會(huì )展會(huì )議(如何做好一場(chǎng)大型會(huì )議會(huì )展策劃)
1.如何做好一場(chǎng)大型會(huì )議會(huì )展策劃
1. 展會(huì )活動(dòng)策劃準備。在這一個(gè)時(shí)期，是關(guān)于展會(huì )活動(dòng)的項目創(chuàng )建、預算、場(chǎng)地的預定、宣傳推廣、項目管理等工作。這是這場(chǎng)大型展會(huì )活動(dòng)的最大的一個(gè)任務(wù)部分，需要花大量精力去準備和完成。
2. 在展會(huì )活動(dòng)策劃期間學(xué)會(huì )使用一些方法。意思是在這活動(dòng)策劃周期內，如果不做好每一個(gè)部分的策劃，也許你會(huì )在策劃的后期越來(lái)越多需要處理的事情。合理的一些方法能加速你的活動(dòng)策劃過(guò)程。
3. 在展會(huì )活動(dòng)策劃的中期，你需要管理和協(xié)調你的團隊和資源。模擬一些展會(huì )活動(dòng)期間可能會(huì )發(fā)生的時(shí)間，并且對這些事件做出相應的解決方案，這是一個(gè)需要做好安排和協(xié)調的時(shí)期。
4. 大型展會(huì )活動(dòng)策劃也應該包括展會(huì )活動(dòng)結束后的安排。在活動(dòng)結束后，總結評估展會(huì )活動(dòng)，并做成報告。雖然活動(dòng)后期可能工作相對沒(méi)有那么多，比較放松，但是后期總結也對展會(huì )活動(dòng)策劃有非常大的作用。
5. 在你充分了解大型展會(huì )活動(dòng)策劃周期之后，可以制作相應的展會(huì )活動(dòng)策劃時(shí)間表，會(huì )使你的整場(chǎng)展會(huì )活動(dòng)更協(xié)調更完美。
2.如何進(jìn)行會(huì )議會(huì )展策劃流程安排
會(huì )展策劃流程分析一共分為六點(diǎn)：包括市場(chǎng)調研，策劃方案的撰寫(xiě)，培訓，材料制作，展臺布置，相關(guān)服務(wù)，活動(dòng)評估。
會(huì )展策劃流程一：對企業(yè)進(jìn)行有針對性的市場(chǎng)調研
收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動(dòng)資料。對收集的資料要分類(lèi)編排，結集歸檔。
會(huì )展策劃流程二：制定詳細完整的會(huì )展策劃方案。
確定會(huì )展的目標市場(chǎng)，會(huì )展的規模，展品的選擇，評估觀(guān)眾數量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預算。
會(huì )展策劃流程三：實(shí)施前的培訓。
讓全體的實(shí)施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實(shí)施方案的工作、方法、步驟和技巧。
會(huì )展策劃流程四：印刷材料的設計制作。
利用會(huì )展的會(huì )刊、展前快訊、媒體報道等手段來(lái)進(jìn)行前期宣傳，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標客戶(hù)。
會(huì )展策劃流程五：展臺的布置及展示。
設備的調試安裝，展臺的人員配備。
會(huì )展策劃流程六：相關(guān)的會(huì )展服務(wù)。
根據參加會(huì )議者的具體情況以及人數多少安排相應的車(chē)輛；根據參會(huì )人員的喜好，預定各種形式的餐會(huì )，推薦不同的用餐地點(diǎn)；根據參會(huì )人員的喜好，為您設計不同的休閑方式，設計專(zhuān)門(mén)的旅游線(xiàn)路，介紹下榻酒店附近的娛樂(lè )設施。
會(huì )展策劃流程七：做好對活動(dòng)的評估。
開(kāi)好總結會(huì )，做好善后公關(guān)工作。
3.展會(huì )策劃案具體怎么寫(xiě)
第一部分 會(huì )展預備階段的文案
第一節 會(huì )展預備階段的文案簡(jiǎn)介
一、會(huì )展預備階段的文案的概念：
會(huì )展預備階段的文案是指一次會(huì )展從確定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽項目立項策劃一直到會(huì )展正式開(kāi)幕前的預先準備階段涉及到的所有文本文案。
二、會(huì )展預備階段的文案種類(lèi)：
一般來(lái)說(shuō)，會(huì )展預備階段的文案包括展會(huì )立項策劃書(shū)、展會(huì )項目立項可行性研究報告、參展說(shuō)明書(shū)、展會(huì )招展方案、展會(huì )招展函、招展進(jìn)度計劃、觀(guān)眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會(huì )費用預算表、展會(huì )宣傳推廣計劃、廣告文案等。
第二節 會(huì )展預備階段的文案寫(xiě)作
一、《展會(huì )立項策劃書(shū)》的寫(xiě)作
（一）《展會(huì )立項策劃書(shū)》的概念：
