手工做賬會(huì )計科目錯誤已記賬,無(wú)論未月結前或者已月結后發(fā)現借誤,可用紅字更正法更正。
所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記賬憑證,據以用紅字登記入賬,沖銷(xiāo)原有的錯誤記錄;同時(shí)再用藍字填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正*年*月*號憑證”,據以登記入賬,這樣就把原來(lái)的差錯更正過(guò)來(lái)。應用紅字更正法是為了正確反映賬簿中的發(fā)生額和科目對應關(guān)系。 一般情況下適用兩種情況一,記賬以后,發(fā)現賬簿記錄的錯誤是因為記賬憑證中的會(huì )計科目或記賬方向有錯誤而引起的,應用紅字記賬法進(jìn)行更正。二,記賬以后,發(fā)現記賬憑證和賬簿記錄金額大于應計的正確金額,而會(huì )計科目沒(méi)有錯誤,應用紅字更正法進(jìn)行更正。
填制會(huì )計憑證或登記賬簿發(fā)生的差錯,一經(jīng)查找出就應立即更正。由于差錯性質(zhì)不同,發(fā)現的時(shí)間有先有后,所以采用的更正方法也有所不同。現將通常更正錯誤的幾種主要方法介紹如下:
(1)劃線(xiàn)更正法
在填制憑證、登記賬簿過(guò)程中,如發(fā)現文字或數字記錯時(shí),可采用劃線(xiàn)更正法進(jìn)行更正。即先在錯誤的文字數字上劃一紅線(xiàn),然后在劃線(xiàn)上方填寫(xiě)正確的記錄。在劃線(xiàn)時(shí),如果是文字錯誤,可只劃銷(xiāo)錯誤部分;如果是數字上錯誤,應將全部數字劃銷(xiāo),不得只劃銷(xiāo)錯誤數字。劃銷(xiāo)時(shí)必須注意使原來(lái)的錯誤字跡仍可辨認。更正后,經(jīng)辦人應在劃線(xiàn)的一端蓋章,以示負責。
(2)紅字更正法
在記賬以后,如果在當年內發(fā)現記賬憑證所記的科目或金額有錯時(shí),可以采用紅字更正法進(jìn)行更正。所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記賬憑證,據以用紅字登記入賬,沖銷(xiāo)原有的錯誤記錄;同時(shí)再用藍字填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正*年*月*號憑證”,據以登記入賬,這樣就把原來(lái)的差錯更出現金支票支付。記賬時(shí)本應貸記“銀行存款”科目,而卻誤記“現金”科目,并已登記入賬。其更正方法如下:
①用紅字金額填制一張與原錯誤分錄相同的記賬憑證,
分錄如下:
借:其他應收款——李明 5000
貸:現金 5000
②用藍字填制一張正確記賬憑證,其分錄如下:
借:其他應收款——李明 5000
貸:銀行存款 5000
有時(shí),根據記賬憑證分別記入有關(guān)科目并無(wú)錯誤,但所填的金額大于應填的金額時(shí),也可按照正確數字與錯誤數字的差額用紅字金額填制一張記賬憑證,據以登記入賬,以沖銷(xiāo)多記部分,并在賬簿摘要欄注明“注銷(xiāo)*年*月*號憑證多記金額”。
例如,采用商業(yè)匯票結算方式,收到購貨方開(kāi)出并承兌的商業(yè)匯票10000元,作為銷(xiāo)售實(shí)現。在填制記賬憑證時(shí),將金額10000元誤記100000元,多記了90000元,并已入賬。
其誤記會(huì )計分錄為:
借:應收票據 100000
貸:商品銷(xiāo)售收入 100000
為了更正有關(guān)賬戶(hù)多記的900O0元,就應用紅字金額填制一張記賬憑證。其分錄如下:
借:應收票據 90000
貸:商品銷(xiāo)售收入 90000
