一般書(shū)信可分為稱(chēng)呼、正文、結尾、署名、日期五個(gè)部分,每個(gè)部分都有一定的格式。
(1)稱(chēng)呼。根據自己和收信人的關(guān)系,平時(shí)怎么稱(chēng)呼,在信中就怎么寫(xiě)。如給爸爸寫(xiě)信,稱(chēng)呼就寫(xiě)“爸爸”;寫(xiě)信給老師、同學(xué)的信,稱(chēng)呼就寫(xiě)“*老師”、“**同學(xué)”。稱(chēng)呼要從第一行頂格寫(xiě)起。稱(chēng)呼后面要加冒號(:),表示下面有話(huà)要說(shuō)。
(2)正文。這是信的主要部分。寫(xiě)信人要說(shuō)的話(huà)都寫(xiě)在這里。正文的開(kāi)頭空兩格,通常先寫(xiě)問(wèn)候的話(huà)。如果是回信,先要寫(xiě)明來(lái)信收到,并對來(lái)信中提及的問(wèn)題或要求辦理的事情作出回答。如果寫(xiě)的事情較多,可以分段寫(xiě),一件事情寫(xiě)一段。每段起行空兩格,轉折頂格。
(3)結尾。結尾可根據寫(xiě)信人跟隨收信人的關(guān)系和具體情況,寫(xiě)上表示祝愿,勉勵或敬意的祝頌語(yǔ)。如“此致敬禮”、“祝你健康”等等。祝愿語(yǔ)一般分兩行寫(xiě)。以“此致敬禮”為例,“此致”可以緊接正文之后寫(xiě),也可以另起一行空兩格寫(xiě),“敬禮”則一定要另起一行頂格寫(xiě)。
(4)署名。在結尾的再下一行的后半行寫(xiě)自己的名字,署名的前面也可以寫(xiě)上跟隨對方相應的稱(chēng)呼,如“兒”、“弟”、“學(xué)生”等等。
(5)日期。可以寫(xiě)在署名的后面,也可以寫(xiě)在署名下一行的后半行。最報寫(xiě)清年月日,以便查考。
此外,如果信已經(jīng)寫(xiě)完,又發(fā)現內容有遺漏,或某件事敘述不夠全面時(shí),在信的后面還可以補寫(xiě)。但是在補寫(xiě)的話(huà)前面要加上“還有”、“另外”、“再”;或在后面加上“又及”等字樣。
信寫(xiě)好了,要寄出去,還必須要有信封。現在的標準信封是橫寫(xiě)的。信封上面寫(xiě)懼人的郵政編碼、收信人地址;中間寫(xiě)收信人的姓名;下面寫(xiě)寄信人的地址、姓氏及郵政編碼。
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