超級(jí)干貨丨零基礎(chǔ)如何成功舉辦一場(chǎng)發(fā)布會(huì)

又到了一年年末，而年末往往也是各大互聯(lián)網(wǎng)公司爭(zhēng)相舉辦發(fā)布會(huì)的時(shí)候，各種發(fā)布會(huì)和行業(yè)峰會(huì)讓人應(yīng)接不暇。很多時(shí)候，我們只是一個(gè)去目睹大咖風(fēng)采的參會(huì)者。那如果有一天，老板讓我們自己策劃一場(chǎng)發(fā)布會(huì)時(shí)，我們?cè)撛趺崔k呢？

 

我在今年，全盤負(fù)責(zé)或者間接協(xié)助了三場(chǎng)發(fā)布會(huì)的召開，當(dāng)?shù)谝淮伪焕习逡蟛邉澋綀?zhí)行一場(chǎng)500人以上規(guī)模的發(fā)布會(huì)時(shí)，我也是一臉懵圈。好在和同事一起近兩個(gè)多月的加班奮斗后，我們最終讓發(fā)布會(huì)活動(dòng)順利落幕。現(xiàn)在回頭總結(jié)一下，我覺得如果想要成功舉辦一場(chǎng)發(fā)布會(huì)，我有以下經(jīng)驗(yàn)可以分享給大家。

 

籌辦發(fā)布會(huì)，我個(gè)人總結(jié)了一個(gè)方法，那就是需要3個(gè)核心和兩條線。3個(gè)核心指的是發(fā)布會(huì)主題、發(fā)布會(huì)當(dāng)天活動(dòng)環(huán)節(jié)和發(fā)布會(huì)嘉賓。這3個(gè)核心直接決定了發(fā)布會(huì)的檔次和受歡迎程度，因此非常重要。兩條線分別指的是發(fā)布會(huì)宣傳線和發(fā)布會(huì)資源落地線。這兩條線，直接影響了一場(chǎng)發(fā)布會(huì)能否成功順利舉行。如果說做到了以上這些，那么恭喜你，你離成功舉辦一場(chǎng)發(fā)布會(huì)的距離就不遠(yuǎn)了。

 

我個(gè)人覺得，一個(gè)發(fā)布會(huì)的影響力能有多大，關(guān)鍵就在于發(fā)布會(huì)的主題、發(fā)布會(huì)當(dāng)天環(huán)節(jié)與出席發(fā)布會(huì)的嘉賓這三大核心要素。

 

一、發(fā)布會(huì)主題

發(fā)布會(huì)主題的意義

發(fā)布會(huì)的主題，就好比一篇文章的標(biāo)題，直接決定大家是否愿意了解這場(chǎng)發(fā)布會(huì)。而且發(fā)布會(huì)主題的確定，基本奠定了整個(gè)發(fā)布會(huì)的宣傳大方向，以及需要向目標(biāo)用戶傳達(dá)出的信息。這個(gè)主題直接就圈定了，此次發(fā)布會(huì)我們希望哪部分人來參會(huì)。比如我之前負(fù)責(zé)的一場(chǎng)UC的發(fā)布會(huì)《你的創(chuàng)作 值得更多》，傳達(dá)的意圖非常明顯，我們此次發(fā)布會(huì)核心宗旨是為了提高自媒體人的創(chuàng)作價(jià)值，發(fā)布會(huì)的核心受眾就是自媒體人。因此這個(gè)發(fā)布會(huì)主題，基本就直接將其他行業(yè)我的人排除在外了。

 

常見的發(fā)布會(huì)分類

為了確定發(fā)布會(huì)的主題，我們通常要了解此次發(fā)布會(huì)的目的。按照不同的舉辦目的，我們能更精準(zhǔn)確定此次發(fā)布會(huì)的內(nèi)涵，從而向外界傳達(dá)更聚焦的信息。

 

