Email的書(shū)寫(xiě)格式是什么？
電子郵件書(shū)寫(xiě)格式格式一
一、收件人
1. 確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將 人數(shù)降至最低 。
2. 傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信 對(duì)象是否正確 ，以免造成不必要的困擾和笑話(huà)。
二、抄送
1. 在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員 ( 比如項(xiàng)目經(jīng)理 ) 。
2. 一般情況下 不要給普通客戶(hù)抄送 。
3. 確認(rèn)抄送訊息的對(duì)象，并將 人數(shù)降至最低 ，以免造成不必要的困擾和笑話(huà)。
三、主題
電子郵件一定要注明主題 ，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容 ( 網(wǎng)絡(luò)的世界什么都有廣告最討厭但是帶來(lái)的收入是相當(dāng)可觀的呵呵 ) 。
此外，主題要 明確、精練與內(nèi)容相關(guān) ，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。
四、內(nèi)容
在線(xiàn)溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。 一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線(xiàn)溝通時(shí)都可以省略。但稱(chēng)呼，正文，結(jié)束，落款 / 簽名四點(diǎn)要盡量完整。
1 、稱(chēng)呼
1) 如果有收件人的姓名的話(huà) , 可以讓對(duì)方感覺(jué)更加友好。
2) 若知道對(duì)方的性別可以用： XX 先生、 XX 小姐、 XX 女士
3) 如果知道對(duì)方的身份可以用： XX 總經(jīng)理、 XX 經(jīng)理、 XX 董事長(zhǎng)、 X 總、 X 董、 X 經(jīng)理
2 、正文
正文做到 主題明確，語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔 。在撰寫(xiě)正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1) 在撰寫(xiě)英文信函時(shí) , 只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫(xiě)以示強(qiáng)調(diào) , 全篇都用大寫(xiě)是不禮貌的。在撰寫(xiě)中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。
2) 不要在信件中發(fā)泄不滿(mǎn) , 應(yīng)面對(duì)面的解決。
3) 回復(fù)信件時(shí) , 有必要加上部分的原文 , 以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。
4) 若摘錄的原文很長(zhǎng) , 應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面 , 原文內(nèi)容在后 ,
5) 在收件人明白其意時(shí) , 才可使用俚語(yǔ)或縮寫(xiě)。
6) 如果有附件，應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途 ;
3 、結(jié)束
1) 如果可提供好的選擇 , 應(yīng)在結(jié)尾處提出。
如 : 請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢(xún)，請(qǐng)電話(huà)或 EMAIL 聯(lián)系我 .
2) 最好的結(jié)尾要著眼未來(lái)：
如：希望我們能夠達(dá)成合作
3) 結(jié)尾應(yīng)顯示誠(chéng)懇：
如：感謝您抽空洽談
4 、落款 / 簽名
目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M(mǎn)了無(wú)數(shù)的無(wú)聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款 / 簽名，以示身份。
在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)的的今天，大部分人每天都會(huì)用郵件處理各種業(yè)務(wù)，因此撰寫(xiě)一個(gè)規(guī)范、合格的電子郵件就顯得異常重要。我特地總結(jié)了一篇關(guān)于如何撰寫(xiě)比較規(guī)范的商務(wù)信函或者電子郵件的文章，以幫助大家提高商務(wù)電子信函的寫(xiě)作水平。
格式二
一、 正文格式：
稱(chēng)謂 + 禮貌用語(yǔ)
（例如： XXX ，您好！ XXX 經(jīng)理 / 先生 / 女士，您好！
如為群發(fā)公告：各位同事 ， 大家好等
二、 內(nèi)容：
1. 字體，宋體；
2. 字號(hào)：小號(hào)；
3. 顏色：黑色、個(gè)別重點(diǎn)處可加黑
4. 全文字體字號(hào)需統(tǒng)一
三、個(gè)人簽名檔
1. 個(gè)人簽名檔需包含內(nèi)容：姓名、所在部門(mén) / 崗位、聯(lián)系方式（電話(huà)分機(jī)、傳真、 Email ）
2. 如工作需要，需和外部聯(lián)系，還可增加公司名稱(chēng)、地址、郵政編碼、公司網(wǎng)站及個(gè)人手機(jī)號(hào)、 QQ 、 MSN 號(hào)碼等）
（例如： XXXXX 部 / 人事主管江蘇天創(chuàng)物業(yè)服務(wù)有限公司（ XXXX 服務(wù)處）地址： XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ，郵編： 0000000Tel ： XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXX@XXXX )
3 、簽名檔字體：宋體，字號(hào)：特小，顏色：黑色
四、 郵件語(yǔ)言文字規(guī)范
1. 語(yǔ)言表達(dá)清楚、簡(jiǎn)練、不能有歧義；