所謂展會(huì )立項策劃，就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會(huì )的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規劃，設計出展覽會(huì )的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會(huì )的初步規劃內容， 主要包括：展會(huì )名稱(chēng)和地點(diǎn)、辦展機構、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì )規模、展會(huì )定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會(huì )進(jìn)度計劃.現場(chǎng)管理計劃、相關(guān)活動(dòng)計劃等。
《展會(huì )立項策劃書(shū)》是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì )而提出的一套辦展規劃、策略和方法，它是對以上各項內容的歸納和總結。
（二） 展會(huì )立項策劃書(shū)的內容結構：
一般地，《展會(huì )立項策劃書(shū)》主要包括以下內容：
1、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：包括對展會(huì )展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會(huì )的情況的分析，對展會(huì )舉辦地市場(chǎng)的分析等。
2、提出展會(huì )的基本框架：包括展會(huì )的名稱(chēng)和舉辦地點(diǎn)、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會(huì )規模和展會(huì )定位等。
3、展會(huì )價(jià)格及初步預算方案。
4、展會(huì )工作人員分工計劃。
5、展會(huì )招展計劃
6、展會(huì )招商計劃。
7、展會(huì )宣傳推廣計劃。
8、展會(huì )籌備進(jìn)度計劃。
9、展會(huì )服務(wù)商安排計劃。
10、展會(huì )開(kāi)幕和現場(chǎng)管理計劃。
11、展會(huì )期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計劃。
12、展會(huì )結算計劃。
（三） 展會(huì )立項策劃書(shū)的寫(xiě)作要求：
1. 展會(huì )名稱(chēng)
展覽會(huì )的名稱(chēng)一般包括三個(gè)方面的內容：基本部分、限定部分和行業(yè)標識。如“第93屆中國出口商品交易會(huì )”，如果按上述三個(gè)內容對號入座，則基本部分是“交易會(huì )”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業(yè)標識是“出口商品”。
下面分別對這三個(gè)內容作一些說(shuō)明：
4.如何做好一場(chǎng)大型會(huì )議會(huì )展策劃
展會(huì )活動(dòng)策劃準備。
在這一個(gè)時(shí)期，是關(guān)于展會(huì )活動(dòng)的項目創(chuàng )建、預算、場(chǎng)地的預定、宣傳推廣、項目管理等工作。這是這場(chǎng)大型展會(huì )活動(dòng)的最大的一個(gè)任務(wù)部分，需要花大量精力去準備和完成。
在展會(huì )活動(dòng)策劃期間學(xué)會(huì )使用一些方法。意思是在這活動(dòng)策劃周期內，如果不做好每一個(gè)部分的策劃，也許你會(huì )在策劃的后期越來(lái)越多需要處理的事情。
合理的一些方法能加速你的活動(dòng)策劃過(guò)程。在展會(huì )活動(dòng)策劃的中期，你需要管理和協(xié)調你的團隊和資源。
模擬一些展會(huì )活動(dòng)期間可能會(huì )發(fā)生的時(shí)間，并且對這些事件做出相應的解決方案，這是一個(gè)需要做好安排和協(xié)調的時(shí)期。大型展會(huì )活動(dòng)策劃也應該包括展會(huì )活動(dòng)結束后的安排。
在活動(dòng)結束后，總結評估展會(huì )活動(dòng)，并做成報告。雖然活動(dòng)后期可能工作相對沒(méi)有那么多，比較放松，但是后期總結也對展會(huì )活動(dòng)策劃有非常大的作用。
在你充分了解大型展會(huì )活動(dòng)策劃周期之后，可以制作相應的展會(huì )活動(dòng)策劃時(shí)間表，會(huì )使你的整場(chǎng)展會(huì )活動(dòng)更協(xié)調更完美。
5.有誰(shuí)會(huì )寫(xiě)會(huì )展策劃方案
會(huì )展策劃方案 前 言 會(huì )展經(jīng)濟，是通過(guò)舉辦各種形式的展覽、展銷(xiāo)，帶來(lái)直接或間接經(jīng)濟效益和社會(huì )效益的一種經(jīng)濟現象和經(jīng)濟行為。
會(huì )展經(jīng)濟是市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，也是市場(chǎng)經(jīng)濟競爭中對信息交流的迫切要求。不管你留意未留意，以各種名義諸如房博會(huì )、汽車(chē) 前言 會(huì )展經(jīng)濟，是通過(guò)舉辦各種形式的展覽、展銷(xiāo)，帶來(lái)直接或間接經(jīng)濟效益和社會(huì )效益的一種經(jīng)濟現象和經(jīng)濟行為。
