說(shuō)明在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的運(yùn)用
說(shuō)明在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的運(yùn)用
說(shuō)明在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的運(yùn)用
公務(wù)文書(shū)作為處理公務(wù)的工具，具有傳達(dá)方針政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等功用，其文體功能決定了其表達(dá)方式應(yīng)以說(shuō)明為主。本文試對(duì)說(shuō)明這一表達(dá)方式在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的運(yùn)用作簡(jiǎn)要分析。
一、說(shuō)明對(duì)象
按照說(shuō)明對(duì)象來(lái)劃分，說(shuō)明有事物說(shuō)明和事理說(shuō)明兩種。事物說(shuō)明是對(duì)某一具體事物的形體特征、性質(zhì)、功能等進(jìn)行介紹，在文學(xué)作品和科普說(shuō)明中運(yùn)用得較多，如《核舟記》《中國(guó)石拱橋》《看云識(shí)天氣》等。事理說(shuō)明旨在解釋事物本身的道理或內(nèi)部規(guī)律，這種說(shuō)明多適用于抽象事物。公務(wù)文書(shū)中的說(shuō)明主要是事理說(shuō)明，比如對(duì)發(fā)文目的、依據(jù)的闡釋?zhuān)铑?lèi)公文中有關(guān)辦法、措施等的說(shuō)明，通報(bào)類(lèi)公文中的情況介紹，法規(guī)性文書(shū)中的條款項(xiàng)等，其說(shuō)明內(nèi)容以事實(shí)、情況或者事理為主。
二、說(shuō)明語(yǔ)言
公務(wù)文書(shū)的作用是上傳下達(dá)，使閱讀者知曉情況、貫徹落實(shí)文件精神。這就要求公務(wù)文書(shū)中的說(shuō)明須準(zhǔn)確、清楚地傳達(dá)發(fā)文者的意圖。因此，公務(wù)文書(shū)的說(shuō)明為平實(shí)說(shuō)明，即客觀地說(shuō)明對(duì)象，不描寫(xiě)、不夸張，目的就是說(shuō)明事實(shí)、情況、道理或是性質(zhì)，給閱讀者以理性認(rèn)識(shí)。如《××市預(yù)防職務(wù)犯罪工作條例》第三條：
“本條例所稱(chēng)職務(wù)犯罪，是指國(guó)家工作人員的貪腐賄賂犯罪，國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員的瀆職犯罪、利用職權(quán)實(shí)施的侵犯公民人身權(quán)利和民主權(quán)利的犯罪，以及利用職權(quán)實(shí)施的其他犯罪。”
這段文字對(duì)職務(wù)犯罪作出定義，語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)樸實(shí)，沒(méi)有運(yùn)用特殊語(yǔ)言技巧和修飾，不會(huì)產(chǎn)生歧義或是誤解。與平實(shí)說(shuō)明相對(duì)的生動(dòng)說(shuō)明則常常用形象的手法來(lái)說(shuō)明事物，使說(shuō)明對(duì)象具生動(dòng)性和形象性。這種說(shuō)明常常運(yùn)用修辭、描寫(xiě)等手法，強(qiáng)調(diào)語(yǔ)言的生動(dòng)活潑和審美感受，如賈祖璋在《南州六月荔枝丹》中對(duì)荔枝成熟時(shí)形態(tài)的表述：“成熟的荔枝，大多數(shù)是深紅色或紫色。生在樹(shù)頭，從遠(yuǎn)處當(dāng)然看不清它殼面的構(gòu)造，只有紅色映入眼簾，因而把它比做‘絳囊’、‘紅星’、‘珊瑚珠’，都很逼真?！边@種風(fēng)格的說(shuō)明，在公務(wù)文書(shū)中較少出現(xiàn)。
三、說(shuō)明順序
說(shuō)明是按照一定的順序?qū)φf(shuō)明對(duì)象進(jìn)行條理化的表述。說(shuō)明順序主要有時(shí)間順序、空間順序和邏輯順序等幾種。公務(wù)文書(shū)中的說(shuō)明順序主要是邏輯順序，即按照事物、事理的內(nèi)在邏輯關(guān)系，或由個(gè)別到一般，或由具體到抽象，或由主要到次要，或由現(xiàn)象到本質(zhì)，或由原因到結(jié)果等一一介紹說(shuō)明。如《××市制定地方性法規(guī)條例》，整個(gè)條例共分為六章五十八條，為典型的“章斷條連”模式。六個(gè)章節(jié)分別從總則、法規(guī)制定程序、地方性法規(guī)解釋等方面，按照由總到分、由主要到次要的邏輯順序，對(duì)地方性法規(guī)的制定者、制定程序等作出規(guī)定。這種邏輯順序不僅貫穿全篇，而且在各個(gè)部分中也有所體現(xiàn)。如第一章“總則”中：
第一條為了規(guī)范市人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)制定地方性法規(guī)的活動(dòng)，完善立法程序，提高立法質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)地方各級(jí)人民代表大會(huì)和地方各級(jí)政府組織法》《中華人民共和國(guó)立法法》的規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本條例。