2. 規(guī)范用語(yǔ)，盡量少用口頭語(yǔ)；
3. 段落分明、清晰；
4. 文件，表格……大段內(nèi)容，需添加附件
五、 郵件發(fā)送規(guī)范
1. 郵件主題必須明確清楚、文字盡量簡(jiǎn)練，讓收件人了解郵件主要內(nèi)容，不能有歧義。
六、 結(jié)尾客套語(yǔ)
例如： Sincerely
Best regards
祝您順利！祝工作順利！等
節(jié)日前夕可變更為相應(yīng)的節(jié)日祝福語(yǔ)
七、 郵件發(fā)送
1. 郵件內(nèi)容需要注意保密性，明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無(wú)關(guān)人員
2. 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分。主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的當(dāng)事人，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容人員。
3. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要引用的內(nèi)容。
4. 郵件群發(fā)只適合于全員公告、通知等事項(xiàng)，除此類(lèi)郵件外不得群發(fā)。
5. 回復(fù)群發(fā)郵件時(shí)，只需回復(fù)給發(fā)件人或少數(shù)幾個(gè)人，不要群發(fā)回復(fù)
6. 郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)送。
八、 其他注意事項(xiàng)
1. 不在公司里發(fā)和政治、色性、宗教相關(guān)的郵件
2. 工作時(shí)間勿發(fā)與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)郵件
九、 郵箱需設(shè)置成自動(dòng)回復(fù)狀態(tài)。
1、 登錄郵箱后，在郵件管理中進(jìn)行設(shè)置
回復(fù)內(nèi)容例如：“您好：
您的郵件已收到，我會(huì)在第一時(shí)間處理及回復(fù)。謝謝！”
格式三
一、收件人
? 仔細(xì)確認(rèn)收件人地址是否正確，以免錯(cuò)發(fā)郵件
? Cc （抄送）人數(shù)降至最低，避免造成不必要的垃圾郵件
? Cc （抄送）功能：讓相關(guān)人員參考，如團(tuán)隊(duì)中其他人員；讓相關(guān)人員知曉，如您的直接主管等
二、主題
? 郵件必須要有主題，主題是郵件的“身份標(biāo)識(shí)” 。
? 主題應(yīng)該簡(jiǎn)單，明確且具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意概括郵件內(nèi)容，使收件人只要看到主題就知道郵件的內(nèi)容。（一般不超過(guò) 35 字）
三、正文
正文內(nèi)容簡(jiǎn)潔、美觀、易懂， 力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。
? 稱(chēng)謂 + 禮貌用語(yǔ) 如： *** （名字）您好！
*** 經(jīng)理（名字 + 職位），您好！
*** 先生（女士），您好！
? 內(nèi)容
字體：一般選擇宋體、黑體；
字號(hào)：可事先設(shè)置文字大小，一般選擇 :10 — 12 號(hào)字 ；
正文內(nèi)容編排原則：
要事第一， 結(jié)論在前，分析在后，使用收信人容易接受的口吻陳述內(nèi)容 ；
? 電子郵件內(nèi)容，附件說(shuō)明；
? 結(jié)尾套語(yǔ)：如祝您順利！工作愉快！致禮！等 。
四、簽名
簽名主要包括：部門(mén)（職務(wù)）、公司、地址、電話(huà)、傳真、 E-Mail 等書(shū)寫(xiě)時(shí)應(yīng)將內(nèi)容歸類(lèi)，一般不超過(guò) 5 行，對(duì)于電話(huà)號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼等較長(zhǎng)的數(shù)字間應(yīng)加停頓 。
簽字文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體中文或者英文，字體應(yīng)比正文字體小一些。
五、附件
要上傳附件的文件文檔：
? 附件體積不能太大。如無(wú)特殊情況，附件體積盡可能控制在 5M 以?xún)?nèi)，大于這個(gè)數(shù)字的，通過(guò) FTP 或者是網(wǎng)絡(luò)空間傳送。
? 附件最好都打一下包，因?yàn)槟承┼]件收發(fā)程序和防火墻、病毒監(jiān)控軟件甚至你的郵件服務(wù)器會(huì)拒收帶有可能包含破壞性代碼的 exe ， doc ， jpg ， js ， scr 等等格式的附件。
? 所發(fā)送的附件根據(jù)重要等級(jí)選擇是否需要加密，發(fā)給客戶(hù)的重要信息一定要加密，密碼必須在 6 位以上，且必須是大小寫(xiě)字母，數(shù)字，特殊字符組合。密碼不可以寫(xiě)在郵件中，可以通過(guò)其他方式（如電話(huà)）通知客戶(hù)。
六、發(fā)送前的注意事項(xiàng)
電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人，抄送人，主題，所添加的附件等是否正確無(wú)誤，正文內(nèi)容是否清晰合理，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否遺漏等，如果客戶(hù)端有多個(gè)電子信箱，還要確認(rèn)所使用的的郵件服務(wù)器是否正確，不要混淆了內(nèi)部信箱和外部信箱。
七、回復(fù)郵件
忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方 ? 如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無(wú)法辨認(rèn)，也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡(jiǎn)單解釋傳送的錯(cuò)誤。直接回復(fù)對(duì)方發(fā)來(lái)的郵件時(shí)，稱(chēng)號(hào)和署名也是必要的。
