檔案管理第一課(檔案管理)
1.檔案管理基礎知識
檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規律，研究檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為人類(lèi)社會(huì )的進(jìn)步服務(wù)。
檔案學(xué)的內容
檔案學(xué)以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規律的基礎上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導檔案工作實(shí)踐，提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實(shí)現檔案的價(jià)值，為各項社會(huì )實(shí)踐服務(wù)。
檔案學(xué)的研究?jì)热葜饕袡n案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開(kāi)發(fā)、檔案應用五個(gè)方面。
檔案學(xué)基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類(lèi)的劃分、檔案價(jià)值及其實(shí)現的規律性、國家檔案全宗的實(shí)質(zhì)與結構；檔案工作系統的結構、功能與社會(huì )環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書(shū)、圖書(shū)、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統的結構、功能及其與國家建設的關(guān)系，檔案法規體系結構與功能；檔案學(xué)產(chǎn)生的條件與標志、檔案學(xué)的研究對象與任務(wù)、檔案學(xué)的體系結構、檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系、檔案學(xué)的研究方法等。
檔案專(zhuān)業(yè)史研究，即以歷史時(shí)期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學(xué)的產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程及其規律。其任務(wù)是闡明各個(gè)社會(huì )形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點(diǎn)，及其與當時(shí)的政治、經(jīng)濟科學(xué)文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會(huì )效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學(xué)研究成果的基礎上，探索檔案學(xué)思想的源流、派別和發(fā)展規律，以更深刻地認識和理解檔案學(xué)思想、理論、原則的形成過(guò)程，提高檔案學(xué)理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調、檢查、監督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學(xué)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)整體協(xié)調發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)創(chuàng )造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展服務(wù)。
檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的研究，即對檔案實(shí)體管理系統、檔案信息開(kāi)發(fā)系統及其反饋系統整個(gè)過(guò)程的研究。檔案實(shí)體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開(kāi)發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統計工作、檔案用戶(hù)調查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，及時(shí)、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶(hù)提供高效率服務(wù)。
檔案工作應用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過(guò)程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數據的收集和前處理工作，計算機對檔案數據的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個(gè)過(guò)程的研究，其任務(wù)是逐步實(shí)現檔案管理技術(shù)現代化，提高檔案管理工作效率。
學(xué)科體系 檔案學(xué)產(chǎn)生初期，學(xué)科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問(wèn)題。隨著(zhù)各種類(lèi)型檔案的大量增長(cháng)和檔案工作實(shí)踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學(xué)分化和發(fā)展出多門(mén)分支學(xué)科，分別擔負著(zhù)某一方面的研究任務(wù)。
2.檔案管理學(xué)的知識
一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節，與檔案工作中其他各項工作比較起來(lái)，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個(gè)工作都具有重要意義。