第二條本條例適用于本市地方性法規(guī)的制定、修改、廢止及其相關(guān)活動(dòng)。
第三條市人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)依照憲法、法律規(guī)定的權(quán)限制定地方性法規(guī)。
規(guī)定本市特別重大事項(xiàng)的地方性法規(guī)，應(yīng)當(dāng)由市人民代表大會(huì)通過(guò)。
在市人民代表大會(huì)閉會(huì)期間，常務(wù)委員會(huì)可以對(duì)市人民代表大會(huì)制定的地方性法規(guī)進(jìn)行部分補(bǔ)充和修改，但是不得同該法規(guī)的基本原則相抵觸。
市人民代表大會(huì)有權(quán)改變或者撤銷(xiāo)市人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)制定的不適當(dāng)?shù)牡胤叫苑ㄒ?guī)。
第四條制定地方性法規(guī)應(yīng)當(dāng)遵循立法法規(guī)定的基本原則，符合本市的具體情況和實(shí)際需要，不同憲法、法律、行政法規(guī)相抵觸。[1]
第一條說(shuō)明制定條例的目的、依據(jù)，第二條說(shuō)明條例的適用范圍，第三、四條分別說(shuō)明市人民代表大會(huì)和市人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)的立法權(quán)限。其說(shuō)明順序由總到分，由一般到個(gè)別，層次清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，表達(dá)有序。
四、說(shuō)明方法
公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的說(shuō)明方法主要有以下四種。
1.定義說(shuō)明法
定義說(shuō)明法就是揭示事物特有屬性的邏輯方法，即下定義。公務(wù)文書(shū)中的定義說(shuō)明法常見(jiàn)于法規(guī)、規(guī)章類(lèi)文書(shū)中的概念說(shuō)明，或是對(duì)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)的闡釋。如《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第三條：
“黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的.文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具?！?/p>
這一條就屬于對(duì)法定概念的闡釋?zhuān)岄喿x者明確“黨政機(jī)關(guān)公文”的含義、功能與作用。又如《中華人民共和國(guó)海洋環(huán)境保護(hù)法》第九十五條第(一)款：
“海洋環(huán)境污染損害，是指直接或間接地把物質(zhì)或者能量引入海洋環(huán)境，產(chǎn)生損害海洋生物資源、危害人體健康、妨害漁業(yè)和海上其他合法活動(dòng)、損害海水使用素質(zhì)和減損環(huán)境質(zhì)量等有害影響。”
第九十五條第(五)款：
“漁業(yè)水域，是指魚(yú)蝦類(lèi)的產(chǎn)卵場(chǎng)、索餌場(chǎng)、越冬場(chǎng)、洄游通道和魚(yú)蝦貝藻類(lèi)的養(yǎng)殖場(chǎng)。”
對(duì)于非專(zhuān)業(yè)人士而言，“海洋環(huán)境污染損害”和“漁業(yè)水域”是兩個(gè)十分陌生的概念。此處對(duì)這兩個(gè)概念進(jìn)行詳盡的解釋?zhuān)墒归喿x者明白哪些活動(dòng)屬于海洋環(huán)境污染損害，哪些海域?qū)儆跐O業(yè)水域，在貫徹法規(guī)時(shí)才能做到清楚明了，不會(huì)因概念不清而出現(xiàn)錯(cuò)誤。
2.分類(lèi)說(shuō)明法
分類(lèi)說(shuō)明法就是根據(jù)事物的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)進(jìn)行歸類(lèi)，形成具有一定從屬關(guān)系的系統(tǒng)。在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中使用分類(lèi)說(shuō)明法，既可向閱讀者介紹說(shuō)明對(duì)象的基本屬性，又可幫助閱讀者區(qū)分不同類(lèi)別之間的差異，掌握各自的特性，還能使行文層次分明，富有邏輯性和條理性。比如《國(guó)務(wù)院關(guān)于職工探親待遇的規(guī)定》中對(duì)職工探親假期作出了如下分類(lèi)：
第三條職工探親假期：
(一)職工探望配偶，每年給予一方探親假一次，假期為30天。
(二)未婚職工探望父母，原則上每年給假一次，假期為20天，如果因?yàn)楣ぷ餍枰?，本單位?dāng)年不能給予假期，或者職工自愿兩年探親一次，可以兩年給假一次，假期為45天。
(三)已婚職工探望父母，每4年給假一次，假期為20天。
上述條例將職工探親假期按照職工的婚姻狀況和被探望對(duì)象的不同分為三類(lèi)，并對(duì)每一類(lèi)探親假期的頻次和期限作出具體規(guī)定。這樣清楚有序的分類(lèi)說(shuō)明，便于職工“對(duì)號(hào)入座”，能有效保證職工探親活動(dòng)的有序開(kāi)展，維護(hù)職工的權(quán)益。