會(huì )展經(jīng)濟是市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，也是市場(chǎng)經(jīng)濟競爭中對信息交流的迫切要求。 不管你留意未留意，以各種名義諸如房博會(huì )、汽車(chē)展的會(huì )展業(yè)已大步走進(jìn)我們的日常生活。
“會(huì )展經(jīng)濟”它已被視為城市經(jīng)濟增長(cháng)的“助推器”。 春暖花開(kāi)，萬(wàn)物復蘇，又是一年播種希望的日子，對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，也是振作精神，一展宏圖大志的好時(shí)間。
現在，萬(wàn)眾期待的“五一黃金周”即將來(lái)臨，人們休閑購物的黃金潮又將再一次涌動(dòng)，對于大型會(huì )展活動(dòng)的期待與關(guān)注的熱情將再一次升溫。因此，臨近五一可以說(shuō)是各位商家不可錯過(guò)的機遇，既是舉辦各類(lèi)促銷(xiāo)活動(dòng)的黃金時(shí)間，也是商家占領(lǐng)市場(chǎng)、擴大份額的最佳時(shí)機。
以“春煦巴黎 花樣人生”為主題的非常藝廊·雅居春季嘉年華，就是借黃金周的東風(fēng)，探索會(huì )展經(jīng)濟的新路子，為花都商家搭建一個(gè)可以共享的平臺。在這個(gè)平臺，既可以演出各種精彩的文藝節目，大大豐富人們的業(yè)余生活，為各位商家建立一個(gè)親民、愛(ài)民的形象，進(jìn)一步提高商家的美譽(yù)度；又可以聚集人氣，形成旺盛的買(mǎi)場(chǎng)，刺激人們的消費，促進(jìn)銷(xiāo)售。
“春煦巴黎 花樣人生”――非常藝廊·雅居春季嘉年華，將是2005年萬(wàn)眾期待的花都會(huì )展業(yè)大事。 第一部分：活動(dòng)概述 擬由雅居樂(lè )集團主辦，廣州市藝廊裝飾有限公司協(xié)辦，廣州市智勇廣告有限公司承辦的“春煦巴黎 花樣人生”――非常非常藝廊·雅居春季嘉年華活動(dòng)，將于2005年4月23---24日或5月黃金周在雅居樂(lè )花樣巴黎舉行。
本次活動(dòng)設置兩大區域：商品展示區和休閑娛樂(lè )表演區。商品展示區給商家用于商品展示、商品交易；休閑娛樂(lè )表演區用于舉辦各種娛樂(lè )活動(dòng)、抽獎、游戲。
本次活動(dòng)在新世紀廣場(chǎng)設置免費中巴專(zhuān)線(xiàn)，鼓勵人們到現場(chǎng)參與活動(dòng)。 第二部分：活動(dòng)主題 “春煦巴黎 花樣人生” 主題解析： 1、暗含“巴黎”與“花樣”，組合而成“花樣巴黎”，巧妙地點(diǎn)明活動(dòng)地點(diǎn)； 2、“春煦”二字，點(diǎn)明活動(dòng)時(shí)間為春季，迎合活動(dòng)地點(diǎn)――“花樣巴黎”的推廣氛圍-浪漫主義情調； 3、能夠表達出參展商參與活動(dòng)的喜悅心情； 4、格調高雅、抒情、生動(dòng)易于傳播，影響深遠。
第三部分：活動(dòng)目的 本次活動(dòng)須達到如下幾點(diǎn)的目的： 1、營(yíng)造雅居樂(lè )優(yōu)雅生活品位； 2、培育業(yè)主身份尊崇的心理， 3、滿(mǎn)足業(yè)主日常生活的需求， 4、傳播雅居樂(lè )最新動(dòng)態(tài)信息； 5、樹(shù)立藝廊裝飾良好的企業(yè)形象。 第四部分：活動(dòng)時(shí)間與地點(diǎn) 活動(dòng)時(shí)間：2005年4月23---24日或5月黃金周 活動(dòng)地點(diǎn)：雅居樂(lè )花樣巴黎 第五部分：合作與活動(dòng)方式 大型嘉年華會(huì )，融商品展示與休閑娛樂(lè )于一體的大型會(huì )展活動(dòng)。
由雅居樂(lè )公司審定方案，提供場(chǎng)地，負責報批，提供現場(chǎng)協(xié)調和維持秩序的人員，但不投入資金；廣州市藝廊裝飾投入前期啟動(dòng)資金，確保在現場(chǎng)同類(lèi)企業(yè)的唯一性；廣州市智勇廣告負責整體方案策劃，整體宣傳，活動(dòng)運作。 同時(shí)確定主辦單位為雅居樂(lè )集團、協(xié)辦單位為廣州市藝廊裝飾有限公司，承辦單位為廣州市智勇廣告有限公司，聯(lián)合協(xié)辦單位為各參展商，諸如家居類(lèi)——裝飾裝修、建材、家具銷(xiāo)售、窗簾布藝、園林綠化等公司；家電類(lèi)——家電廣場(chǎng)、空調、音響、電腦等公司；生活類(lèi)——通訊、飲水、學(xué)校、車(chē)輛、服飾、保險等公司等。
第六部分：推廣與招商方案 協(xié)調各方關(guān)系，總體方案確定以后，由廣州市藝廊裝飾有限公司全面負責活動(dòng)的招商工作，廣州市智勇廣告有限公司提供協(xié)作。 招商日程安排： 方案確定后至活動(dòng)舉行前一天（擬于4.10-4.23日）； 招商對象： 家居類(lèi)——建材、家具銷(xiāo)售、窗簾布藝、園林綠化等公司； 家電類(lèi)——家電廣場(chǎng)、空調、音響、電腦等公司； 生活類(lèi)——通訊、飲水、學(xué)校、車(chē)輛、服飾、保險等公司等。