根據此記賬憑證登記入賬后,使“應收票據”和“商品銷(xiāo)售收入”兩科目原來(lái)的錯誤記錄都得到了更正。
(3)補充登記法
在記賬以后,發(fā)現記賬憑證填寫(xiě)的金額小于實(shí)際金額時(shí),可采用補充登記法進(jìn)行更正。更正時(shí),可將少記數額填制一張記賬憑證補充登記入賬,并在摘要欄注明“補充*年*月*日*號憑證少記金額”。
例:通過(guò)開(kāi)戶(hù)銀行收到某購貨單位償還的前欠貨款6500元,在填制記賬憑證時(shí),將金額誤記為5600元,少記了900元,并已登記入賬。
更正時(shí),應將少記的900元用藍字填制一張記賬憑證,并登記入賬。其補充更正分錄是:
借:銀行存款 900
貸:應收賬款 900
根據此記賬憑證登記入賬后,使“銀行存款”和“應收賬款”兩科目的原來(lái)錯誤都得到了更正。紅字更正法和補充登記法都是用來(lái)更正因記賬錯誤而產(chǎn)生的記賬差錯。如果記賬憑證無(wú)錯,只是登記入賬時(shí)發(fā)生誤記,這種非因記賬憑證誤記的差錯,無(wú)論何時(shí)發(fā)現(在實(shí)際工作中,由于定期核對賬目,不可能經(jīng)過(guò)很長(cháng)時(shí)間才被發(fā)現)都不能用這兩種方法更正,而應用劃線(xiàn)法進(jìn)行更正。因為記賬必須以憑證為根據,一張記賬憑證不僅是登記明細賬的根據,也是匯總登記總賬的根據。
在同一記賬根據的基礎上,不一定兩種賬同時(shí)都記錯,假如總賬未記錯,只是某一明細科目記錯了數字,如果為訂正這一明細科目差錯,而采用了紅字更正法或補充登記法,勢必影響總賬發(fā)生變動(dòng),即將原來(lái)的正確數訂正為錯誤數。所以,非因記賬憑證誤記的差錯只能用劃線(xiàn)更正法進(jìn)行更正。以上只是對當年內發(fā)現填寫(xiě)記賬憑證或登記賬簿錯誤而采用的方法,如果發(fā)現以前年度記賬憑證中有錯誤(指科目和金額)并導致賬簿登記錯誤的,有一張管理費用支出憑證的金額本應是5600元,記賬時(shí)誤記6500元,則導致利潤減少900元。
會(huì )計分錄更正方法: 1.劃線(xiàn)更正法 劃線(xiàn)更正法多采用在記賬憑證沒(méi)有出錯,但登記賬簿出錯的時(shí)候。
具體操作方法為用紅線(xiàn)在出錯的文字或數據上畫(huà)一條橫線(xiàn),并在紅線(xiàn)劃掉的數據或文字上方重新書(shū)寫(xiě)正確的數據或文字,并在更正處加蓋記賬及相關(guān)人員的印章。 2.紅字更正法 紅字更正法一般用于記賬憑證上的錯誤,具體分為兩種: (1)記賬憑證上科目錯誤,用紅字編制與錯誤憑證相同的憑證,然后編制正確憑證。
(2)記賬憑證上科目正確,借貸方向正確,但金額多記,可用紅字按多記金額編制一張與原記賬憑證借貸賬戶(hù)完全相同的記賬憑證,沖銷(xiāo)多記金額,據以記賬。 3.補充登記法 補充登記法多用于記賬憑證上科目、借貸方向都正確,但金額少記的時(shí)候。
可按少記金額編制一張與原記賬憑證借貸賬戶(hù)完全一致的記賬憑證,補充少記金額,據以登記。
手工做賬會(huì )計科目錯誤已記賬,無(wú)論未月結前或者已月結后發(fā)現借誤,可用紅字更正法更正。
所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記賬憑證,據以用紅字登記入賬,沖銷(xiāo)原有的錯誤記錄;同時(shí)再用藍字填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正*年*月*號憑證”,據以登記入賬,這樣就把原來(lái)的差錯更正過(guò)來(lái)。應用紅字更正法是為了正確反映賬簿中的發(fā)生額和科目對應關(guān)系。