常見的發(fā)布會(huì)，按照其不同目的，一般分為4種，分別是新品發(fā)布會(huì)、戰(zhàn)略升級(jí)發(fā)布會(huì)、合作發(fā)布會(huì)和行業(yè)發(fā)布會(huì)。第一種，新品發(fā)布會(huì)一般指的是某公司為了宣傳公司新產(chǎn)品而舉辦的發(fā)布會(huì)，如每年秋季，蘋果舉辦的新品發(fā)布會(huì)。第二種，戰(zhàn)略升級(jí)發(fā)布會(huì)，一般指企業(yè)產(chǎn)品方向或品牌形象有重大升級(jí)，需要向外界公布的發(fā)布會(huì)。比如之前UC舉辦的“全新UC，與媒共舞”戰(zhàn)略升級(jí)發(fā)布會(huì)，宣布“UC瀏覽器”正式升級(jí)為“UC”，向“大數(shù)據(jù)新型媒體平臺(tái)”全面升級(jí)。第三種，合作發(fā)布會(huì)，一般指某兩個(gè)公司展開合作，或者共同出資成立一個(gè)公司而召回的發(fā)布會(huì)。如之前360與酷派新成立的合資公司舉行發(fā)布會(huì)，就屬于此類。第四種，行業(yè)發(fā)布會(huì)，通常為了促進(jìn)行業(yè)交流而舉行的發(fā)布會(huì)，如GMIC移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)。

 

二、發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)

發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)構(gòu)成

發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)設(shè)置得是否有趣合理，是能否吸引眾多參會(huì)者報(bào)名參加以及讓觀眾一直留到最后的重要因素。

對(duì)于一場(chǎng)發(fā)布會(huì)，我們常見的環(huán)節(jié)可能有以下幾個(gè)部分：領(lǐng)導(dǎo)開場(chǎng)介紹、核心產(chǎn)品演講、嘉賓分享、啟動(dòng)儀式、圓桌討論和抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)等。根據(jù)整個(gè)發(fā)布會(huì)的規(guī)模、資源優(yōu)勢(shì)以及側(cè)重，一場(chǎng)發(fā)布會(huì)可以是由其中的一個(gè)或者某幾個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成。比如之前錘子手機(jī)的新品發(fā)布會(huì)，基本就是羅老師的單口相聲表演，兩三個(gè)小時(shí)從頭講到尾，全部介紹新品手機(jī)。因?yàn)榱_老師獨(dú)特的的人格魅力，大家仍會(huì)把這場(chǎng)發(fā)布會(huì)聽得津津有味。有的發(fā)布會(huì)因?yàn)槿虥]什么亮點(diǎn)，可能發(fā)布會(huì)還沒過半，會(huì)場(chǎng)就空了一大半。

 

設(shè)置發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)

發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)的設(shè)置，主要需要注意以下3項(xiàng)。第一，最需要考慮的是如何巧妙地介紹自身產(chǎn)品。如介紹新品手機(jī)時(shí)，羅永浩老師打出的是一張情懷牌，小米打出的是機(jī)身參數(shù)牌。這二者都是在借發(fā)布會(huì)，用自身最適合的方式去宣傳發(fā)布會(huì)的重頭戲。第二，需要考慮發(fā)布會(huì)的亮點(diǎn)。發(fā)布會(huì)亮點(diǎn)就是此次發(fā)布會(huì)最吸引人的點(diǎn)。比如蘋果公司在新品發(fā)布會(huì)中要發(fā)布的iPhone7的介紹，或者是此次發(fā)布會(huì)有一個(gè)重要計(jì)劃的宣布，或者是此次發(fā)布會(huì)的一個(gè)創(chuàng)意環(huán)節(jié)。第三，發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)不宜多長(zhǎng)，環(huán)節(jié)需要有所側(cè)重。發(fā)布會(huì)整體時(shí)長(zhǎng)最好控制在4小時(shí)以內(nèi)，否則時(shí)間太長(zhǎng)，臺(tái)下觀眾的注意力也不會(huì)太集中，觀眾容易流失。而且時(shí)間太長(zhǎng)，主辦方需要考慮是否給參會(huì)人員供餐，從而增加發(fā)布會(huì)的復(fù)雜度和成本。在一些重要環(huán)節(jié)上，比如介紹新產(chǎn)品，可以設(shè)置較多時(shí)間，對(duì)于不太重要的環(huán)節(jié)，如開場(chǎng)演講，10~15分鐘，點(diǎn)到為止即可。

