檔案管理問答(檔案管理)
1.檔案管理基礎(chǔ)知識
檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務。
檔案學的內(nèi)容
檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務。
檔案學的研究內(nèi)容主要有檔案基礎(chǔ)理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應用五個方面。
檔案學基礎(chǔ)理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質(zhì)與結(jié)構(gòu)；檔案工作系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能及其與國家建設的關(guān)系，檔案法規(guī)體系結(jié)構(gòu)與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務、檔案學的體系結(jié)構(gòu)、檔案學與相關(guān)學科的關(guān)系、檔案學的研究方法等。
檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。其任務是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結(jié)前人檔案學研究成果的基礎(chǔ)上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。
檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調(diào)查的研究等。其任務是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務。
檔案工作應用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務是逐步實現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。
學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務。
2.檔案管理學的知識
一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。
（1）收集工作是檔案工作的起點；是檔案業(yè)務基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來說，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調(diào)查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、機關(guān)內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進行局部調(diào)整。
（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等幾個方面。
（2）檔案的整理應該充分利用原有基礎(chǔ)；原有基礎(chǔ)指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨立的機關(guān)或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。
全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。
全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。
4、全宗構(gòu)成的條件和立檔單位：形成全宗的機關(guān)，稱為立檔單位，又稱全宗的構(gòu)成者。一個機關(guān)就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個全宗。
（1）構(gòu)成條件：第一，可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；第三，設有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一[定的人事任免權(quán)。三個條件是統(tǒng)一的，是從不同側(cè)面反映一個單位的獨立性。
最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構(gòu)成一個立檔單位時，應當明確，機關(guān)的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。
有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實際上卻是一個獨立的機關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構(gòu)成一個全宗。（2）立檔單位。
5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關(guān)單位的增設、撤銷、合并以及機關(guān)名稱的改變、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。
研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。
人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯(lián)合全宗。
是若干獨立機關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。
（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應該注意全宗之間的相互聯(lián)系。
10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統(tǒng)計工作的一個具體的技術(shù)項目；B全宗在庫房內(nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號；C所有全宗一律按進館順序統(tǒng)一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實行等級分類編號，另外一部分全宗實行序時流水編號。
盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。
流水法，無。
3.如何管理好各種檔案
一、搞好檔案工作，領(lǐng)導重視是關(guān)鍵。
一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導的重視，才能使這項工作順利開展；如果領(lǐng)導不重視，許多具體的工作都會困難重重。領(lǐng)導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入領(lǐng)導的議事日程，是時代發(fā)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導的重視。如果只是一味的指責、埋怨領(lǐng)導不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。那么應如何發(fā)揮主觀能動性，去爭取領(lǐng)導重視檔案工作呢？
2.積極宣傳，使領(lǐng)導增強檔案意識。有些單位領(lǐng)導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位里不是生產(chǎn)一線，可有可無，對領(lǐng)導加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導看，次數(shù)多了，自然會在領(lǐng)導的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導看后受到啟發(fā)，并在實踐中力圖仿效。要經(jīng)常向領(lǐng)導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導和啟發(fā)領(lǐng)導重視檔案工作。要努力服務，作為一名檔案人員主要是及時地提供信息。使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務。
二.實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。
1.加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。
2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。
3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的服務于社會。
三、提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)，加強繼續(xù)教育。
檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。
4.檔案管理需要注意些什么
檔案管理工作要注意防止和克服“八重八輕”
一、重集中突擊，輕日常推進。上邊推一推，下邊動一動，突擊收集材料、突擊整理案卷、突擊改造保管條件，打殲滅戰(zhàn)較多，平時重視不夠，工作缺乏力度。
二、重達標定級單位，輕無達標升級單位。對有達標升級任務的單位檢查多、指導多，而對沒有達標升級任務的單位則不聞不問，工作開展不平衡。
三、重事前人員選配，輕事后人員培養(yǎng)。檔案工作人員出去學習、交流的機會少，大部分時間是單兵作戰(zhàn)，影響了視野、思路、工作的拓展。
四、重案卷整理，輕硬件建設。存在 “ 案卷質(zhì)量搞得好一些，硬件條件差不多就行 ” 的偏見，不愿在改善檔案保管條件上多投入，欠帳越來越多。
五、重檔案使用，輕材料收集。注意為選拔任免干部、落實干部政策、調(diào)整工資、解決待遇、辦理干部離退休等工作提供服務，但收集網(wǎng)絡不夠健全暢通，收集材料不夠齊全及時。
六、重經(jīng)驗管理，輕科學管理。有的檔案工作人員習慣于當 “ 保管員 “ ，滿足于手工接待查閱，應用微機等科技手段實行智能型管理不夠廣泛深入。
七、重制度建立，輕制度落實。注重建立健全規(guī)章制度，但執(zhí)行起來不夠嚴格，對領(lǐng)導和熟人較寬，對基層和陌生人較嚴。
八、重坐門等客，輕主動服務。被動接待查閱和收集材料多，你來我收，來多少收多少，但主動上門服務、收集材料較少
5.如何做好檔案管理工作
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。
本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。 關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 信息一體化1 新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景 隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。
首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。
以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。
檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關(guān)系。 檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
2 企業(yè)檔案存在的問題 2。1 企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則 企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進行了檔案的達標升級工作。
但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。 檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
2。2 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造 目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。
檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。 造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。