l 以上招商在執行過(guò)程中保持同類(lèi)企業(yè)的唯一性。 參展數量與形式： 參展商總量保持在15家左右，參展商可以進(jìn)行實(shí)物展銷(xiāo)、形象展示，在參展過(guò)程中要體現出現場(chǎng)促銷(xiāo)的“實(shí)惠性”，確確實(shí)實(shí)為雅居樂(lè )業(yè)主和前來(lái)參與的活動(dòng)其它客戶(hù)提供與其它時(shí)間相比的“實(shí)惠”，竭力促進(jìn)現場(chǎng)成交，活躍現場(chǎng)氣氛。
促銷(xiāo)手段視商家的具體情況而定，但要求，每位參展必須提供50份價(jià)值50元的禮品，以便現場(chǎng)活動(dòng)免費贈送給業(yè)主和觀(guān)眾。 第七部分：活動(dòng)內容及安排表 （可視具體情況進(jìn)行調整） 日期 時(shí) 間 活動(dòng) 安 排 4 月 23 日 9:30——9:35 主持人宣布參展名單，介紹活動(dòng)內容。
9:35——9:45 參展商講話(huà)，推介產(chǎn)品及服務(wù)。 9:45――12:00 大型舞蹈 12:00-----13:00 節目演出，包括房模、車(chē)模表演，燒烤，小吃、互動(dòng)游戲、鋼琴演奏、男女聲獨唱與合唱。
13:00——14:50 節目演出，包括房模、車(chē)模表演，燒烤，小吃、互動(dòng)游戲、鋼琴演奏、大型舞蹈、男女。
6.有誰(shuí)能提供個(gè)會(huì )展策劃的方案
設計流程 1. 對企業(yè)進(jìn)行有針對性的市場(chǎng)調研 收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動(dòng)資料。
對收集的資料分類(lèi)編排，結集歸檔。 2. 制定詳細完整的會(huì )展策劃方案 確定會(huì )展的目標市場(chǎng)、會(huì )展的規模、展品的選擇，評估觀(guān)眾數量的多少和展覽面積的大小以及參展的費用預算。
3. 實(shí)施前的培訓 讓全體的實(shí)施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實(shí)施方案的工作方法、步驟和技巧。 4. 印刷材料的設計制作 利用會(huì )展的會(huì )刊、展前快訊、媒體報道等手段來(lái)進(jìn)行前期宣傳，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標客戶(hù)。
5. 展臺的布置及展示 設備的調試安裝，展臺的人員配備。 6. 相關(guān)的會(huì )展服務(wù) 根據參加會(huì )議者的具體情況以及人數多少安排相應的車(chē)輛；根據參會(huì )人員的喜好，預定各種形式的餐會(huì )，推薦不同的用餐地點(diǎn)；根據參會(huì )人員的喜好，為其設計不同的休閑方式，設計專(zhuān)門(mén)的旅游線(xiàn)路，介紹下榻酒店附近的娛樂(lè )設施。
7. 做好對活動(dòng)的評估 開(kāi)好總結會(huì )，做好善后公關(guān)工作。 會(huì )展服務(wù)項目 視聽(tīng)設備租賃，展示道具制作，展廳專(zhuān)賣(mài)裝潢，舞臺設計燈光表演，花草租賃，美工制作，拆裝運輸，大型倉儲，大型活動(dòng)安排，禮儀，司儀，各地巡演，舞臺制作、租賃。
編輯本段會(huì )展籌劃細節 （一） 邀請 不管什么樣的會(huì )議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象（客戶(hù)）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。
通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執處理、確認通知等3個(gè)程序。 1. 信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品（包括邀請信函、組織文件、會(huì )議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。
通常的信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會(huì )議（展）企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對會(huì )展的期望。 2. 回執——對于主辦者來(lái)說(shuō)，回執是對會(huì )展企劃活動(dòng)成功與否的判定標志之一。
回執收到后，通常需要統計（回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿(mǎn)的，應當包括如下信息——明確的人數、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預計到達目的地的時(shí)間、迎送要求等等）和確認回執有效（通常以會(huì )務(wù)費用是否交納為標志），接下來(lái)需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出。 3. 回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡(luò )或者電話(huà)均可。
回執需要注意的是，如果會(huì )展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會(huì )展的有序安排會(huì )起到很大幫助。確認通知——如果會(huì )務(wù)費用確認或者有其他方式可以確認，需要發(fā)出確認通知。