一般情況下適用兩種情況一,記賬以后,發(fā)現賬簿記錄的錯誤是因為記賬憑證中的會(huì )計科目或記賬方向有錯誤而引起的,應用紅字記賬法進(jìn)行更正。二,記賬以后,發(fā)現記賬憑證和賬簿記錄金額大于應計的正確金額,而會(huì )計科目沒(méi)有錯誤,應用紅字更正法進(jìn)行更正。
調整分錄有兩種方法,一種是紅字調整,就是先按原先分錄的內容,用紅色的筆做同樣的分錄,然后再做正確的分錄。
一種是蘭字調整法,就是不做紅字分錄,通過(guò)轉賬分錄把錯誤科目調整到正確科目。就用你說(shuō)的例子 一、紅字調整法 1、先做紅字分錄 借:經(jīng)營(yíng)費用(紅字) 貸:現金(紅字) 2、做正確的分錄 借:其他業(yè)務(wù)支出(蘭字) 貸:現金(蘭字) 二、蘭字調整法 直接做分錄 借:其他業(yè)務(wù)支出(蘭字) 貸:經(jīng)營(yíng)費用(蘭字) 紅字調整法比較直觀(guān),不容易出錯,蘭字調整法做的分錄少,容易錯 至于一張憑證上做幾個(gè)分錄,這一般是一筆業(yè)務(wù)一個(gè)憑證,實(shí)踐中也有些會(huì )計把幾筆相同業(yè)務(wù)都集中一個(gè)憑證(我就看到某個(gè)會(huì )計把一個(gè)月的相同費用科目全部只做一個(gè)憑證),但這不推薦,所以你說(shuō)一個(gè)憑證同時(shí)做紅字分錄和蘭字分錄,那也是可以的,分開(kāi)當然最好。
常見(jiàn)的差錯查找方法有以下幾種。
1.差數法 差數法是按照錯賬的差數查找錯賬的方法。例如,會(huì )計憑證上記錄的是: 借:應交稅費——營(yíng)業(yè)稅5 250 一城市維護建設稅367. 5 一個(gè)人所得稅500 其他應交款——教育費附加157. 5 貸:銀行存款 6 275 若會(huì )計人員在記賬時(shí)漏記了城市維護建設稅367.5元,那么在進(jìn)行應交稅費總賬和明細賬核對時(shí),就會(huì )出現總賬借方余額比明細賬借方余額多367.5元的現象。
對于類(lèi)似的差錯,應由會(huì )計人員通過(guò)回憶相關(guān)金額的記賬憑證進(jìn)行查找。 2.尾數法 對于發(fā)生的角、分上的差錯,可以只查找小數部分,以提高查錯的效率。
例如,只差0. 06元,則只需看一下尾數有“0.06"的金額,看是否已將其登記入賬。 3.除2法 當賬賬、賬證或賬實(shí)不符,且差數為偶數時(shí),應首先檢查記賬方向是否發(fā)生錯誤。
在記賬時(shí),有時(shí)由于會(huì )計人員的疏忽,錯將借方金額登記到貸方或將貸方金額登記到了借方,這必然會(huì )出現一方合計數增多,而另一方合計數減少的情況,其差額恰是記錯方向數字的l倍且差數是偶數。對于這種錯誤的檢查,可用差錯數除以2,得出的商數就是賬中記賬方向的反方向數字,然后再到賬目中去尋找差錯的數字就有了一定的目標。
例如,會(huì )計憑證上記錄的是: 借:其他應收款——總務(wù)科500 貸:庫存現金500 登記明細賬時(shí),會(huì )計人員錯把其他應收款登記入貸方,總賬與明細賬核對時(shí),就會(huì )出現總賬借方余額大于明細賬借方余額1000 000元除以2,正好是貸方記錯的500元。 4.除9法 除9法是指用對賬差額除以9來(lái)查找差錯的一種方法,主要適用于以下兩種錯誤的查找。
(1)數字錯位 在查找錯誤時(shí),如果差錯的數額較大,就應該檢查一下是否存記賬時(shí)發(fā)生了數字錯位。在登記賬目時(shí),會(huì )計人員有時(shí)會(huì )把位數看錯,把十位看成百位數,把百位數看成下一位數,即把小數看大了;也可能把百位數看成十位數,把千位數看成百位數,即把大數看小了。
