構成一個(gè)全宗。（2）立檔單位。
5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關(guān)單位的增設、撤銷(xiāo)、合并以及機關(guān)名稱(chēng)的改變、職權范圍和隸屬關(guān)系的調整等各種變化。這些情況，有的會(huì )影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。
研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個(gè)方面去考察。6、人物全宗：就是社會(huì )知名人士（如社會(huì )活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。
人物全宗包括個(gè)人的著(zhù)作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì )活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫(xiě)的和收集的與人物全宗構成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說(shuō)明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯(lián)合全宗。
是若干獨立機關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區分立檔單位而聯(lián)合組成的一個(gè)全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數量極少的若干全宗，按照一定的特點(diǎn)組成的一個(gè)全宗集合單位。
（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點(diǎn)集中起來(lái)的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應該注意全宗之間的相互聯(lián)系。
10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個(gè)環(huán)節：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時(shí)，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統計工作的一個(gè)具體的技術(shù)項目；B全宗在庫房?jì)热绾闻帕写娣牛瑢儆诒９芄ぷ鞯姆懂牐籆全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫(xiě)于案卷封面，全宗的系統排列等也屬于檔案的基本編目和系統化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進(jìn)館的時(shí)間順序分編流水號；B按本館全宗的時(shí)間、地區、性質(zhì)等分編流水號；C所有全宗一律按進(jìn)館順序統一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續編號；F按全宗群留空統編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類(lèi)單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實(shí)行等級分類(lèi)編號，另外一部分全宗實(shí)行序時(shí)流水編號。
盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，可概括為兩種類(lèi)型：序時(shí)流水編號法和體系分類(lèi)編號法。前者也可簡(jiǎn)稱(chēng)流水法，后者可簡(jiǎn)稱(chēng)分類(lèi)法。
流水法，無(wú)。
4.檔案管理
1、計算機記錄和管理，實(shí)現房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢(xún)、利用管理的現代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。
2、利用業(yè)已建立起來(lái)的房地產(chǎn)檔案信息庫，來(lái)進(jìn)行檔案的編目、標引，建立自動(dòng)檢索系統，由計算機輔助進(jìn)行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、借閱利用、統計等，并實(shí)現檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò )化。 3、編制完善的檢索工具和提高系統的安全防范。
系統的安全性指的是保護系統的硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶(hù)權限管理。只有保證系統的安全順利運行，房地產(chǎn)檔案管理現代化的目標才能得以實(shí)現；否則一切都無(wú)從談起，因此做好系統的安全防范工作是重中之重。
