記賬憑證是登記賬簿的依據,正確填制記賬憑證,是保證賬簿記錄正確的基礎。做憑證是會(huì )計核算工作的起點(diǎn),也是會(huì )計人員最基本的工作內容。
一、憑證制作的分工
記賬憑證根據業(yè)務(wù)內容不同可以進(jìn)行不同的分類(lèi),以便于會(huì )計核算和工作分工。通常轉賬憑證由會(huì )計人員制作,涉及現金、銀行存款的憑證由出納制作,也可由會(huì )計人員制作全部憑證,各單位應根據實(shí)際情況決定分工。以前的教材中曾出現過(guò),出納只做一半記賬憑證的說(shuō)法,出納整理其手中的原始憑證,分類(lèi)后做記賬憑證,但只記現金或銀行存款科目,即只做一半記賬憑證,對應的科目則由主管會(huì )計制作。這種做法在手工記賬模式下可行?但電算化環(huán)境下變得不可行——一般財務(wù)軟件要求會(huì )計憑證必須借貸相等,只做一半的憑證是沒(méi)法向下傳遞的。所以建議可以根據出納人員的業(yè)務(wù)能力確定是否由出納制作涉及現金及銀行存款的憑證。
二、記賬憑證制作要求
1、日期的填寫(xiě)。現金收付記賬憑證的日期以辦理收付現金的日期填寫(xiě),銀行付款業(yè)務(wù)的記賬憑證,一般以財會(huì )部門(mén)開(kāi)出付款單據的日期或承付的日期填寫(xiě),銀行收款業(yè)務(wù)的記賬憑證,一般按銀行進(jìn)賬單或銀行受理回執的戳記日期填寫(xiě),月末結轉的業(yè)務(wù),按當月最后一天的日期填制。 2、摘要的填寫(xiě)。記賬憑證的摘要欄既是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)要說(shuō)明?又是登記賬簿的需要。要真實(shí)準確?簡(jiǎn)明扼要?書(shū)寫(xiě)整潔。電算化環(huán)境下?記賬憑證摘要的內,會(huì )直接作為三欄明細賬、多欄明細賬的摘要出現。制作憑證時(shí)應根據業(yè)務(wù)內容及會(huì )計科目不同,適當填寫(xiě)摘要內容。實(shí)務(wù)中常見(jiàn)的多個(gè)科目摘要不變的方法是不可取的。
3.會(huì )計科目選擇。會(huì )計科目的選擇應根據業(yè)務(wù)內容合理確定。記賬憑證中,?應借、應貸的賬戶(hù)必須保持清晰的對應關(guān)系。
4.金額的填寫(xiě)。記賬憑證的金額必須與原始憑證的金額相符。
5.記賬憑證附件張數的計算。除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證之外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。附件張數的計算方法有兩種:?一種是按構成記賬憑證金額的原始憑證計算張數,如轉賬業(yè)務(wù)原始憑證的張數計算。二是以所附原始憑證的自然張數為準,即凡與經(jīng)濟業(yè)務(wù)內容相關(guān)的每一張憑證,都作為記賬憑證的附件。
6.記賬憑證的分類(lèi)和編號。會(huì )計人員應及時(shí)對記賬憑證予以編號。記賬憑證無(wú)論是全部作為一類(lèi)編號,還是按收、付、轉編號?均按月從“1”開(kāi)始順序編號,不得跳號、重號。
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