 

最終，將發(fā)布會(huì)的環(huán)節(jié)確定后，制成一個(gè)發(fā)布會(huì)流程表。幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分，分別是什么環(huán)節(jié)。該表可以用于當(dāng)天的環(huán)節(jié)控制，也可以用于通知參會(huì)人員當(dāng)天活動(dòng)安排。

三、發(fā)布會(huì)嘉賓

發(fā)布會(huì)嘉賓的重要性不言而喻。如果一場(chǎng)發(fā)布會(huì)，有足夠重量的大咖出席，絕對(duì)可以令這場(chǎng)發(fā)布會(huì)增色不少。往往有很多參會(huì)觀眾，也是沖著活動(dòng)嘉賓的分享來的。

常見的發(fā)布會(huì)嘉賓可以分為兩種，一種是行業(yè)領(lǐng)袖，另一種是明星人物。行業(yè)領(lǐng)袖，一般也就是行業(yè)內(nèi)頂尖影響力的人物，這些嘉賓的分享，往往能提高發(fā)布會(huì)的層次和含金量。而明星人物的出席，則會(huì)非常大地提高發(fā)布會(huì)人氣。不過綜合成本與效果來看，一般請(qǐng)行業(yè)領(lǐng)袖，往往影響更聚焦，效果會(huì)更好。

挑選活動(dòng)嘉賓時(shí)，第一個(gè)要注意嘉賓本身的形象內(nèi)涵與此次發(fā)布會(huì)的整體搭配，從而達(dá)到相得益彰的效果。比如主打年輕時(shí)尚的vivo手機(jī)，發(fā)布會(huì)請(qǐng)李易峰這種小鮮肉作為活動(dòng)嘉賓，搭配很不錯(cuò)。但是小米手機(jī)note2，選擇梁朝偉作為活動(dòng)嘉賓，我個(gè)人就不太理解這二者的強(qiáng)關(guān)聯(lián)在哪里了。第二個(gè)，需要注意一次多邀請(qǐng)幾個(gè)備選嘉賓。因?yàn)橐淮伟l(fā)布會(huì)往往準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng)，不排除有的嘉賓因時(shí)間沖突，無(wú)法正常出席。所以一定要準(zhǔn)備好嘉賓備選方案。非常時(shí)機(jī)，男二號(hào)也是可以充當(dāng)男主角的。

在了解這些知識(shí)后，接下來我會(huì)跟大家一起交流下舉辦一場(chǎng)發(fā)布會(huì)剩下的重要內(nèi)容，那就是如何做好發(fā)布會(huì)的兩條線，分別是發(fā)布會(huì)宣傳線和發(fā)布會(huì)資源落地線，幫助發(fā)布會(huì)更好落地實(shí)行。

 

四、發(fā)布會(huì)宣傳線

 

召開發(fā)布會(huì)，其實(shí)就好比搭起臺(tái)子唱戲，如何想讓這場(chǎng)戲讓更多人來看，那就需要靠吆喝了。因此，想讓發(fā)布會(huì)的影響力更大，宣傳工作尤為重要。按照一般的宣傳節(jié)奏，發(fā)布會(huì)宣傳一般分為預(yù)熱期、舉辦期和延續(xù)期，基本上也就是會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后環(huán)節(jié)。

