線下活動 |三天籌辦一場小型產(chǎn)品發(fā)布會，一地雞毛后的思考

近期受委托幫忙統(tǒng)籌某活動，三天時間零基礎(chǔ)（人員基礎(chǔ)和物料基礎(chǔ)）籌辦場幾十人的線下產(chǎn)品發(fā)布會。甲方大佬表示勉強合格，各項活動內(nèi)容和流程都基本順利走完。但客觀來說過程還是頗多紕漏，結(jié)果也差強人意。

一地雞毛、一塌糊涂后的思考總結(jié)：線下活動前期籌備和過程管理。

一、統(tǒng)籌的自我修養(yǎng)

統(tǒng)籌，或者說活動的具體負(fù)責(zé)人、總執(zhí)行人，主要職責(zé)為組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督管理以及指導(dǎo)工作。組織成立活動項目組，穿針引線將公司各部門同事以及領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系起來分配活動的各項工作任務(wù)，監(jiān)督各項工作任務(wù)的落實情況，管理內(nèi)部、外部人員和物料。

指導(dǎo)工作這項非常考驗統(tǒng)籌的溝通能力和技巧，注意統(tǒng)籌身份只是服務(wù)此次活動項目組，不代表調(diào)整在公司組織架構(gòu)的工作職能。另外，統(tǒng)籌切忌讓自己陷入某項具體的工作任務(wù)中。

二、前期籌備

當(dāng)接到活動籌備任務(wù)時，應(yīng)及時和任務(wù)發(fā)布人確認(rèn)好活動主題，商討活動流程。根據(jù)主題和流程做好前期籌備任務(wù)安排表和活動預(yù)算表并審核通過，拿到此次活動的人事權(quán)和財政權(quán)才能大干、快干、放手干。

前期籌備任務(wù)安排表主要包括成立籌備委員會，統(tǒng)籌組長一定要是壓得住陣的公司領(lǐng)導(dǎo)或者直接老板/總經(jīng)理掛帥。統(tǒng)籌作為統(tǒng)籌組員負(fù)責(zé)執(zhí)行即可。前期籌備組一般包括場地租賃、設(shè)備購買，物料設(shè)計制作，活動推廣報名、邀請接待與會嘉賓，主持人選與撰寫主持稿，邀請演講嘉賓、確認(rèn)演講主題與PPT，邀請新聞媒體渠道、撰寫官方新聞稿和發(fā)文。

活動預(yù)算表主要包含各項工作任務(wù)需要的費用，在此過程中涉及到第三方提供服務(wù)的要確定好合作細(xì)節(jié)。即甲方需要做些什么，乙方能提供什么，價格，時間節(jié)點以及注意事項。

前期籌備需要注意：

1、做好與會人員預(yù)估，參會人員多寡直接和場地、支出相關(guān)，如有增減記得做好調(diào)整。

2、選定的場地，盡量實地走訪測量一下，獲取各處所需物料設(shè)計的尺寸，以便整個活動宣傳物料、座位擺放。

3、活動流程的變動是很正常的現(xiàn)象，要多討論、多交流、多開會，集體決策。

4、設(shè)計物料、主持稿和活動流程緊密相連，注意變動及時修改。

5、新聞稿可以根據(jù)主題、流程、主持稿內(nèi)容提前準(zhǔn)備好，到時再根據(jù)實際活動內(nèi)容微調(diào)和配圖即可，這樣可以保證新聞稿及時發(fā)出，最好活動結(jié)束就發(fā)出，一般不過夜，最遲次日。

6、與活動會議有關(guān)的圖片、文字、背景音樂、宣傳視頻等創(chuàng)意類偏主觀感受內(nèi)容，請讓相關(guān)創(chuàng)作人員向上級領(lǐng)導(dǎo)或老板多請示、多匯報、多修改，統(tǒng)籌人員不要瞎拍板決定。

三、過程管理

一般活動舉辦前三天就進入馬力全開狀態(tài)，此時各項籌備工作基本完工。活動主題、活動流程已經(jīng)確定，與會人員與嘉賓名單確認(rèn)，宣傳視頻、暖場、上下臺音樂、PPT、主持稿等都已搜集準(zhǔn)備好，各項物資陸續(xù)到齊。

此時做好并發(fā)布活動日程表、人員分配及安排表以及物料單，并開活動全員動員大會，調(diào)動大家的積極性，統(tǒng)一工作目標(biāo)，分配工作任務(wù)，說明工作要求，指導(dǎo)工作細(xì)節(jié)。

活動日程表主要包含活動內(nèi)容流程，各項內(nèi)容的開始結(jié)束時間和主講人/負(fù)責(zé)人（細(xì)化到分鐘），標(biāo)明各項內(nèi)容相關(guān)人員上下臺和活動進行中的背景音樂，身后屏幕主背景。備注好各項內(nèi)容的注意事項，如需要控場注意時間等。

人員分配及安排表需要包含工作分組，各組主要職責(zé)，組長和組員。工作分組一般有：主持人、應(yīng)急安保組、禮儀接待組、音頻和PPT播放組、燈光設(shè)備組、財務(wù)物資后勤組、新聞宣傳組、直播拍照組等。明確各組工作任務(wù)，具體執(zhí)行人以及組長負(fù)責(zé)制。

物料單主要包含各類物料名稱，數(shù)量、單位、尺寸/用途、負(fù)責(zé)人，活動前注意清點是否全部到位，活動后可重復(fù)使用的物料記得整理收納入庫。更新預(yù)算表內(nèi)對應(yīng)的各項項目的實際支出。

過程管理需要注意：

1、統(tǒng)籌注意做好工作任務(wù)分配，確認(rèn)各項任務(wù)的執(zhí)行人、責(zé)任人，確保每位工作人員知道自己該做什么、怎么做，對各項工作內(nèi)容查遺補漏，對工作結(jié)果監(jiān)督管理。

2、出現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)各組解決，突發(fā)狀況有準(zhǔn)備方案隨時救火，工作紕漏及時向上匯報并想辦法補救，你看來天大的事也許領(lǐng)導(dǎo)隨手就能解決或者無關(guān)緊要，你認(rèn)為的小紕漏或者隱瞞掉的小細(xì)節(jié)卻可能讓整個活動前功盡棄。

3、活動前一天晚上是決戰(zhàn)階段，會發(fā)現(xiàn)總有完善不完的細(xì)節(jié)，加班加點是一定的，但一定一定一定不要熬通宵，不要熬通宵，不要熬通宵，頭發(fā)、身體是自己的，健康才能打持久戰(zhàn)。

4、一場高質(zhì)量、優(yōu)秀的活動是通過各處細(xì)節(jié)來體現(xiàn)：主背景用色不協(xié)調(diào)、主題不對拉低的是活動格調(diào)；各種展示的設(shè)計物料一處錯別字，瑕疵否定的是團隊心血；上下臺音效、活動背景音樂、PPT、宣傳片播放的不同步抹黑的是團隊的工作能力。這些細(xì)節(jié)無他，惟有用心、多練、多思考。

一場完整的活動還應(yīng)該在活動后完美清場，將物料整理收納入庫。

對活動進行復(fù)盤總結(jié)，表揚活動中表現(xiàn)突出的人和事，檢討活動中的錯誤，改進活動中的不足，彌補活動中的紕漏，核算活動各類數(shù)據(jù)以判斷是否達到活動目的。

統(tǒng)籌一定要記得組織參加活動復(fù)盤總結(jié)會議，人在現(xiàn)場才能避免背鍋和少被人甩鍋，不然嘿嘿嘿~

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