檔案管理問答(檔案管理)
1.檔案管理基礎知識
檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務。
檔案學的內(nèi)容
檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務。
檔案學的研究內(nèi)容主要有檔案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應用五個方面。
檔案學基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質(zhì)與結構；檔案工作系統(tǒng)的結構、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結構、功能及其與國家建設的關系，檔案法規(guī)體系結構與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務、檔案學的體系結構、檔案學與相關學科的關系、檔案學的研究方法等。
檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。其任務是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學研究成果的基礎上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。
檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調(diào)查的研究等。其任務是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務。
檔案工作應用技術研究。包括檔案保護技術研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術、有害生物防治技術和修復技術的研究；檔案縮微復制技術研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務是逐步實現(xiàn)檔案管理技術現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。
學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務。
2.檔案管理學的知識
一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。
（1）收集工作是檔案工作的起點；是檔案業(yè)務基礎工作中的基礎；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來說，它直接關系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調(diào)查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、機關內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進行局部調(diào)整。
（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等幾個方面。
（2）檔案的整理應該充分利用原有基礎；原有基礎指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨立的機關或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。
全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。
全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。
4、全宗構成的條件和立檔單位：形成全宗的機關，稱為立檔單位，又稱全宗的構成者。一個機關就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構成一個全宗。
（1）構成條件：第一，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；第三，設有管理人事的機構或人員，并有一[定的人事任免權。三個條件是統(tǒng)一的，是從不同側面反映一個單位的獨立性。
最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構成一個立檔單位時，應當明確，機關的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。
有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實際上卻是一個獨立的機關，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構成一個全宗。（2）立檔單位。
5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關單位的增設、撤銷、合并以及機關名稱的改變、職權范圍和隸屬關系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。
研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關系性質(zhì)和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學家、作家、藝術家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。
人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構成者個人、家庭、家族有關的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯(lián)合全宗。
是若干獨立機關形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。
（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應該注意全宗之間的相互聯(lián)系。
10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統(tǒng)計工作的一個具體的技術項目；B全宗在庫房內(nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號；C所有全宗一律按進館順序統(tǒng)一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實行等級分類編號，另外一部分全宗實行序時流水編號。
盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。
流水法，無。
3.如何管理好各種檔案
一、搞好檔案工作，領導重視是關鍵。
一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；如果領導不重視，許多具體的工作都會困難重重。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入領導的議事日程，是時代發(fā)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。如果只是一味的指責、埋怨領導不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領導的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。那么應如何發(fā)揮主觀能動性，去爭取領導重視檔案工作呢？
2.積極宣傳，使領導增強檔案意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位里不是生產(chǎn)一線，可有可無，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關文件、材料給領導看，次數(shù)多了，自然會在領導的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發(fā)，并在實踐中力圖仿效。要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導和啟發(fā)領導重視檔案工作。要努力服務，作為一名檔案人員主要是及時地提供信息。使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務。
二.實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。
1.加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。
2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。
3.利用現(xiàn)代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的服務于社會。
三、提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)，加強繼續(xù)教育。
檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。
4.檔案管理需要注意些什么
檔案管理工作要注意防止和克服“八重八輕”
一、重集中突擊，輕日常推進。上邊推一推，下邊動一動，突擊收集材料、突擊整理案卷、突擊改造保管條件，打殲滅戰(zhàn)較多，平時重視不夠，工作缺乏力度。
二、重達標定級單位，輕無達標升級單位。對有達標升級任務的單位檢查多、指導多，而對沒有達標升級任務的單位則不聞不問，工作開展不平衡。
三、重事前人員選配，輕事后人員培養(yǎng)。檔案工作人員出去學習、交流的機會少，大部分時間是單兵作戰(zhàn)，影響了視野、思路、工作的拓展。
四、重案卷整理，輕硬件建設。存在 “ 案卷質(zhì)量搞得好一些，硬件條件差不多就行 ” 的偏見，不愿在改善檔案保管條件上多投入，欠帳越來越多。
五、重檔案使用，輕材料收集。注意為選拔任免干部、落實干部政策、調(diào)整工資、解決待遇、辦理干部離退休等工作提供服務，但收集網(wǎng)絡不夠健全暢通，收集材料不夠齊全及時。
六、重經(jīng)驗管理，輕科學管理。有的檔案工作人員習慣于當 “ 保管員 “ ，滿足于手工接待查閱，應用微機等科技手段實行智能型管理不夠廣泛深入。
七、重制度建立，輕制度落實。注重建立健全規(guī)章制度，但執(zhí)行起來不夠嚴格，對領導和熟人較寬，對基層和陌生人較嚴。
八、重坐門等客，輕主動服務。被動接待查閱和收集材料多，你來我收，來多少收多少，但主動上門服務、收集材料較少
5.如何做好檔案管理工作
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。
本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。 關鍵詞：檔案管理 問題 信息一體化1 新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構背景 隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。
首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。
以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。
檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關系。 檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
2 企業(yè)檔案存在的問題 2。1 企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則 企業(yè)檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。
但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。 檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
2。2 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造 目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。
檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。 造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。
三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。 2。
3 檔案工作缺乏制度化的管理程序 當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。
企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。 此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。
由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。 四是檔案利用不規(guī)范。
檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。3 新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式 3。
1 信息一體化管理 信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。
信息中心在為企業(yè)服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證；另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。
這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。3。
2 檔案一體化管理 檔案一體化就是利用計算機技術的強大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從制作、現(xiàn)行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達到文件與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳管理和利用效果。 從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學。
6.如何進行檔案管理
企業(yè)檔案工作規(guī)范 1范圍 本標準規(guī)定了企業(yè)開展檔案工作的體制和制度的要求，提出了檔案工作業(yè)務、檔案管理信息化、檔案工作設施設備配置等方面的規(guī)范。
本標準適用于企業(yè)和企業(yè)化管理的事業(yè)單位。 2 引用標準 下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。
凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
ISO 15489 《信息與文獻、文件管理》 GB/T 17678.1—1999 《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》 GB/T 11822—2000 《科學技術檔案案卷構成的一般要求》 GB/T 11821—2002 《照片檔案管理規(guī)范》 GB/T 18894—2002 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 DA/T 12—94 《全宗卷規(guī)范》 DA/T 13—94 《檔號編制規(guī)則》 DA/T 15—95 《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》 DA/T 18—1999 《檔案著錄規(guī)則》 DA/T 1 —2000 《檔案工作基本術語》 DA/T 22—2000 《歸檔文件整理規(guī)則》 DA/T 28—2002 《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 DA/T 31—2005 《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》 DA/T 32—2005 《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》 JGJ 25—2000 《檔案館建筑設計規(guī)范》 3 術語與定義 下列術語和定義適用于本標準。 3.1 企業(yè)檔案 business archives 企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。
3.2 企業(yè)檔案工作 business archives work 企業(yè)在履行檔案管理職責過程中的活動。 3.3 三納入 three incorporation 將檔案工作納入企業(yè)領導工作議事日程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關人員的經(jīng)濟責任制或崗位責任制。
3.4 四參加 four participations 企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)。 3.5 四同步 four synchronizations 企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。
3.6 檔案信息化 archival informationisation 運用現(xiàn)代信息技術為主對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用。 4 檔案工作原則 4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎工作。
企業(yè)檔案工作應以統(tǒng)一管理為原則，堅持資源整合和資源開發(fā)。 4.2 企業(yè)應在各項工作和活動中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務，滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。
4.3 企業(yè)檔案管理的方法與技術應適應企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理發(fā)展的需要，并以檔案管理信息化為發(fā)展方向。 5 檔案工作體制 5.1 組織系統(tǒng) 企業(yè)應建立分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網(wǎng)絡。
5.1.1 檔案工作領導 確定分管檔案工作的企業(yè)領導；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責人；確定檔案部門的負責人。 5.1.2 檔案部門 根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實際需要設置檔案部門。
檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導、檢查職能。 大型企業(yè)應設立具有獨立職能的檔案機構。
5.1.3 檔案人員 根據(jù)工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。 5.2 工作職責 企業(yè)應對檔案工作職責進行劃分，明確企業(yè)、檔案部門、檔案工作領導、檔案人員和文件形成者責任。
5.2.1 企業(yè)職責 5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃。 5.2.1.2 將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門領導及有關人員進行考核。
5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預防突發(fā)事變及災害的發(fā)生，并隨技術進步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術和設施、設備保障。 5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規(guī)定向相應單位移交檔案。 5.2.2 檔案部門職責 5.2.2.1 貫徹國家有關檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度。
5.2.2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃和負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。 5.2.2.3 指導本企業(yè)各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4 監(jiān)督、指導、檢查本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。 5.3 崗位職責 5.3.1 分管檔案工作的企業(yè)領導，統(tǒng)一領導本企業(yè)的檔案工作，負責審查批準檔案工作規(guī)劃、計劃，對企業(yè)依法開展檔案工作負總責。
5.3.2 各部門或項目檔案工作的負責人，負責審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、準確負責。 5.3.3 文件形成者應。
7.怎樣做好檔案管理
一、檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負責檔案統(tǒng)計工作， 按要求填報檔案統(tǒng)計報表， 并做到迅速、真實、準確無誤。
二、對企業(yè)的各項工作資料應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。
三、企業(yè)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術， 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關保密的制度和企業(yè)流程來進行管理。
五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統(tǒng)計
六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準確地登記檔案的移交和接收，作到帳表相符。
七、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經(jīng)領導批準，否則不準摘抄、復印。
九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。
十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領導人批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。
十一、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關領導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。
十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。
十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。
十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。
十七、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。
十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。
拓展資料：
檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。
由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產(chǎn)生新的影響。
檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結構即根據(jù)這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。
參考資料：檔案管理-百度百科