同時(shí)發(fā)出的應該還有會(huì )展的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì )展注意事項等。 （二） 簽到與入住安排 如果是小型商務(wù)會(huì )議，簽到相對簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。
但如果是大型會(huì )議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會(huì )議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會(huì )議如果想要簽到過(guò)程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封（內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會(huì )議（展覽）須知、會(huì )議（展覽）詳細日程、考察線(xiàn)路及參與方式、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費標準、返程預定及確認、會(huì )務(wù)交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。
一般情況下，簽到服務(wù)人員應該不少于6人——工作時(shí)間應該根據會(huì )展參與人員抵達時(shí)間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。
（三） 餐飲安排 一般而言，展覽不統一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶(hù)除外），會(huì )議通常統一安排餐飲。 餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。
類(lèi)別有中式、西式及清真系列。 統一安排餐飲的會(huì )議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制（很多酒店對于自助餐的開(kāi)設有就餐人數的最低要求），可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。
圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會(huì )議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題有：開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類(lèi)及付款等。
需要提醒的是，會(huì )議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開(kāi)席的做法，以保證就餐者的權益。
（四） 秘書(shū)服務(wù) 所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì )展主辦方提供各類(lèi)文秘、勤雜、臨時(shí)采購、臨時(shí)司乘、向導等服務(wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預算時(shí)通常按類(lèi)別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類(lèi)別計算。
如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò )人互相簽單認可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。
7.如何組織大型會(huì )展
在策劃活動(dòng)之前，首先要明確何為活動(dòng).對于大型公眾活動(dòng)的定義是：有目的，有計劃，有步驟的組織眾多人參與的社會(huì )協(xié)調行為叫做大型公眾活動(dòng)，也稱(chēng)為"大型活動(dòng)"，"專(zhuān)題活動(dòng)"，是公共關(guān)系專(zhuān)業(yè)常用的技術(shù)手段.會(huì )展本身亦是大型公眾活動(dòng)常見(jiàn)的一種形式.而本文研究的對象——大型會(huì )展中的活動(dòng)，則需要在此基礎上加一個(gè)限定概念，即在一個(gè)大型會(huì )展期間舉辦的公眾活動(dòng).為其下一個(gè)粗略的定義——在會(huì )展期間，為了增加會(huì )展效果而進(jìn)行的有目的，有計劃，有步驟的組織眾多人參與的協(xié)調行為.活動(dòng)的特點(diǎn)為：鮮明的目的性，廣泛的社會(huì )性，嚴密的操作性，高投資性.這些特性決定了其策劃是一項需要花去大量時(shí)間和精力的工作，以便在實(shí)施活動(dòng)策劃時(shí)，達到最佳效果. （二）活動(dòng)策劃的定義與特點(diǎn) 活動(dòng)策劃包括五個(gè)基本要素，即時(shí)間，地點(diǎn)，人員，主題和流程.其中，人員包括活動(dòng)主辦，協(xié)辦（聯(lián)辦），承辦，贊助等方面的相關(guān)機構與工作人員；主題包括該次活動(dòng)的主要目的，中心任務(wù)和意義；流程則指按照日程順序和人員分工來(lái)安排活動(dòng)的分項目.