如何寫(xiě)好監理公文
如何寫(xiě)好監理公文
如何寫(xiě)好監理公文
監理公文的寫(xiě)作質(zhì)量，是關(guān)乎項目監理機構正常運轉的一個(gè)重要方面，總監理工程師必須對此高度重視，那么如何寫(xiě)好監理公文呢?
1監理公文的主要類(lèi)別
監理公文的主要類(lèi)別包括監理規劃、監理實(shí)施細則;月報、周報、會(huì )議紀要;監理通知、工作聯(lián)系單;監理日記、監理日志、旁站記錄;監理報告、監理工作總結、工程質(zhì)量評估報告、匯報材料、PPT匯報材料;函。
其他如開(kāi)工令、復工令、工程暫停令和工程款支付證書(shū)等在GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》中規定有專(zhuān)用表式，只要總監理工程師按要求認真填寫(xiě)即可，不需要監理工程師起草或參與編寫(xiě)，因此在本文中不一一詳述。
2監理公文應遵守的基本寫(xiě)作規律
監理公文一般應采用議論文的文體，從內容的邏輯關(guān)系來(lái)分析，采用“總論—分論—總論”式論述結構，或者說(shuō)“提出問(wèn)題—分析問(wèn)題—結論”這樣的三段論比較適宜。當然，監理規劃、監理實(shí)施細則有比較成熟的格式，監理日記、監理日志也有具體的要求，不必拘泥于議論文的結構形式。
監理公文行文要求結構嚴謹、自然、清晰。正文一般分開(kāi)篇、主體、結尾三部分，開(kāi)篇要明意，簡(jiǎn)述發(fā)文依據和理由或者目的、結論;主體表述主要內容，把情況、問(wèn)題、要求闡述清楚，內容較多的，可分段寫(xiě)，或用序數表明項目，要講條理，注重邏輯關(guān)系，同類(lèi)事情歸集在一起;結尾或請求批復，或要求執行，或提出希望，首尾呼應，結束全文。如有必要，還可附件、附表、附照片。
監理公文必須使用規范的書(shū)面語(yǔ)言，特別是要使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，例如“電纜敷設”、“模板拆除”、“見(jiàn)證取樣”等。不得使用口語(yǔ)、方言或俗語(yǔ)，例如：有些監理工程師圖省事常常將“澆筑混凝土”或“澆灌混凝土”寫(xiě)作“打灰”，是不符合書(shū)面語(yǔ)言的要求的。
監理公文在遣詞造句方面必須字斟句酌，例如“宜”、“應”、“需”、“必須”等詞語(yǔ)就必須仔細區分其用法。監理公文必須做到字、詞、句準確通順，主語(yǔ)、謂語(yǔ)、賓語(yǔ)完整，單句、復句分清，段落、層次分明，標點(diǎn)符號使用無(wú)誤。特別要注意不出現錯別字，例如：“為”經(jīng)常被寫(xiě)作“未”，“部”經(jīng)常被寫(xiě)作“不”，導致語(yǔ)意改變，這種現象主要是寫(xiě)作人員用拼音打字后未認真檢查出現的錯誤。有些人對“既”和“即”的意義分辨不清，需要加強學(xué)習，提高對語(yǔ)言文字的駕馭能力。
監理公文的語(yǔ)言風(fēng)格應是高度概括，簡(jiǎn)潔凝煉、嚴肅認真、不說(shuō)廢話(huà)。公文寫(xiě)作不同于文學(xué)創(chuàng )作，只要能將問(wèn)題或觀(guān)點(diǎn)說(shuō)明即可，不必長(cháng)篇大論或引發(fā)聯(lián)想、感慨。要注重事實(shí)、注重數據、注重依據，分析要客觀(guān)、符合實(shí)際情況，就事論事，一般不使用形容詞，不添加感情色彩，特別要注意不得進(jìn)行人身攻擊。例如有的監理日志中有這樣的語(yǔ)句“監理人員指出后，某某不但不聽(tīng)，反而繼續違章作業(yè)，真是讓人氣憤!”這樣的寫(xiě)法頗為不妥。
監理公文寫(xiě)作完成后應認真檢查：文體是否得當;內容是否切題并符合法律、法規、規范的要求;材料是否具體、真實(shí);行文是否合乎語(yǔ)法和邏輯;文字和標點(diǎn)符號、序號是否規范;標題、主抄送單位、附件等是否存在問(wèn)題;對于不同的級別關(guān)系、行文方向，語(yǔ)氣是否恰當;發(fā)文編號是否編排合理;排版是否美觀(guān)大方;是否按規范使用印章。一般情況下，總監都應對項目監理機構的對外發(fā)文進(jìn)行檢查把關(guān)。
監理公文最低的目的是要做到讓閱覽者明白作者表述的事件和觀(guān)點(diǎn)，明白作者的意圖，并且不產(chǎn)生歧義。監理公文一般有一定的時(shí)效性，特別是涉及到安全隱患的監理通知、工作聯(lián)系單等有明顯時(shí)間要求的公文，如果超過(guò)時(shí)限，就會(huì )耽誤工作，甚至造成損失。因此，寫(xiě)作必須及時(shí)、審定和發(fā)文必須迅速，以保證公文盡快處理、盡快傳遞。
3各類(lèi)監理公文的寫(xiě)作要點(diǎn)
3.1 監理規劃、監理實(shí)施細則
GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》中，對監理規劃和監理實(shí)施細則的作用、編制程序和原則、編制依據、主要內容都有詳細的規定，各家監理單位也都有成熟的范本。在編制過(guò)程中注意不要生搬硬套，要針對工程特點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行取舍，所依據的國家規范、地方標準必須是本工程所適用的最新版。在監理工作實(shí)施過(guò)程中，如實(shí)際情況或條件發(fā)生較大變化，需要及時(shí)調整、修改、補充，否則就起不到對監理工作的正確指導作用。
3.2 月報、周報、會(huì )議紀要