三是，領(lǐng)導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。 2。
3 檔案工作缺乏制度化的管理程序 當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。
企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。 此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。
由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。 四是檔案利用不規(guī)范。
檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。3 新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式 3。
1 信息一體化管理 信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。
信息中心在為企業(yè)服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證；另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務有關(guān)的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。
這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。3。
2 檔案一體化管理 檔案一體化就是利用計算機技術(shù)的強大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從制作、現(xiàn)行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達到文件與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳管理和利用效果。 從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學。
6.如何進行檔案管理
企業(yè)檔案工作規(guī)范 1范圍 本標準規(guī)定了企業(yè)開展檔案工作的體制和制度的要求，提出了檔案工作業(yè)務、檔案管理信息化、檔案工作設施設備配置等方面的規(guī)范。
本標準適用于企業(yè)和企業(yè)化管理的事業(yè)單位。 2 引用標準 下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。
凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
ISO 15489 《信息與文獻、文件管理》 GB/T 17678.1—1999 《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》 GB/T 11822—2000 《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》 GB/T 11821—2002 《照片檔案管理規(guī)范》 GB/T 18894—2002 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 DA/T 12—94 《全宗卷規(guī)范》 DA/T 13—94 《檔號編制規(guī)則》 DA/T 15—95 《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》 DA/T 18—1999 《檔案著錄規(guī)則》 DA/T 1 —2000 《檔案工作基本術(shù)語》 DA/T 22—2000 《歸檔文件整理規(guī)則》 DA/T 28—2002 《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 DA/T 31—2005 《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 DA/T 32—2005 《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》 JGJ 25—2000 《檔案館建筑設計規(guī)范》 3 術(shù)語與定義 下列術(shù)語和定義適用于本標準。 3.1 企業(yè)檔案 business archives 企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。
3.2 企業(yè)檔案工作 business archives work 企業(yè)在履行檔案管理職責過程中的活動。 3.3 三納入 three incorporation 將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導工作議事日程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟責任制或崗位責任制。
3.4 四參加 four participations 企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)。 3.5 四同步 four synchronizations 企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結(jié)與項目文件材料完成歸檔同步。
3.6 檔案信息化 archival informationisation 運用現(xiàn)代信息技術(shù)為主對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用。 4 檔案工作原則 4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工作。
企業(yè)檔案工作應以統(tǒng)一管理為原則，堅持資源整合和資源開發(fā)。 4.2 企業(yè)應在各項工作和活動中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務，滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。
4.3 企業(yè)檔案管理的方法與技術(shù)應適應企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理發(fā)展的需要，并以檔案管理信息化為發(fā)展方向。 5 檔案工作體制 5.1 組織系統(tǒng) 企業(yè)應建立分管檔案工作領(lǐng)導、各部門和項目負責人的檔案工作領(lǐng)導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡。
5.1.1 檔案工作領(lǐng)導 確定分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責人；確定檔案部門的負責人。 5.1.2 檔案部門 根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實際需要設置檔案部門。
檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導、檢查職能。 大型企業(yè)應設立具有獨立職能的檔案機構(gòu)。
5.1.3 檔案人員 根據(jù)工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。 5.2 工作職責 企業(yè)應對檔案工作職責進行劃分，明確企業(yè)、檔案部門、檔案工作領(lǐng)導、檔案人員和文件形成者責任。
5.2.1 企業(yè)職責 5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃。 5.2.1.2 將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責和有關(guān)人員崗位職責，并對分管領(lǐng)導、部門領(lǐng)導及有關(guān)人員進行考核。
5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預防突發(fā)事變及災害的發(fā)生，并隨技術(shù)進步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)和設施、設備保障。 5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規(guī)定向相應單位移交檔案。 5.2.2 檔案部門職責 5.2.2.1 貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。
5.2.2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃和負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。 5.2.2.3 指導本企業(yè)各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4 監(jiān)督、指導、檢查本企業(yè)所屬機構(gòu)（含境外機構(gòu)）的檔案工作。 5.3 崗位職責 5.3.1 分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導，統(tǒng)一領(lǐng)導本企業(yè)的檔案工作，負責審查批準檔案工作規(guī)劃、計劃，對企業(yè)依法開展檔案工作負總責。
5.3.2 各部門或項目檔案工作的負責人，負責審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、準確負責。 5.3.3 文件形成者應。
7.怎樣做好檔案管理
一、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負責檔案統(tǒng)計工作， 按要求填報檔案統(tǒng)計報表， 并做到迅速、真實、準確無誤。
二、對企業(yè)的各項工作資料應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。
三、企業(yè)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)， 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來進行管理。
五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統(tǒng)計
六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準確地登記檔案的移交和接收，作到帳表相符。
七、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導批準，否則不準摘抄、復印。
九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。
十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導人批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。
十一、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。
十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。
十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。
十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。
十七、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。
十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。
拓展資料：
檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。
由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。
檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結(jié)合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。
參考資料：檔案管理-百度百科