（1）收集工作是檔案工作的起點(diǎn)；是檔案業(yè)務(wù)基礎工作中的基礎；檔案的收集，就是整個(gè)檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個(gè)國家檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案的收集工作是貫徹集中統一管理原則的一項重要內容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來(lái)說(shuō)，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、機關(guān)內文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內容：（1）在正規的工作條件下，檔案室所接收的是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進(jìn)行局部調整。
（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現在文件的來(lái)源、時(shí)間、內容和形式等幾個(gè)方面。
（2）檔案的整理應該充分利用原有基礎；原有基礎指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來(lái)要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過(guò)程中，應該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一個(gè)獨立的機關(guān)或著(zhù)名人物在社會(huì )活動(dòng)中形成的檔案的整體。（2）意義：區分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節。
全宗不僅是個(gè)整理方法問(wèn)題，也是一條原則、一種理論，稱(chēng)為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過(guò)程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。
全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。
4、全宗構成的條件和立檔單位：形成全宗的機關(guān)，稱(chēng)為立檔單位，又稱(chēng)全宗的構成者。一個(gè)機關(guān)就是一個(gè)立檔單位，一個(gè)立檔單位形成的全部檔案就構成一個(gè)全宗。
（1）構成條件：第一，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個(gè)會(huì )計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務(wù)計劃；第三，設有管理人事的機構或人員，并有一[定的人事任免權。三個(gè)條件是統一的，是從不同側面反映一個(gè)單位的獨立性。
最基本的是第一個(gè)條件。在分析或研究一個(gè)組織單位能否構成一個(gè)立檔單位時(shí)，應當明確，機關(guān)的大小和檔案數量的多少，并不影響它成為立檔單位。
有的組織單位也可能不完全具備上述三個(gè)條件，但它實(shí)際上卻是一個(gè)獨立的機關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構成一個(gè)全宗。（2）立檔單位。
5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關(guān)單位的增設、撤銷(xiāo)、合并以及機關(guān)名稱(chēng)的改變、職權范圍和隸屬關(guān)系的調整等各種變化。這些情況，有的會(huì )影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。
研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個(gè)方面去考察。6、人物全宗：就是社會(huì )知名人士（如社會(huì )活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。
人物全宗包括個(gè)人的著(zhù)作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì )活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫(xiě)的和收集的與人物全宗構成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說(shuō)明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯(lián)合全宗。
是若干獨立機關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區分立檔單位而聯(lián)合組成的一個(gè)全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數量極少的若干全宗，按照一定的特點(diǎn)組成的一個(gè)全宗集合單位。
（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點(diǎn)集中起來(lái)的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應該注意全宗之間的相互聯(lián)系。