4、由于電子檔案原始信息的長(cháng)期保存有待深入研究和探討，對電子檔案要定期進(jìn)行備份，防止數據信息損失。 房地產(chǎn)檔案管理現代化是不斷完善優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。
建設一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計算機基礎知識的專(zhuān)業(yè)隊伍，是實(shí)現房地產(chǎn)檔案管理現代化的關(guān)鍵。 。
5.怎樣做好住培教學(xué)的檔案工作
做好住培教學(xué)的檔案工作的方法如下：（1）應強化臨床教學(xué)工作的檔案意識檔案 是維護歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是國家各項事 業(yè)必不可少的重要環(huán)節。
它不僅是維護自身權 益的重要工具，也是規范管理的基礎；不僅是積 累和傳播知識的重要載體，也是開(kāi)展文化教育活 動(dòng)的重要素材；不僅是建立信用的重要工具，也 是開(kāi)展學(xué)科研究工作的可靠依據。 （2）要明白住培教學(xué)檔案應收集的內容教 學(xué)檔案是指在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，具有參考 使用價(jià)值，按照一定規律集中保存起來(lái)的各種文 字、圖表、聲像、電子數字化等不同載體形式的原 始資料。
具體收集范圍包括相關(guān)教學(xué)文本、聲像 資料、數字化電子信息資料及其與教學(xué)相關(guān)的各 類(lèi)實(shí)物。 如：①上級文件，教學(xué)相關(guān)的規章制度。
②教學(xué)機構成立，人事任免，經(jīng)費撥付等方面的 文件，關(guān)于教學(xué)工作安排的重要會(huì )議記錄。③教 學(xué)工作中長(cháng)期規劃，年度工作計劃，教學(xué)大綱，具 體教學(xué)活動(dòng)的策劃（方案、籌備會(huì )議等）、組織（參 與人員的職責分工、動(dòng)員及安排部署領(lǐng)導講話(huà)或 文件）、實(shí)施（講授人、主持人資料，課件內容，選用教材或參考資料，參加人員簽到表，教學(xué)活動(dòng) 情況的具體記錄如臨床教學(xué)的腳本，教學(xué)過(guò)程的 文字、錄像、照片等）、宣傳（各類(lèi)媒體的報道情 況）及總結（包括成績(jì)、經(jīng)驗、問(wèn)題、不足，對參與 學(xué)員的教學(xué)效果評價(jià)，對教師教學(xué)效果的評價(jià)， 對下一步教學(xué)活動(dòng)工作的啟示，改進(jìn)的思路和舉 措等）。
④典型教案、講稿、PPT等。⑤學(xué)員基本 信息管理。
包括學(xué)員基本信息表，教學(xué)計劃動(dòng)態(tài) 執行表，學(xué)員特殊情況記錄，學(xué)員受表彰、處罰， 受邀參加某項教學(xué)活動(dòng)等方面情況。學(xué)員參加 教學(xué)活動(dòng)的課程安排，考試考核、成績(jì)、試卷試 題、標準答案、質(zhì)量分析、教學(xué)日志等。
⑥教學(xué)工 作年度總結，教學(xué)工作重大活動(dòng)總結（如教學(xué)活 動(dòng)競賽、專(zhuān)項或綜合性技能操作訓練、重大教學(xué) 工作督導檢査活動(dòng)、主要領(lǐng)導對教學(xué)工作的檢查 指導情況、有關(guān)教學(xué)問(wèn)題和不足的整改工作情況 等），重要教學(xué)會(huì )議材料（包括會(huì )議通知、與會(huì )人 員簽到表、會(huì )議內容、會(huì )議紀要、會(huì )議之后各有關(guān) 部門(mén)的貫徹落實(shí)執行情況，會(huì )議宣傳報道及督導 檢查材料等）。 ⑦教學(xué)成果及教學(xué)研究、論文方 面的材料。
⑧教學(xué)改革有關(guān)材料。⑨教學(xué)師資有關(guān)材料（如參加過(guò)的師資培訓證明或證書(shū)，帶 教師資獲獎及受表彰的實(shí)物、文件或重要報道； 帶教師資在學(xué)術(shù)團體的任職情況，對帶教師資進(jìn) 行培訓、考試、考核、評估等方面的材料）。
⑩針 對教學(xué)工作制訂印發(fā)的重要規章、制度。?針對 教學(xué)硬件建設的規劃，重大教學(xué)設備的購置憑 證；重大教學(xué)設備的操作要求及規范等材料；教 學(xué)設備使用情況的記錄、相關(guān)技能培訓效果評估 記錄等。
?教學(xué)工作對外交流與合作的情況記 錄（合作備忘錄、合作協(xié)議、合作協(xié)議的執行情況 記錄）。 ?教學(xué)活動(dòng)專(zhuān)報、簡(jiǎn)報及領(lǐng)導批示等材 料。
?教學(xué)工作中產(chǎn)生的有重要價(jià)值的實(shí)物、照 片、音頻視頻載體等資料。（3）要認真做好檔案整理工作第一步：收集，要求相對齊全。
第二步：分類(lèi)，要求科學(xué)合理。第三步：甄別，要求取其精華。
第四步：編目，要求清晰有序。 第五步：保存，要求安全整齊。
（4）做好住培檔案的開(kāi)發(fā)與利用充分發(fā)揮 其憑證價(jià)值，證明自己的工作。發(fā)揮參考價(jià)值，為教學(xué)決策服務(wù)。
發(fā)揮資料價(jià)值，成為教學(xué)活案 例。發(fā)揮科研價(jià)值，探索教學(xué)新規律。