確立發(fā)布會(huì)宣傳的時(shí)候，我們首先要了解此次召開發(fā)布會(huì)召開的目的和背景，此次參會(huì)人員的特點(diǎn)和痛點(diǎn)，從而定下整體傳播策略，這個(gè)策略可以與發(fā)布會(huì)主題完全一致，也可以是在發(fā)布會(huì)主題基礎(chǔ)上做的一些延伸。

 

01、預(yù)熱期宣傳

所有的宣傳活動(dòng)，都分為線上宣傳、線下宣傳或者二者的結(jié)合。預(yù)熱期的宣傳也是這樣的，而為了達(dá)到四兩撥千斤的效果，預(yù)熱期更側(cè)重線上宣傳。

預(yù)熱期一般指的是發(fā)布會(huì)正式召開的前一周，這段期間主要傳播目的就是擴(kuò)大發(fā)布會(huì)的聲勢(shì)，向外界傳達(dá)出XX要舉辦一個(gè)什么樣的發(fā)布會(huì)的消息。常規(guī)的線上預(yù)熱宣傳包括創(chuàng)意H5宣傳、倒計(jì)時(shí)海報(bào)宣傳、病毒視頻宣傳、邀請(qǐng)函宣傳等方式。線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報(bào)紙廣告等。

? 創(chuàng)意H5宣傳

充滿創(chuàng)意的H5，永遠(yuǎn)是人們樂于分享和刷屏的經(jīng)典素材。而制作這類H5，難點(diǎn)就在于創(chuàng)意的展現(xiàn)。有時(shí)候一個(gè)H5做得好的話，整個(gè)預(yù)熱期就不需要做其他宣傳了。

我印象中今年7月份騰訊與故宮聯(lián)合制作的《穿越故宮來看你》的H5，創(chuàng)意就相當(dāng)精彩。講的是。大明皇帝朱棣，化身為Rap 歌手，戴上墨鏡、跳騎馬舞、玩自拍、曬表情，最后引出了騰訊和故宮聯(lián)合舉辦 Next Idea 創(chuàng)新大賽的消息。我個(gè)人覺得，這個(gè)H5的內(nèi)容，用來當(dāng)做一個(gè)線下展覽或者發(fā)布會(huì)活動(dòng)宣傳，也是相當(dāng)不錯(cuò)的。

? 倒計(jì)時(shí)海報(bào)宣傳

近年來，倒計(jì)時(shí)海報(bào)宣傳，幾乎成了各個(gè)互聯(lián)網(wǎng)公司召開發(fā)布會(huì)的宣傳標(biāo)配。無(wú)外乎倒計(jì)時(shí)海報(bào)具有吊人胃口，方便宣傳轉(zhuǎn)發(fā)，且成本低廉的特點(diǎn)。

發(fā)布會(huì)的倒計(jì)時(shí)海報(bào)，我之前整理過6見的六種玩法，基本涵蓋了市面上大部分倒計(jì)時(shí)海報(bào)的玩法套路，我當(dāng)時(shí)通過這篇文章對(duì)于倒計(jì)時(shí)海報(bào)的文案寫作以及創(chuàng)意進(jìn)行了深入地分析，在此就不再贅述了。當(dāng)時(shí)我這篇文章，也被多家網(wǎng)站轉(zhuǎn)載過，大家可以在我的公眾微信號(hào)（大雄說）臺(tái)回復(fù)“倒計(jì)時(shí)海報(bào)”，就能看到這篇文章。

? 病毒視頻宣傳

正所謂“字不如表，表不如圖，圖不如視頻”，視頻內(nèi)容本身易于接受和理解的特點(diǎn)，往往能帶來更好的傳播效果。但是拍攝病毒視頻，往往也是需要較大成本和較長(zhǎng)的周期，不適合籌辦發(fā)布會(huì)的時(shí)間特別緊張的情況下使用。拍攝一則有創(chuàng)意的病毒視頻，比如走溫情路線，或者走搞笑路線等，表現(xiàn)優(yōu)秀的話，最后還能成為認(rèn)為網(wǎng)友討論的熱點(diǎn)話題。