10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個(gè)環(huán)節：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時(shí)，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統計工作的一個(gè)具體的技術(shù)項目；B全宗在庫房?jì)热绾闻帕写娣牛瑢儆诒９芄ぷ鞯姆懂牐籆全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫(xiě)于案卷封面，全宗的系統排列等也屬于檔案的基本編目和系統化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進(jìn)館的時(shí)間順序分編流水號；B按本館全宗的時(shí)間、地區、性質(zhì)等分編流水號；C所有全宗一律按進(jìn)館順序統一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續編號；F按全宗群留空統編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類(lèi)單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實(shí)行等級分類(lèi)編號，另外一部分全宗實(shí)行序時(shí)流水編號。
盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，可概括為兩種類(lèi)型：序時(shí)流水編號法和體系分類(lèi)編號法。前者也可簡(jiǎn)稱(chēng)流水法，后者可簡(jiǎn)稱(chēng)分類(lèi)法。
流水法，無(wú)。
3.檔案管理的基本步驟
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見(jiàn)檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分
只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個(gè)環(huán)節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環(huán)節；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫(xiě)參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢(xún)、函調、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動(dòng)構成。
4.檔案學(xué)具體學(xué)什么科目
《檔案管理學(xué)》、《中國檔案史》、《檔案保護技術(shù)學(xué)》、《檔案網(wǎng)站建設》、《科技檔案管理》、《檔案法規學(xué)》、《檔案文獻檢索》、《專(zhuān)門(mén)檔案管理學(xué)》、《檔案文獻編纂學(xué)》、《檔案計算機管理》、《外國檔案管理》等。
具體如下：
培養目標
培養適應社會(huì )主義現代化建設需要的德智體美全面發(fā)展和健康個(gè)性和諧統一，掌握現代管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)基本原理和現代檔案管理基本理論和方法，熟悉國內外檔案領(lǐng)域的方針、政策和制度，具有創(chuàng )新精神、實(shí)踐能力和國際視野的檔案學(xué)高級專(zhuān)門(mén)人才。
專(zhuān)業(yè)內容
本專(zhuān)業(yè)學(xué)生以管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)和人文理論知識為基礎，系統掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識，包括現代文書(shū)秘書(shū)、檔案文獻編纂、檔案保護、信息傳播、信息咨詢(xún)、電子檔案建設等方面的知識，通過(guò)案例教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)了解掌握從事檔案管理實(shí)務(wù)工作的能力。
專(zhuān)業(yè)特色
該專(zhuān)業(yè)強調現代管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)和人文理論知識的有機結合，培養學(xué)生系統掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識，突出了文理結合的特點(diǎn)，強調了運用現代信息技術(shù)在檔案管理中的應用，同時(shí)，注重學(xué)生外語(yǔ)能力的培養與訓練，專(zhuān)業(yè)特色明顯。
基礎課、專(zhuān)業(yè)課、選修課
基礎課：
數據庫原理及應用、管理學(xué)、宏觀(guān)經(jīng)濟學(xué)、微觀(guān)經(jīng)濟學(xué)、經(jīng)濟統計學(xué)、基礎會(huì )計學(xué)、檔案學(xué)基礎、檔案管理、信息資源管理、c語(yǔ)言程序設計、國際商務(wù)管理、管理信息系統、技術(shù)經(jīng)濟學(xué)、信息經(jīng)濟學(xué)。
專(zhuān)業(yè)課：
信息分析與預測、檔案保護學(xué)、檔案文獻編纂、中外檔案事業(yè)史、電子檔案管理（英）、現代文書(shū)秘書(shū)學(xué)、檔案復制技術(shù)、檔案法規。
選修課：
財政與金融、發(fā)展經(jīng)濟學(xué)、產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟學(xué)、預測與決策技術(shù)、國際貿易、經(jīng)濟法、經(jīng)貿英語(yǔ)、組織行為學(xué)、證券投資學(xué)、工程項目管理B、質(zhì)量管理與認證、文獻檢索與利用、計算機網(wǎng)絡(luò )、多媒體技術(shù)、信息傳播學(xué)、網(wǎng)頁(yè)制作與網(wǎng)站設計、數據倉庫與數據挖掘。
畢業(yè)生適應的工作領(lǐng)域
學(xué)生畢業(yè)后，可以在國家及各省市檔案管理部門(mén)、政府機關(guān)相關(guān)部門(mén)、大型企業(yè)特別是合資類(lèi)與外向型企業(yè)等的檔案管理部門(mén)從事管理工作。
專(zhuān)業(yè)前景
