十六、什么是元數據？

謝海洋 王素娟 元數據，英文拼寫(xiě)為Metadata，目前已被廣泛應用于各種信息資源的管理領(lǐng)域中。在檔案界，最早使用“元數據”的是美國的電子文件管理專(zhuān)家戴維?比爾曼，他在20世紀90年代初發(fā)表的有關(guān)電子文件管理方面的論文中首先使用了元數據這一術(shù)語(yǔ)。 元數據的概念目前在檔案界還沒(méi)有一個(gè)統一的定論，目前比較有代表性的描述有： 1.元數據是“關(guān)于數據的數據（Data about Data）”，其中，后一個(gè)Data是指被描述的信息資源，前一個(gè)Data則是指為理解該信息資源而存儲的有關(guān)信息，即元數據。這是元數據目前公認最為經(jīng)典、通俗和簡(jiǎn)潔的定義。 2.國際檔案理事會(huì )《電子文件管理指南》（1997）認為“元數據是關(guān)于文件的背景信息和結構的數據，是有關(guān)電子文件的技術(shù)性信息。” 3.《澳大利亞聯(lián)邦機構電子文件保管元數據標準》（1999）認為“文件保管元數據是關(guān)于電子文件背景的描述信息。” 4.英國國家檔案館《電子文件管理指南》（1999）認為“元數據是關(guān)于文件和文件集合的背景及其相互關(guān)系的結構化描述和編目數據。” 5.馮惠玲主編的《電子文件管理教程》認為元數據是“由電子文件系統自動(dòng)記錄的關(guān)于文件形成時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動(dòng)、文件系統、結構及內容方面的具體數據。” 6.“元數據可以理解為用來(lái)描述資源的屬性與特征的信息。”－劉家真《電子文件管理理論與實(shí)踐》，科學(xué)出版社2003年版。 7.“元數據是對數據對象規范描述所形成的數據集合，通過(guò)計算機可讀的開(kāi)放語(yǔ)言來(lái)標記元數據，就能在系統間發(fā)現、交換、轉換和理解相應的數字對象，支持系統間互操作。”－張曉林《開(kāi)放元數據機制：理念與原則》，《中國圖書(shū)館學(xué)報》2003年3期。 以上描述雖然表述各不相同，但我們可以發(fā)現一個(gè)共同點(diǎn)，即元數據主要是動(dòng)態(tài)地描述電子文檔各種特征的信息數據集合，并且它能為分散的、由多種數字化資源有機構成的檔案信息體系提供整合的工具與紐帶。隨著(zhù)研究的深入，我們對元數據的認識在逐步深化。 檔案工作人員為便于理解，可以簡(jiǎn)單把電子文檔的元數據視為兩方面：一是“著(zhù)錄信息或著(zhù)錄數據”。其中，“元數據元素就是著(zhù)錄項目，元數據格式就是著(zhù)錄項目之間關(guān)系的結構化表示，元數據編碼就是著(zhù)錄信息的編制。”（劉越南《對電子文件管理元數據的再認識》，《檔案學(xué)通訊》2005年2期）；二是電子文檔的內容、背景和結構等方面的信息。 國外學(xué)者將元數據喻為電子文件管理系統中的“血液”，足見(jiàn)元數據在數字檔案館電子文件管理中發(fā)揮著(zhù)舉足輕重的作用。元數據的作用主要可以概括為以下幾方面： 1.元數據能協(xié)助數字檔案館構建信息檢索機制。元數據具有動(dòng)態(tài)跟蹤功能,能夠即時(shí)動(dòng)態(tài)地獲取電子文件管理的各項信息。在數字檔案館的海量信息庫中,借助元數據,可以快速發(fā)現并獲取特定的信息單元。 2.元數據能維護信息的識別與讀取。電子文件所攜帶的元數據信息可以完整地記錄電子文件的原始狀態(tài),能夠系統地映射出電子文件的信息內容、背景和結構等;還能夠映射出電子文件的生成環(huán)境和行政管理環(huán)境。只有在獲取數據對象的同時(shí)也獲取這些元數據信息,被檢索到的數據單元才是可理解的、可讀的。 3.元數據能保障電子文件的真實(shí)性與憑證性。元數據系統能夠跟蹤記錄電子文件從產(chǎn)生那一刻起的載體、設備及所用技術(shù)的變遷史以及使用干預該文件的整個(gè)歷史過(guò)程,即不論載體、設備、技術(shù)如何更新?lián)Q代,不論使用者、使用人數的多少都全部作為歷史數據保存下來(lái),記錄備案。這些為數字信息單元真實(shí)性和憑證性提供了重要的佐證。