3.比較說(shuō)明法
比較說(shuō)明法就是將有聯(lián)系的事物進(jìn)行比較，辨別異同，可分為橫比說(shuō)明和縱比說(shuō)明。橫比說(shuō)明是將可以作比的不同事物進(jìn)行比較，說(shuō)明不同事物的性質(zhì)特點(diǎn)。縱比說(shuō)明是將同一事物不同時(shí)期的情況進(jìn)行比較，說(shuō)明某種問(wèn)題。[2]比較說(shuō)明法在公務(wù)文書(shū)，如情況類(lèi)通報(bào)、工作類(lèi)報(bào)告、工作總結(jié)以及專(zhuān)項(xiàng)工作規(guī)劃等之中運(yùn)用較為廣泛。如《國(guó)家統(tǒng)計(jì)局關(guān)于2014年糧食產(chǎn)量的公告》中：
“全國(guó)糧食播種面積112738.3千公頃(169107.4萬(wàn)畝)，比2013年增加782.7千公頃(1174.1萬(wàn)畝)，增長(zhǎng)0.7%。其中谷物播種面積94622.8千公頃(141934.1萬(wàn)畝)，比2013年增加854.1千公頃(1281.2萬(wàn)畝)，增長(zhǎng)0.9%?！?/p>
運(yùn)用比較說(shuō)明法，可以使閱讀者清楚地看到說(shuō)明對(duì)象的變化發(fā)展情況，進(jìn)而對(duì)其所反映出的本質(zhì)有更加深刻的了解。
4.數(shù)字說(shuō)明法
數(shù)字說(shuō)明法就是運(yùn)用數(shù)據(jù)對(duì)事物進(jìn)行說(shuō)明和闡釋。數(shù)字說(shuō)明法常見(jiàn)于情況與事故類(lèi)通報(bào)、工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等公務(wù)文書(shū)。數(shù)據(jù)的使用，能夠讓閱讀者獲得關(guān)于說(shuō)明對(duì)象的具體印象，使說(shuō)明內(nèi)容顯得更加確鑿可信。比如《國(guó)家統(tǒng)計(jì)局關(guān)于2014年糧食產(chǎn)量的公告》中關(guān)于調(diào)查樣本的一段說(shuō)明：
目前糧食產(chǎn)量抽樣調(diào)查在848個(gè)國(guó)家調(diào)查縣中開(kāi)展，農(nóng)作物播種面積調(diào)查抽取8930個(gè)村民小組、48萬(wàn)農(nóng)戶，稻谷、小麥、玉米等主要糧食作物的單位面積產(chǎn)量調(diào)查抽取8930個(gè)村民小組、7萬(wàn)多地塊，由國(guó)家統(tǒng)計(jì)局各基層調(diào)查隊(duì)調(diào)查人員和輔助調(diào)查員開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查。
上述材料中的幾組數(shù)據(jù)使閱讀者對(duì)調(diào)查樣本的數(shù)量和范圍有直觀的了解。其取樣范圍之廣、數(shù)量之大能使閱讀者更加確信調(diào)查結(jié)果的科學(xué)性、公正性和準(zhǔn)確性。
五、注意事項(xiàng)
說(shuō)明作為公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中最常用的表達(dá)方式，在使用時(shí)需要注意以下幾個(gè)方面：
1.邏輯清晰、層次分明
寫(xiě)作公務(wù)文書(shū)時(shí)要注意段落之間的邏輯和順序，注意說(shuō)明對(duì)象之間的外在關(guān)系與內(nèi)部聯(lián)系，不能在邏輯順序上發(fā)生錯(cuò)誤。比如計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的說(shuō)明順序一般為先說(shuō)明背景或者依據(jù)，然后提出總的目的或要求，過(guò)渡后轉(zhuǎn)入具體任務(wù)、措施、步驟等，宜分條進(jìn)行闡述。
2.態(tài)度科學(xué)、實(shí)事求是
對(duì)對(duì)象進(jìn)行說(shuō)明時(shí)一定要尊重客觀事實(shí)，尤其數(shù)據(jù)的使用，必須精準(zhǔn)無(wú)誤，能夠客觀實(shí)際地體現(xiàn)出說(shuō)明對(duì)象的本質(zhì)，不得主觀臆斷或是憑空捏造。
3.主次分明、詳略得當(dāng)
在運(yùn)用說(shuō)明的表達(dá)方式時(shí)，要根據(jù)不同文書(shū)和具體情況分清主次，把握重點(diǎn)，做到詳略得當(dāng)。比如，在總結(jié)類(lèi)公務(wù)文書(shū)中，對(duì)某一階段的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，包括具體的做法、事例、數(shù)據(jù)等，要進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，對(duì)今后的設(shè)想和工作方向則要略寫(xiě);反之，在計(jì)劃類(lèi)公務(wù)文書(shū)中，對(duì)制定計(jì)劃的依據(jù)要略寫(xiě)，對(duì)計(jì)劃的主體，即未來(lái)的工作方向——做什么、怎么做、何時(shí)完成等，則要詳盡說(shuō)明。