這種情況下,差錯數額一般比較大,可以用除9法進(jìn)行檢查。例如,將70元看成了700元并登記入,此時(shí)存對賬時(shí)就會(huì )出現余額差700 - 70=630(元),用630元除以9,商為70元,70元就是應該記錄的正確的數額。
又如收入現金800元,誤記為80元,對賬結果會(huì )出現800 - 80=720(元差值,用720元除以9,商為80元,商數即為差錯數。 (2)相鄰數字顛倒錯誤的查找 在記賬時(shí),有時(shí)易將相鄰的兩兩位或三位數的數字登記顛倒了,如將86記成了68,將315 記成了513,它們的差值分別是18和198,都可以被9整除,這樣知道錯誤問(wèn)題之后,進(jìn)一步判斷錯在哪一筆業(yè)務(wù)上就可以了。
如果用上述方法檢查均未發(fā)現錯誤,而對賬結果又確實(shí)不符,還可以采用順查、逆查、抽查等方法檢查是否有漏記和重記等現象。順查是指按賬務(wù)處理的順序,從憑證開(kāi)始到賬簿記錄止從頭到尾進(jìn)行普遍核對。
逆合法是指與賬務(wù)處理順序相反,從尾到頭的檢查方法。抽查法是指抽取賬簿記錄中某些局部進(jìn)行檢查的方法。
應用實(shí)務(wù) 如果發(fā)現賬簿記隸有錯誤,應按規定的方法進(jìn)行更正,不得涂改、挖補或用化學(xué)試劑消除字跡。錯賬的更正方法有以下三種。
1.劃線(xiàn)更正 劃線(xiàn)更正義稱(chēng)紅線(xiàn)更正。如果發(fā)現賬簿記錄有錯誤,而其所依據的記賬憑證沒(méi)有錯誤,即純屬記賬時(shí)文字或數字的筆誤,應采用劃線(xiàn)更正的方法進(jìn)行更正。
更正的方法如下。 (l)將錯誤的文字或數字劃一條紅色橫線(xiàn)注銷(xiāo),但必須使原有字跡仍可辨認,以備查找。
(2)在劃線(xiàn)的上方用藍字或黑字將正確的文字或數字填寫(xiě)在同一行的上方位置,并由更正人員在更正處蓋章,以明確責任。 2.紅字更正 紅字更正又稱(chēng)紅字沖銷(xiāo)。
在會(huì )計上,以紅字記錄表明對原記錄的沖減。紅字更正適用于以下兩種情況。
(1)根據記賬憑證所記錄的內容記賬以后,發(fā)現記賬憑證中的應借、應貸會(huì )計科目或記賬方向有錯誤,并且記賬憑證同賬簿記錄的金額相吻合,應采用紅字更正。更正的方法如下。
①先用紅字填制一張與原錯誤記賬憑證內容完全相同的記賬憑證,并據以用紅字登記入賬,沖銷(xiāo)原有錯誤的賬簿記錄。 ②再用藍字或黑字填制一張正確的記賬憑證,并據以用藍字或黑字登記入賬。
【例】以現金支付銀行利息800元,在填制記賬憑證時(shí),誤記入“銀行存款”科目,并據以登記入賬。其錯誤記賬憑證所反映的會(huì )計分錄為: 借:應付利息 貸:銀行存款 該項分錄應貸記“庫存現金” 科目,在更正時(shí),應用紅字金額編制如下記賬憑證進(jìn)行更正。
借:應付利息800 貸:銀行存款800 錯誤的記賬憑證以紅字記賬更正后,表明已全部沖銷(xiāo)原有錯誤記錄,然后用藍字或黑字填制如下正確分錄,并據以登記入賬: 借:應付利息 800 貸:庫存現金 800 (2)根據記賬憑證所記錄的內容記賬以后,發(fā)現記賬憑證中應借、應貸的會(huì )計科目和記賬方向都沒(méi)有錯誤,記賬憑證和賬簿記錄的金額也吻合,只是所記金額大于應記的正確金額,應采用紅字更正。更正的方法是將多記的金額用紅字填制一張與原錯誤記賬憑證所記載的借貸方向、應借應貸會(huì )計科日相同的記賬憑證,并據以登記入賬,以沖銷(xiāo)多記金額,求得正確金額。
【例】用銀行存款4 000元購買(mǎi)辦公用品,在填制記賬憑證時(shí),誤記金額為40。
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