現代檔案管理已與傳統的檔案管理發(fā)生了根本的變化，現代檔案管理是一個(gè)知識、信息與技術(shù)密集的綜合管理部門(mén)，深受?chē)业闹匾暋＝陙?lái)，社會(huì )對我院該類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才的需求趨勢看好，專(zhuān)業(yè)前景廣闊。
5.檔案學(xué)具體學(xué)什么科目
《檔案管理學(xué)》、《中國檔案史》、《檔案保護技術(shù)學(xué)》、《檔案網(wǎng)站建設》、《科技檔案管理》、《檔案法規學(xué)》、《檔案文獻檢索》、《專(zhuān)門(mén)檔案管理學(xué)》、《檔案文獻編纂學(xué)》、《檔案計算機管理》、《外國檔案管理》等。
具體如下：培養目標 培養適應社會(huì )主義現代化建設需要的德智體美全面發(fā)展和健康個(gè)性和諧統一，掌握現代管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)基本原理和現代檔案管理基本理論和方法，熟悉國內外檔案領(lǐng)域的方針、政策和制度，具有創(chuàng )新精神、實(shí)踐能力和國際視野的檔案學(xué)高級專(zhuān)門(mén)人才。 專(zhuān)業(yè)內容 本專(zhuān)業(yè)學(xué)生以管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)和人文理論知識為基礎，系統掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識，包括現代文書(shū)秘書(shū)、檔案文獻編纂、檔案保護、信息傳播、信息咨詢(xún)、電子檔案建設等方面的知識，通過(guò)案例教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)了解掌握從事檔案管理實(shí)務(wù)工作的能力。
專(zhuān)業(yè)特色 該專(zhuān)業(yè)強調現代管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)和人文理論知識的有機結合，培養學(xué)生系統掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識，突出了文理結合的特點(diǎn)，強調了運用現代信息技術(shù)在檔案管理中的應用，同時(shí)，注重學(xué)生外語(yǔ)能力的培養與訓練，專(zhuān)業(yè)特色明顯。 基礎課、專(zhuān)業(yè)課、選修課 基礎課： 數據庫原理及應用、管理學(xué)、宏觀(guān)經(jīng)濟學(xué)、微觀(guān)經(jīng)濟學(xué)、經(jīng)濟統計學(xué)、基礎會(huì )計學(xué)、檔案學(xué)基礎、檔案管理、信息資源管理、c語(yǔ)言程序設計、國際商務(wù)管理、管理信息系統、技術(shù)經(jīng)濟學(xué)、信息經(jīng)濟學(xué)。
專(zhuān)業(yè)課： 信息分析與預測、檔案保護學(xué)、檔案文獻編纂、中外檔案事業(yè)史、電子檔案管理（英）、現代文書(shū)秘書(shū)學(xué)、檔案復制技術(shù)、檔案法規。 選修課： 財政與金融、發(fā)展經(jīng)濟學(xué)、產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟學(xué)、預測與決策技術(shù)、國際貿易、經(jīng)濟法、經(jīng)貿英語(yǔ)、組織行為學(xué)、證券投資學(xué)、工程項目管理B、質(zhì)量管理與認證、文獻檢索與利用、計算機網(wǎng)絡(luò )、多媒體技術(shù)、信息傳播學(xué)、網(wǎng)頁(yè)制作與網(wǎng)站設計、數據倉庫與數據挖掘。
畢業(yè)生適應的工作領(lǐng)域 學(xué)生畢業(yè)后，可以在國家及各省市檔案管理部門(mén)、政府機關(guān)相關(guān)部門(mén)、大型企業(yè)特別是合資類(lèi)與外向型企業(yè)等的檔案管理部門(mén)從事管理工作。 專(zhuān)業(yè)前景 現代檔案管理已與傳統的檔案管理發(fā)生了根本的變化，現代檔案管理是一個(gè)知識、信息與技術(shù)密集的綜合管理部門(mén)，深受?chē)业闹匾暋?/p>
近年來(lái)，社會(huì )對我院該類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才的需求趨勢看好，專(zhuān)業(yè)前景廣闊。
6.高校《檔案管理學(xué)》課程設置是怎樣的
我是檔案專(zhuān)業(yè)的學(xué)生。《檔案管理學(xué)》選用人民大學(xué)出版社的最好。有兩本書(shū)可以選擇：《檔案管理學(xué)基礎第三版》（陳兆祦、和寶榮等主編）、《檔案管理學(xué)》（陳智為、鄧紹興主編），個(gè)人建議文秘專(zhuān)業(yè)的選擇第一本，比較全，該書(shū)的第一章包含了有關(guān)檔案學(xué)概論的內容，是很基礎的東西。
課時(shí)安排我們當時(shí)是一周一次課（三節），老師按章節授課。一般學(xué)校都是只上書(shū)的前部分（1-10章），后面屬于學(xué)生自學(xué)部分，考試或考研的時(shí)候都是不考的。
沒(méi)有安排實(shí)踐課程，我們的實(shí)踐是安排在畢業(yè)前的實(shí)習，不過(guò)可以根據課時(shí)時(shí)間安排一次去校檔案館（室）或省市檔案館室或企事業(yè)檔案館室參觀(guān)學(xué)習。
應該由檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)教師上課，或者是由從事多年檔案工作的教師上課。其他專(zhuān)業(yè)的我想不到哪個(gè)還能上檔案專(zhuān)業(yè)的課。
從事檔案專(zhuān)業(yè)的工作者，從專(zhuān)業(yè)上講應是檔案專(zhuān)業(yè)的，但在實(shí)際中，企業(yè)從人員編制上考慮，很多直接由辦公室文書(shū)人員從事檔案工作，當然檔案專(zhuān)業(yè)的人員在選擇就業(yè)的時(shí)候也有很多做了文秘工作。
