接待訪(fǎng)問(wèn)團(會(huì )議接待方案)
1.會(huì )議接待方案
接待方案 一、接受任務(wù) 任務(wù)通常通過(guò)傳真、電話(huà)、領(lǐng)導批示或口頭安排等形式下達。
二、掌握信息 了解客人基本情況，包括人數、姓名、性別、民族、年齡、職務(wù)、抵離時(shí)間、活動(dòng)內容、生活習慣和其他要求等。 三、擬定接待方案 根據客人來(lái)校目的、活動(dòng)時(shí)間和領(lǐng)導要求等擬訂接待方案。
接待方案一般由日程安排和食宿行安排兩部分組成，日程安排包括活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)內容、參加人員、活動(dòng)承辦部門(mén)和責任人任務(wù)分工等；食宿行安排包括客人姓名、性別、民族、職務(wù)、駐地房間號、乘車(chē)號和用餐地點(diǎn)等。 在制定接待方案的同時(shí)，要預先聯(lián)系預留接待任務(wù)需要的客房、餐廳、會(huì )議室等，以保證方案制定后可以得到落實(shí)。
四、方案送審 將制定好的接待草案分送各接待主管領(lǐng)導及相關(guān)領(lǐng)導審閱、修改、定稿。 五、制作接待手冊 重要接待任務(wù)，要在制定接待方案的基礎上，印制接待手冊。
手冊中除接待方案中包括內容外，應增加鶴崗市情、參觀(guān)考察點(diǎn)簡(jiǎn)介、行進(jìn)路線(xiàn)和工作人員通訊方式等內容。 六、安排落實(shí)任務(wù) 接待方案確定后，利用協(xié)調會(huì )等形式及時(shí)將方案分送有關(guān)領(lǐng)導和相關(guān)責任部門(mén)，按照各自分工落實(shí)工作任務(wù)。
同時(shí)，通知有關(guān)單位配合，依情況共同做好以下接待準備工作。 （一）交通方面：落實(shí)前導、后衛車(chē)輛，收費站放行，車(chē)輛安檢、衛生消毒及車(chē)輛編號標簽制作（大型團），沿途道路保潔、亮化（夜間）、噴泉開(kāi)放，訂購返程車(chē)票等事宜。
（二）駐地方面：做好保衛和信訪(fǎng)接待工作，；通知駐地賓館根據需要做好以下工作：1、通道暢通。2、樓體亮化。
3、歡迎條幅懸掛。4、安排迎賓員。
5、安排專(zhuān)用電梯。6、準備行李車(chē)。
7、檢查客房水、電、空調、有線(xiàn)電視、電話(huà)（是否需要加密）、衛生間設施及有無(wú)異味。 8、客房?jì)葓蠹垺Ⅴr花、果盤(pán)、香煙、飲品、浴品、生活用品（托鞋、枕頭）配備。
9、客房空調提前開(kāi)放，確保溫度適宜。10、客房門(mén)提前打開(kāi)，準備好房卡。
（三）用餐方面：通知就餐地點(diǎn)客人民族、飲食習慣、就餐人數、用餐標準，并提前確定菜譜送主管領(lǐng)導審定。 餐廳空調提前開(kāi)放，根據需要擺放餐牌、菜牌，掌握好上菜時(shí)間，做好餐間服務(wù)。
（四）會(huì )議方面：根據參加人員數量或會(huì )議形式安排適當的會(huì )議室，告知會(huì )議承辦方做好會(huì )標懸掛、參會(huì )人員指示板、會(huì )議室鮮花、果盤(pán)、香煙、飲品、手巾帕、話(huà)筒等準備工作；會(huì )議室空調提前開(kāi)放；提前做好名牌擺放、材料袋（筆、本）分裝等工作；做好會(huì )間服務(wù)工作。 七、迎接 一般應根據客人身份、職務(wù)、來(lái)我校的等綜合因素考慮由相應領(lǐng)導、部門(mén)領(lǐng)導或職務(wù)相應人員迎接。