有一個(gè)有趣的例子，雖然這個(gè)視頻并不是在預(yù)熱期傳播的，但是確實(shí)很經(jīng)典。之前雷軍在印度舉辦小米手機(jī)發(fā)布會(huì)時(shí)，在現(xiàn)場(chǎng)大秀英文，一些網(wǎng)友將現(xiàn)場(chǎng)視頻裁剪成了鬼畜視頻，引得全網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)熱評(píng)，甚至產(chǎn)生一首神曲《Are you ok》。

 

? 邀請(qǐng)函宣傳

一個(gè)新穎獨(dú)特的邀請(qǐng)函，往往也是一個(gè)宣傳亮點(diǎn)。因?yàn)檠?qǐng)函就是參會(huì)的門票，如果邀請(qǐng)函做得有趣，參會(huì)人員往往會(huì)在社交圈里秀出來。

比如之前小米發(fā)布會(huì)的邀請(qǐng)函“一塊鋼板的藝術(shù)之旅”，引得很多人在朋友圈爭(zhēng)相刷屏轉(zhuǎn)發(fā)，成為邀請(qǐng)函宣傳的一個(gè)經(jīng)典案例。

 

不過即使做不出一個(gè)如小米這種非常有創(chuàng)意的邀請(qǐng)函，也最起碼做一個(gè)圖片版的定制邀請(qǐng)函，圖片上寫邀請(qǐng)尊敬的  XX先生/女士參加發(fā)布會(huì)，然后鼓勵(lì)參會(huì)人員曬出，也是一個(gè)不錯(cuò)的宣傳方式。

? 線下宣傳

常規(guī)的線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報(bào)紙廣告等，但為了時(shí)效性和成本考慮，更多發(fā)布會(huì)主辦方一般會(huì)考慮用創(chuàng)意全版報(bào)紙廣告的形式進(jìn)行宣傳，一般選擇在發(fā)布會(huì)召開城市的當(dāng)?shù)赜绊懥^大的報(bào)紙投放廣告。

如今年年初《京華時(shí)報(bào)》連續(xù)打出3個(gè)生僻字并的全版報(bào)紙廣告，并表示7日揭曉謎底，后來大家知道了原來這是方太新品發(fā)布會(huì)的廣告。

 

綜上所述，如果一個(gè)發(fā)布會(huì)規(guī)模比較大，預(yù)算比較多，運(yùn)營(yíng)人員很充足，可以將上述方式全部選擇，從而將宣傳效果最大化。如果預(yù)算有限，人力有限的情況下，完成倒計(jì)時(shí)海報(bào)、圖片邀請(qǐng)函以及報(bào)紙廣告的宣傳，也能取得一定的宣傳效果。

02、舉辦期宣傳

發(fā)布會(huì)的舉辦期宣傳，往往在發(fā)布會(huì)召開前后三天進(jìn)行，包括發(fā)布召開倒數(shù)第一天，發(fā)布會(huì)舉辦當(dāng)天和發(fā)布會(huì)結(jié)束后第一天。這個(gè)期間主要的宣傳側(cè)重點(diǎn)，就是流露部分發(fā)布會(huì)的重要看點(diǎn)內(nèi)容。因?yàn)橹坝辛祟A(yù)熱期的鋪墊，整個(gè)發(fā)布會(huì)的參會(huì)人數(shù)也有基本保證。舉辦期常見的宣傳方式有大咖站臺(tái)宣傳、視頻宣傳、直播宣傳等。

 

? 大咖站臺(tái)宣傳

大咖站臺(tái)宣傳，指的就是此次參會(huì)嘉賓，為發(fā)布會(huì)做出的站臺(tái)宣傳。可以是簡(jiǎn)短的視頻的形式，也可以是創(chuàng)意人物海報(bào)的形式。