又可說(shuō)活動(dòng)策劃是策劃人員根據活動(dòng)組織目的的要求，調查會(huì )展現狀，分析現有條件，為活動(dòng)設計切實(shí)可行的行動(dòng)方案的過(guò)程.策劃活動(dòng)的特點(diǎn)歸納為以下四點(diǎn)：策劃有一定的目的性，有組織地；基于對會(huì )展背景的了解；有一個(gè)研究，分析的過(guò)程；一個(gè)制訂行動(dòng)方案的過(guò)程.策劃此類(lèi)活動(dòng)必須依據一些既定的原則. 1.活動(dòng)的主題與形式必須符合展會(huì )的需要.雖然說(shuō)一個(gè)活動(dòng)富有創(chuàng )意的話(huà)，可以吸引到觀(guān)眾的注意，但是仍然要與會(huì )展的大環(huán)境保持一致，否則將會(huì )導致脫離展會(huì )背景，更可能會(huì )造成觀(guān)眾對會(huì )展注目度的抽離，甚至帶來(lái)隱患，以會(huì )展背景為前提是策劃活動(dòng)的首要原則.2.能進(jìn)一步豐富和完善展會(huì )的基本功能.展會(huì )如果單純以展示和會(huì )議的形式來(lái)傳播相關(guān)信息，促成交易，就不能夠完全地體現一個(gè)大型會(huì )展的魅力所在，而策劃活動(dòng)的目的就是豐富展會(huì )功能，為不同層次，不同專(zhuān)業(yè)的展會(huì )策劃出不同的活動(dòng)，針對會(huì )展本身的不足之處，用活動(dòng)來(lái)彌補，完善會(huì )展是活動(dòng)存在的本質(zhì).3.有助于展會(huì )吸引更多潛在企業(yè)參展和觀(guān)眾參觀(guān).會(huì )展的舉辦不一定能夠吸引到某些對于會(huì )展信息不十分熱衷的潛在觀(guān)眾，企業(yè)，對于這些對象，策劃一個(gè)具有吸引力的活動(dòng)是再好不過(guò)的方法了，可以把會(huì )展信息帶給這些觀(guān)眾，從而把他們吸引到會(huì )展現場(chǎng)來(lái).4.有助于活躍展會(huì )現場(chǎng)氣氛但不影響企業(yè)展出和觀(guān)眾參觀(guān).如果在一個(gè)枯燥的會(huì )展現場(chǎng)，即便對此會(huì )展主題再熱情，觀(guān)眾都不會(huì )停留很久，如果利用不同的傳播方式把會(huì )展信息傳達給他們，他們會(huì )對接受的信息印象深刻，并且會(huì )把這個(gè)好印象連帶地作用在這個(gè)會(huì )展品牌上.當然前提是必須是好印象，如果活動(dòng)過(guò)于喧賓奪主，造成負面影響便得不償失了.5.活動(dòng)本身要能產(chǎn)生較好的效果.參與活動(dòng)的過(guò)程對于一個(gè)來(lái)參觀(guān)展會(huì )的觀(guān)眾和企業(yè)來(lái)說(shuō)，應該是一個(gè)愉快的過(guò)程，他們可以通過(guò)活動(dòng)了解到更多的行業(yè)熱點(diǎn)，技術(shù)開(kāi)發(fā)，但是如果此活動(dòng)的并不能夠產(chǎn)生良好的效果，這就是策劃活動(dòng)的失敗，浪費了活動(dòng)資本，也花去了觀(guān)眾的參與成本.活動(dòng)的策劃者既希望做到有創(chuàng )意，吸引參觀(guān)者，又擔心活動(dòng)過(guò)熱的氣氛會(huì )對展會(huì )本身造成不利影響，這兩者間的矛盾造成了策劃時(shí)的疑惑.例如在對于活動(dòng)主題的確立上，就有兩種相對的意見(jiàn)，是應以表現會(huì )展整體的主題為主，還是吸引觀(guān)眾為主.一方面認為如果活動(dòng)主題與會(huì )展主題不相符就會(huì )影響到會(huì )展本身效果，因為活動(dòng)吸引了觀(guān)眾，把他們的注意力轉移了；而另一觀(guān)點(diǎn)認為，活動(dòng)以更為誘人的主題吸引到了觀(guān)眾，把他們帶入會(huì )展中，觀(guān)眾自然而然就會(huì )把注意力轉移到了會(huì )展上.其實(shí)這兩種觀(guān)點(diǎn)的出發(fā)點(diǎn)都是希望提高會(huì )展效果，如果按照前文提到的活動(dòng)策劃原則，策劃者掌控住活動(dòng)的分寸，無(wú)論是與會(huì )展主題相關(guān)與否，到達最終目的才是最重要的. （三）活動(dòng)策劃的內容與步驟 會(huì )展中的活動(dòng)其實(shí)是一種公關(guān)活動(dòng)，只是針對的對象更為具體，即展會(huì )的目標企業(yè)和觀(guān)眾，所以其策劃和實(shí)施，可以完全按照公關(guān)四步工作法的要求執行： 第一步，確立項目.活動(dòng)的目標是什么 為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng) 這個(gè)活動(dòng)對于會(huì )展整體而言有什么好處在回答了這些問(wèn)題后，就要收集會(huì )展的相關(guān)資料.如果是為專(zhuān)業(yè)性的會(huì )展舉辦活動(dòng)，則要事先充分了解此行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識，至少做到半個(gè)專(zhuān)家，才有資格為活動(dòng)確立項目，這亦是初步的資料調查.