接待工作人員應準確了解客人所乘交通工具的車(chē)次、路線(xiàn)及抵達時(shí)間。迎接前再次提醒參加領(lǐng)導、有關(guān)人員迎接時(shí)間、地點(diǎn)、方式。
根據天氣情況準備好雨具、雨靴、棉大衣等防護用品，適時(shí)發(fā)放接待手冊。 八、參觀(guān)考察 工作參觀(guān)考察由對口業(yè)務(wù)部門(mén)負責安排，接待人員具體負責做好相關(guān)銜接工作。
重點(diǎn)應放在安排旅游景點(diǎn)參觀(guān)活動(dòng)方面，根據需要提前準備涼帽、雨具、毛巾、飲品、應季藥品等，活動(dòng)中根據項目安排提醒客人注意事項，活動(dòng)結束時(shí)組織乘車(chē)、清點(diǎn)人數，及時(shí)與駐地工作人員聯(lián)系告知進(jìn)入駐地大體時(shí)間。 九、送行 客人離開(kāi)，應根據需要安排送行。
送行地點(diǎn)可以視情靈活作出安排，既可以到車(chē)站、收費站、兩市交界處，也可在客人駐地送別。送別前再次提醒參加領(lǐng)導、有關(guān)人員送行時(shí)間、地點(diǎn)、方式，為客 人準備行程中用品。
十、總結 一批任務(wù)結束后，應根據任務(wù)的重要程度，及時(shí)做好資料收集整理和信息反饋，確認核實(shí)接待費用，并認真總結經(jīng)驗。 。
2.如何成功地接待宴會(huì )
一個(gè)宴會(huì )的舉辦過(guò)程中最容易也是最重要的一環(huán)就是保證宴會(huì )本身的質(zhì)量，這和餐廳的環(huán)境、菜品的質(zhì)量有很大的關(guān)系，但是隨著(zhù)客人精神需求的層次越來(lái)越高，無(wú)論如何，精心準備和策劃已經(jīng)成為宴會(huì )接待成功的新的前提。
宴會(huì )的策劃是以豐富的想象力為基礎的。敏銳的觸覺(jué)和豐富的想象力是籌劃一場(chǎng)成功盛宴的必要條件。
籌辦一場(chǎng)既讓主辦方滿(mǎn)意，又能吸引賓客的盛宴能給酒店帶來(lái)更高的利潤以及更多的商機。好的策劃必須圍繞一定的主題。
這個(gè)主題不是依靠餐廳的喜好而做出的，而是必須與來(lái)賓團體或公司的氣質(zhì)相協(xié)調。比如說(shuō)，一個(gè)煙草公司的答謝宴會(huì )，可能餐廳選擇煙盒形狀的主題餐臺，在主要的位置飾以雪茄煙，可能效果會(huì )比司空見(jiàn)慣的鮮花效果要好；同樣一個(gè)手機公司的宴會(huì )，圍繞手機的主題也會(huì )較一般的主題給客人留下更深刻的印象。
很多小的裝飾造價(jià)很低但卻能起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，例如一個(gè)以“江南·春天”為主題的宴會(huì )，在墻上飾以漁網(wǎng)，錯落有致的掛上貝殼，餐臺上改成鋪藍印花布的桌布，上面不放慣常的鮮切花，而是放了一個(gè)惠山泥人，令客人拍掌叫絕。成功的晚宴需要有特色，要能夠超乎常人想象。
別出心裁是很重要的。這就需要在宴會(huì )的安排和烹飪的風(fēng)格上下功夫了。
必須重視所有的細節。很重要的是餐前的溝通，包括：1、核對宴會(huì )接待的人員和任務(wù)以及更重要的他們對他們自己的任務(wù)是否明確；2、走場(chǎng)預演的時(shí)間，每個(gè)人員如何行進(jìn)，行進(jìn)的通路如何更加合理以避免和客人發(fā)生更多的交叉；3、物料的準備，需要強調的是客人預定的同一品牌的酒水會(huì )不會(huì )因客人人數的臨時(shí)增加而出現不夠的情況，這會(huì )令客人大為掃興；4、預測問(wèn)題并提供每一個(gè)接待人員以解決方案，例如天氣發(fā)生變化等因素；5、相關(guān)的協(xié)調部門(mén)的工作時(shí)間表，往往一個(gè)環(huán)節銜接不上，就會(huì )制約所有環(huán)節的準備工作；6、菜品的盛器要超凡脫俗，緊扣主題，不能所有的主題都用同樣的盛器。