在視頻中，常見的場(chǎng)景就是，某個(gè)大咖手持話筒，念出“我是XXX，我在xxx發(fā)布會(huì)等你”等類似宣傳文案。創(chuàng)意海報(bào)，則是選用大咖的高清照片，附帶一句邀請(qǐng)語(yǔ)，表示這些大咖也會(huì)參加此次發(fā)布會(huì)。

 

? 視頻宣傳

視頻宣傳，指的是此次發(fā)布會(huì)中，有關(guān)新品介紹的視頻，可以提前在各個(gè)渠道進(jìn)行宣傳。比如之前錘子手機(jī)CEO羅永浩老師，特別鐘情于錘子手機(jī)M1的手機(jī)宣傳片，在發(fā)布會(huì)前、發(fā)布會(huì)中都進(jìn)行了播放。而這個(gè)精美的視頻，也確實(shí)起到了很不錯(cuò)的傳播效果。

 

? 直播宣傳

發(fā)布會(huì)的場(chǎng)地往往有限，但是直播卻能將發(fā)布會(huì)的影響范圍延伸擴(kuò)大，讓那些不能到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的觀眾，也能同步欣賞發(fā)布會(huì)。直播宣傳包括視頻直播、音頻直播和互動(dòng)式直播。

常見的視頻直播，也就是目前各大視頻網(wǎng)站的直播，如優(yōu)酷、愛奇藝、騰訊視頻等。音頻直播就是一些常見的在線電臺(tái)APP，如喜馬拉雅FM、蜻蜓FM等。以上這些直播基本是實(shí)時(shí)傳輸畫面或聲音，缺少互動(dòng)。

因此近兩年，在發(fā)布會(huì)上進(jìn)行互動(dòng)式直播也悄然流行起來。常見的互動(dòng)式直播，就是主辦方邀請(qǐng)一群網(wǎng)紅，坐在發(fā)布會(huì)臺(tái)下，直播發(fā)布會(huì)動(dòng)態(tài)，并且實(shí)時(shí)與粉絲互動(dòng)交流，介紹發(fā)布會(huì)最新進(jìn)展。

 

03、延續(xù)期宣傳

發(fā)布會(huì)的結(jié)束，并不意味著宣傳的結(jié)束。延續(xù)期宣傳，指的就是，在發(fā)布會(huì)結(jié)束后的一周內(nèi)繼續(xù)宣傳。趁著發(fā)布會(huì)結(jié)束的余溫，繼續(xù)趁熱打鐵，往往能起到錦上添花的宣傳效果。

發(fā)布會(huì)結(jié)束后，常規(guī)來說，主要進(jìn)行三方面的宣傳：

第一是宣傳發(fā)布會(huì)通稿，在各大媒體網(wǎng)站進(jìn)行宣傳。

第二是邀約一些KOL（意見領(lǐng)袖）進(jìn)行寫稿，分享對(duì)發(fā)布會(huì)的思考，俗稱KOL的軟廣。

第三，是邀請(qǐng)一些記者報(bào)道，對(duì)公司或者負(fù)責(zé)人進(jìn)行專訪和深度報(bào)道，揭秘一些公司發(fā)布會(huì)背后的精彩內(nèi)容。

需要注意的是，發(fā)布會(huì)通稿往往是在發(fā)布會(huì)開始前就準(zhǔn)備好的內(nèi)容，突出了此次活動(dòng)亮點(diǎn)以及一些嘉賓精彩發(fā)言，用于再次傳播發(fā)布會(huì)的精神內(nèi)涵。

對(duì)KOL進(jìn)行約稿，一般都會(huì)找一些與產(chǎn)品匹配度比較高，且參加過發(fā)布會(huì)的KOL，進(jìn)行各種維度的約稿，讓其以行業(yè)觀察者或用戶的身份對(duì)公司新品進(jìn)行一次宣傳。

 

二、發(fā)布會(huì)資源落地線

 