必須明確確立的主題范圍，由于活動(dòng)是會(huì )展的一部分，所以它被期望達到的目的已經(jīng)被細分，自然主題也應有針對性.第二步，情況調查.調查，相當于要做到立項時(shí)的另半個(gè)專(zhuān)家，這不僅僅是了解該行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識，更要針對活動(dòng)本身作調查，例如國家關(guān)于公眾活動(dòng)方面的政策和法規，公眾關(guān)注的熱點(diǎn)話(huà)題以及預期持續時(shí)間，歷史上同類(lèi)型活動(dòng)的案例，場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性，都是調查的內容.第三步，活動(dòng)相關(guān)可行性研究，是一個(gè)十分重要的工作步驟，根據調查的情況確定出可行的活動(dòng)范疇，為策劃定下基礎，也盡可能節省論證方案的人力精力成本.研究范圍包括活動(dòng)的社會(huì )適應性，會(huì )展現有的條件包括社會(huì )環(huán)境和目標公眾的適應性，財力適應性，效益的可行性。
8.展會(huì )策劃方案怎么寫(xiě)
一、《展會(huì )立項策劃書(shū)》的寫(xiě)作（一）《展會(huì )立項策劃書(shū)》的概念：所謂展會(huì )立項策劃，就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會(huì )的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規劃，設計出展覽會(huì )的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會(huì )的初步規劃內容，主要包括：展會(huì )名稱(chēng)和地點(diǎn)、辦展機構、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì )規模、展會(huì )定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會(huì )進(jìn)度計劃.現場(chǎng)管理計劃、相關(guān)活動(dòng)計劃等。
《展會(huì )立項策劃書(shū)》是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì )而提出的一套辦展規劃、策略和方法，它是對以上各項內容的歸納和總結。網(wǎng)上展會(huì )營(yíng)銷(xiāo)第一門(mén)戶(hù)網(wǎng)-（中展網(wǎng)）（二）展會(huì )立項策劃書(shū)的內容結構：一般地，《展會(huì )立項策劃書(shū)》主要包括以下內容：1、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：包括對展會(huì )展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會(huì )的情況的分析，對展會(huì )舉辦地市場(chǎng)的分析等。
2、提出展會(huì )的基本框架：包括展會(huì )的名稱(chēng)和舉辦地點(diǎn)、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會(huì )規模和展會(huì )定位等。3、展會(huì )價(jià)格及初步預算方案。
4、展會(huì )工作人員分工計劃。5、展會(huì )招展計劃6、展會(huì )招商計劃。
7、展會(huì )宣傳推廣計劃。8、展會(huì )籌備進(jìn)度計劃。
9、展會(huì )服務(wù)商安排計劃。10、展會(huì )開(kāi)幕和現場(chǎng)管理計劃。
11、展會(huì )期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計劃。12、展會(huì )結算計劃。
（三）展會(huì )立項策劃書(shū)的寫(xiě)作要求：1.展會(huì )名稱(chēng)展覽會(huì )的名稱(chēng)一般包括三個(gè)方面的內容：基本部分、限定部分和行業(yè)標識。如“第93屆中國出口商品交易會(huì )”，如果按上述三個(gè)內容對號入座，則基本部分是“交易會(huì )”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業(yè)標識是“出口商品”。
下面分別對這三個(gè)內容作一些說(shuō)明：？基本部分：用來(lái)表明展覽會(huì )的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會(huì )、博覽會(huì )、展銷(xiāo)會(huì )、交易會(huì )和“節”等。？限定部分：用來(lái)說(shuō)明展會(huì )舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì )的性質(zhì)。
展會(huì )舉辦時(shí)間的表示辦法有三種：一是用“屆”來(lái)表示。二是用“年”來(lái)表示，三是用“季”來(lái)表示。