監理月報是項目監理機構每月向建設單位提交的建設工程監理工作及建設工程實(shí)施情況分析總結報告。主要內容包括：本月工程實(shí)施情況;本月監理工作情況;本月施工中存在的問(wèn)題及處理情況;下月監理工作重點(diǎn)。監理月報重在形象進(jìn)度、施工質(zhì)量、安全文明施工的情況綜述和分析判斷，還應輔以分析圖表和現場(chǎng)照片、監理工程師工作照片等，給閱覽者以直觀(guān)的印象。寫(xiě)作時(shí)要注意不要漏項，每一項都要突出中心思想。
由于監理月報的形成周期較長(cháng)，有的建設單位要求項目監理機構每周編寫(xiě)監理周報，其寫(xiě)作方法可參照監理月報。會(huì )議紀要特別應注意不要寫(xiě)成會(huì )議紀錄，對每位發(fā)言者的觀(guān)點(diǎn)要進(jìn)行提煉總結，對同類(lèi)問(wèn)題或同一問(wèn)題要歸類(lèi)匯總，使得全文條理清晰。會(huì )議紀要應有開(kāi)篇和結尾，并附參會(huì )人員的簽到表，以資佐證。
3.3 監理通知、工作聯(lián)系單
監理通知是針對施工單位在施工過(guò)程中出現的安全事故隱患、不符合設計要求、不符合施工技術(shù)標準、不符合合同約定的情況、使用不合格的材料、構配件和設備等行為，提出糾正施工單位在工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)等方面的違規、違章行為的指令和要求。
工作聯(lián)系單主要用來(lái)進(jìn)行項目監理機構與工程建設相關(guān)方之間的日常書(shū)面工作聯(lián)系，內容包括：告知、督促、建議等事項。
監理通知、工作聯(lián)系單一般情況下都要注意時(shí)效性(某些告知、建議等事項的工作聯(lián)系單無(wú)須特別注意時(shí)效性)，監理工程師發(fā)現問(wèn)題后，要根據具體情況，評估其輕重緩急，對于重大、緊急、可能會(huì )產(chǎn)生嚴重后果的事故苗頭要及時(shí)果斷下達口頭指令，拍照取證，并在最短時(shí)間內發(fā)出書(shū)面指令。
GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》對監理通知、工作聯(lián)系單規定了相應的.表格形式，寫(xiě)作時(shí)應遵守。
書(shū)寫(xiě)“事由”時(shí)需要提煉文章內容的精華，用一句話(huà)將所要傳達的事項表述清楚。每一份監理通知最好不要重名，便于監理資料的收集整理歸檔工作。
要堅持一文一事的原則，每份監理通知、工作聯(lián)系單只寫(xiě)某個(gè)事項，既可突出重點(diǎn)，又能方便施工單位下發(fā)不同的部門(mén)進(jìn)行整改和回復。
要寫(xiě)明具體的軸線(xiàn)、標高、部位和工序，例如：“D-E/15-16軸，二層頂板(標高9.85 m～10.15 m)混凝土澆筑”。
多引用現場(chǎng)量測、統計的具體數據，例如“現場(chǎng)量測5個(gè)點(diǎn)，鋼筋保護層厚度分別為33 mm、32 mm、34 mm、28 mm、41 mm”。
要寫(xiě)明依據的規范、條文或圖號。
要限定整改時(shí)限和復查時(shí)間，否則施工單位一般都要拖延。
4監理日記、監理日志、旁站記錄
GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》中對監理日志的定義是：項目監理機構每日對建設工程監理工作及建設工程實(shí)施情況所做的記錄，并對記載的內容進(jìn)行了詳細規定。個(gè)人記載的監理日記也可參照這些規定每日記錄。旁站記錄也有專(zhuān)用的表格形式。
目前，存在于監理日記、監理日志和旁站記錄中的主要通病是記錄不連續、字跡潦草、用語(yǔ)不規范、內容籠統、發(fā)現的問(wèn)題沒(méi)有整改閉合等，總監理工程師必須定期檢查，及時(shí)指出存在的問(wèn)題，指導監理工程師和監理員提高記錄水平。
5監理報告、監理工作總結、工程質(zhì)量評估報告、匯報材料、PPT匯報材料
GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》中規定了監理報告、監理工作總結、質(zhì)量事故書(shū)面報告、工程質(zhì)量評估報告的表式或主要內容，寫(xiě)作者應遵照監理公文的基本寫(xiě)作規律，全面、客觀(guān)描述或分析，每一段落中心要明晰。起草完成后應反復修改或交叉修改，項目總監理工程師應親自審批定稿。
有時(shí)，根據工作安排，建設主管部門(mén)、建設單位或監理單位要求項目監理機構進(jìn)行工作匯報，總監理工程師就需組織撰寫(xiě)匯報材料或編制PPT匯報材料。PPT匯報材料應做到內容簡(jiǎn)潔明了、條理清晰、圖文并茂，所用字體應適當放大，頁(yè)面過(guò)渡應平緩，便于觀(guān)看。
6函
函是不相隸屬機關(guān)之間相互洽商工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門(mén)請求批準事項時(shí)所使用的公文，是一種平行文種。監理工作中較為多見(jiàn)的是向周邊施工、監理、建設等單位發(fā)函。
函的寫(xiě)作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機關(guān)或者是不相隸屬機關(guān)之間的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復函更應該迅速、及時(shí)。