在進(jìn)行了轟轟烈烈的發(fā)布會(huì)宣傳的同時(shí)，還有一條非常重要的線，我們不能忘記，那就是發(fā)布會(huì)資源落地線，這關(guān)乎到發(fā)布會(huì)能否正常舉辦。發(fā)布會(huì)資源的落地，主要分為3類，人的準(zhǔn)備、物料的準(zhǔn)備和場(chǎng)地的準(zhǔn)備。

01、人的準(zhǔn)備

發(fā)布會(huì)人的方面的準(zhǔn)備包括三種：

第一個(gè)指的是參會(huì)嘉賓的確定，直至嘉賓正常出席發(fā)布會(huì)。

第二個(gè)，指的是參加此次發(fā)布會(huì)的觀眾，需要從宣傳到報(bào)名結(jié)束，保證此次發(fā)布會(huì)的參與人數(shù)。

第三個(gè)，指的是活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的工作人員，現(xiàn)場(chǎng)人員的分工，各司其職，保證發(fā)布會(huì)活動(dòng)的順利召開。

 

嘉賓的確定，往往需要在策劃發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)就開始對(duì)嘉賓進(jìn)行邀約，并且隨時(shí)確定嘉賓的排期與動(dòng)態(tài)，最好能有專人維護(hù)對(duì)接，直至對(duì)方出席發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。

因?yàn)橐话愦罂У臅r(shí)間排期都會(huì)比較滿，在一對(duì)一對(duì)接的情況下，首先能與嘉賓保持密切聯(lián)系，顯示主辦方對(duì)活動(dòng)嘉賓的重視。其次也是為了持續(xù)確認(rèn)嘉賓的時(shí)間安排，保證嘉賓按時(shí)到場(chǎng)。

 

發(fā)布會(huì)觀眾的招募，也需要在策劃發(fā)布會(huì)前就開始進(jìn)行，且在預(yù)熱期結(jié)束時(shí)，就必須完成發(fā)布會(huì)觀眾的招募工作。按照以往經(jīng)驗(yàn)，招募觀眾的數(shù)量，最好大于實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)能容納的參與人數(shù)。

因?yàn)楫?dāng)天極有可能部分觀眾因各種原因無(wú)法參加活動(dòng)，即使各位觀眾都按時(shí)到場(chǎng)了，我們也可以營(yíng)造現(xiàn)場(chǎng)一種高朋滿座、人氣爆棚的現(xiàn)場(chǎng)氛圍。

發(fā)布會(huì)工作人員的確定，需要在發(fā)布會(huì)預(yù)熱期結(jié)束前確定好。最好列一個(gè)分工事項(xiàng)表和負(fù)責(zé)人聯(lián)系表。將工作職責(zé)分配到人，專人專崗。并且部分工作人員有緊急問題時(shí)，隨時(shí)可以聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人，協(xié)助解決。

 

02、物料的準(zhǔn)備

物料的準(zhǔn)備，主要包括兩種：

第一種是指的發(fā)布會(huì)前期的宣傳物料，如之前說的邀請(qǐng)函，創(chuàng)意視頻等；

第二種，指的是發(fā)布會(huì)當(dāng)天參會(huì)人員的伴手禮以及嘉賓禮物。

因?yàn)檫@些物料都需要一定的制作周期，比如視頻，需要經(jīng)歷腳本文案的確定，拍攝，剪輯，最終成片等過程。禮品的制作需要經(jīng)過挑選，打樣，批量制作，運(yùn)送等過程。

每一種物料的確認(rèn)，一般都還需要公司領(lǐng)導(dǎo)的拍板。因此整個(gè)周期非常長(zhǎng)，物料準(zhǔn)備的截止時(shí)間，就是預(yù)熱期結(jié)束時(shí)，也就是說，發(fā)布會(huì)前一天，所有的物料，必須全部準(zhǔn)備到位。

 