如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會(huì )、法蘭克福春季消費品展覽會(huì )等。在這三種表達辦法里，用“屆”來(lái)去示最常見(jiàn)，它強調展會(huì )舉辦的連續性。
那些剛舉辦的展會(huì )一般用“年”來(lái)表示。展會(huì )舉辦的地點(diǎn)在展會(huì )的名稱(chēng)里也要有所體現，如第三屆大連國際服裝節中的“大連”。
展會(huì )名稱(chēng)里體現展會(huì )性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區”等。如第三屆大連國際服裝節中的“國際”表明本展會(huì )是一個(gè)國際展。
行業(yè)標識：用來(lái)表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節中的“服裝”表明本展會(huì )是服裝產(chǎn)業(yè)的展會(huì )。
行業(yè)標識通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱(chēng)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類(lèi)。 2、展會(huì )地點(diǎn)策劃選擇展會(huì )的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內容：一是展會(huì )在什么地方舉辦，二是展會(huì )在哪個(gè)展館舉辦。
策劃選擇展會(huì )在什么地方舉辦，就是要確定展會(huì )在哪個(gè)國家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦。策劃選擇展會(huì )在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會(huì )舉辦的具體地點(diǎn)。
具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì )，要結合展會(huì )的展覽題材和展會(huì )定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務(wù)如何等因素。
3、辦展機構辦展機構是指負責展會(huì )的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。 辦展機構可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì )、政府部門(mén)和新聞媒體等。
根據各單位在舉辦展覽會(huì )中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì )的辦展機構一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。主辦單位：擁有展會(huì )并對展會(huì )承擔主要法律責任的辦展單位。
主辦單位在法律上擁有展會(huì )的所有權。 承辦單位：直接負責展會(huì )的策劃、組織、操作與管理，并對展會(huì )承擔主要財務(wù)責任的辦展單位。
協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負責展會(huì )的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔展會(huì )的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。支持單位：對展會(huì )主辦或承辦單位的展會(huì )策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4、辦展時(shí)間辦展時(shí)間是指展會(huì )計劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義：一是指舉辦展的具體開(kāi)展日期。
二是指展會(huì )的籌展和撤展日期。三是指展會(huì )對觀(guān)眾開(kāi)放的日期。
展覽時(shí)間的長(cháng)短沒(méi)有一個(gè)統一的標準，要視不同的展會(huì )具體而定。有些展會(huì )的展覽時(shí)間可以很長(cháng)，如“世博會(huì )”的展期長(cháng)達幾個(gè)月甚至半年；但對于占展會(huì )絕大多數的專(zhuān)業(yè)貿易展來(lái)說(shuō)，展期一般是3-5天為宜。
5、展品范圍展會(huì )的展品范圍要根據展會(huì )的定位、辦展機構的優(yōu)劣勢和其他多種因素來(lái)確定。根據展會(huì )的定位，展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類(lèi)，例如，“博覽會(huì )”和“交易會(huì )”的展品范圍就很廣，如“廣交會(huì )”的展品范圍就超過(guò)10萬(wàn)種，幾乎是無(wú)所不包；而德國“法蘭克福國際汽車(chē)展覽會(huì )”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車(chē)產(chǎn)業(yè)一個(gè)。
6、辦展頻率辦展頻率是指展會(huì )是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的。