所有的餐前策劃需要一個(gè)宴會(huì )前的溝通會(huì )議予以進(jìn)一步的明確。這也是通常的做法，但是很多餐廳面臨著(zhù)餐前會(huì )的效用比較低下的問(wèn)題。
這和餐前會(huì )的形式有很大關(guān)系，建議使餐前會(huì )的形式多樣并起到活躍員工的作用，例如大家一起唱一首快節奏的歌，互相擊掌或者圍起圈來(lái)握手鼓勵，或者主持會(huì )議者提問(wèn)有關(guān)宴會(huì )準備工作的問(wèn)題，讓員工回答，都是行有實(shí)效的辦法。總之，要想使宴會(huì )接待更為流暢，就要在宴會(huì )的策劃和餐前溝通工作上予以進(jìn)一步的提升，以保障宴會(huì )的成功。
3.如何接待與會(huì )者的陪同人員
與會(huì )者陪同人員的接待也是會(huì )議策劃者不能忽略的問(wèn)題。
對陪同人員的特別收費應該包括他們所有活動(dòng)的費用，但是如果允許他們參加正常的會(huì )議，那么收費標準應該和與會(huì )者相同。特別的陪同人員活動(dòng)安排可能包括一些會(huì )議的活動(dòng)（餐飲、宴會(huì )、招待會(huì )等），應進(jìn)行相應的收費。習慣的做法是將這些費用包括在整體收費中，這樣陪同人員可以在會(huì )議過(guò)程中和與會(huì )者得到相同的門(mén)票。
陪同人員的登記方式可以和與會(huì )者的登記方式相同。會(huì )議應該鼓勵陪同人員在注冊區填寫(xiě)表格， 讓他們覺(jué)得自己是會(huì )議的一分子。
同時(shí)，會(huì )議還應該為他們提供和與會(huì )者名卡顏色不同的名卡。
如果陪同人員較多，條件許可，會(huì )議可以根據陪同人員的類(lèi)型和興趣安排一些特殊活動(dòng)，如健身活動(dòng)、購物活動(dòng)、游覽觀(guān)光活動(dòng)、參觀(guān)活動(dòng)、小型社交活動(dòng)等。
另外，如果沒(méi)有組織特殊活動(dòng)，會(huì )議可以為陪同人員設立獨立的活動(dòng)室，一方面可以減少他們因與會(huì )者出去開(kāi)會(huì )帶來(lái)的孤獨感，另一方面也便于管理。
當與會(huì )者帶同伴參加會(huì )議，卻又沒(méi)有將其登記為陪同人員時(shí)，情況就比較微妙。
謹慎的做法是置之不理，通常是個(gè)好辦法，因為他們中大多數人都沒(méi)有希望的帶關(guān)注，否則的話(huà)，他們就會(huì )登記為陪同人員了。
然而，有時(shí)候沒(méi)有登記的陪同人員也希望參加一些需要佩帶名卡才能參加進(jìn)入的活動(dòng)，如參觀(guān)、展覽等。沒(méi)有登記的陪同人員一般可以買(mǎi)票參加一般的活動(dòng)，但是出席全體大會(huì )就有問(wèn)題了。如果會(huì )場(chǎng)足夠大， 可以將他們安排在二層看臺或其他不擁擠的地方， 但是具體情況很難估計。如果可以允許他們不佩帶名卡進(jìn)入會(huì )場(chǎng)， 那么與會(huì )者在當地的朋友或對發(fā)言人感興趣的當地市民也可能進(jìn)入會(huì )場(chǎng)。
不過(guò)，為管理方面，建議所有會(huì )議都應該對沒(méi)有登記的陪同人員作出相應的規定。