03、場(chǎng)地的準(zhǔn)備

場(chǎng)地的準(zhǔn)備，包括兩個(gè)步驟，第一步是策劃發(fā)布會(huì)階段，需要挑選合適的活動(dòng)場(chǎng)地。第二個(gè)是，發(fā)布會(huì)召開前夕，發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)需要布置完畢。

 

常見的發(fā)布會(huì)場(chǎng)地，按照人數(shù)規(guī)模不同，一般分為酒店、會(huì)議中心和體育場(chǎng)館。在確定發(fā)布會(huì)場(chǎng)地時(shí)，需要綜合考慮場(chǎng)地的檔次標(biāo)準(zhǔn)、交通條件、人數(shù)規(guī)模、整體價(jià)格、場(chǎng)地排期等因素，挑選出一個(gè)性價(jià)比最合適的場(chǎng)地。

 

在布置發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，需要提前設(shè)計(jì)布置方案，合理規(guī)劃發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的各個(gè)區(qū)域，包括檢票區(qū)、活動(dòng)會(huì)場(chǎng)、互動(dòng)展示區(qū)等，活動(dòng)會(huì)場(chǎng)又分為領(lǐng)導(dǎo)席、嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席等。還有現(xiàn)場(chǎng)各個(gè)宣傳元素，這些也需要考慮好。如果預(yù)算足夠的情況下，布置場(chǎng)地的工作，交給一個(gè)靠譜的外包供應(yīng)商來做，往往效果看起來會(huì)更專業(yè)，主辦方也能更省心。

 

綜上，當(dāng)我們考慮周全并執(zhí)行了一整套的發(fā)布會(huì)籌辦內(nèi)容后，包括3個(gè)核心和兩條線：發(fā)布會(huì)主題、發(fā)布會(huì)當(dāng)天活動(dòng)環(huán)節(jié)和發(fā)布會(huì)嘉賓、發(fā)布會(huì)宣傳線和發(fā)布會(huì)資源落地線。此次發(fā)布會(huì)的籌辦就基本準(zhǔn)備完畢了。仔細(xì)發(fā)現(xiàn)，我們完成由內(nèi)而外，從核心到整體的籌辦工作。這樣的一個(gè)思路，對(duì)除了舉辦發(fā)布會(huì)之外的大型活動(dòng)，也能起到一定的借鑒意義。

但是，還是有一些點(diǎn)也需要大家注意：

• 籌辦發(fā)布會(huì)是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，最好能進(jìn)行團(tuán)隊(duì)化協(xié)作，互補(bǔ)不同同學(xué)的優(yōu)勢(shì)，單靠一個(gè)人的力量幾乎不可能完成。

• 籌辦發(fā)布會(huì)的過程中需要大量的準(zhǔn)備工作，做好進(jìn)度的把控非常重要，作為負(fù)責(zé)人，對(duì)于發(fā)布會(huì)各個(gè)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的進(jìn)度，一定要做到心中有數(shù)，穩(wěn)步推進(jìn)。

• 發(fā)布會(huì)是一個(gè)巨大的工程，耗時(shí)耗力，我們需要細(xì)心細(xì)心再細(xì)心，檢查檢查再檢查，隨時(shí)迭代優(yōu)化，做好備選方案。

策劃到執(zhí)行一場(chǎng)發(fā)布會(huì)，是一個(gè)非常辛苦的過程，有身體的累，也有心累。我們經(jīng)常會(huì)感嘆，看著發(fā)布會(huì)從想法到落地實(shí)行，就像看著我們的一個(gè)孩子從孕育到出生一樣。相信每個(gè)做過大型活動(dòng)的運(yùn)營(yíng)同學(xué)，都會(huì)有類似體會(huì)。不過我們那些痛苦的、懊惱的、沮喪的經(jīng)歷，最后不統(tǒng)統(tǒng)都會(huì)變成我們的成長(zhǎng)么？

作者：大雄

來源：大雄說（daxiongshuo100）